Система таблиц управленческого учета. Готовые шаблоны и инструкция по настройке.
ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL
Комплексный учет финансов небольшой проектной компании
Система таблиц управленческого учета. Готовые шаблоны и инструкция по настройке.
ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL
Комплексный учет финансов небольшой проектной компании
Основные функции

В проектной деятельности важно следить за показателями каждого проекта, чтобы не опоздать по срокам и уложиться в установленный бюджет. Чтобы помочь микрокомпаниям организовать учет, мы создали полноценную систему управленческого учета, построенную на базе Гугл таблиц.

Принцип работы таблицы

1. Создание проектов

Вы можете создать любое количество проектов. Задать для них бюджет и видеть текущие расходы и доходы.

2. Планирование задач проектов

Проекты можно разделить на подзадачи, выделить для них сроки. На их основе будет построена диаграмма Ганта.

Диаграмма помогает легко оценить объем работы над каждой из задач и визуализирует её ход. Использование диаграммы значительно упрощает управление проектами небольших масштабов.

3. Отдельная рабочая область для каждого сотрудника

Таблица автоматически создаст для всех ваших сотрудников отдельные таблицы.
В них они смогут вести учет финансов:

А также учет рабочего времени:

4. Аналитика

Вся информация в реальном времени будет попадать в основную таблицу. На основе данных будут формироваться P&L:

и Cash Flow отчеты:

Также на листе Cash Flow вы можете видеть текущие балансы по вашим счетам.

Настройка таблицы
Для начала, нужно скопировать таблицы "Планирование проектов" и "Шаблон таблицы для сотрудников" к себе на Гугл диск. Для доступа к таблицам заполните форму.
Комплексный учет финансов небольшой проектной компании
Для доступа к таблице заполните все поля, и мы вышлем вам доступ.

После того, как вы заполнили форму, вам на почту придет письмо со ссылкой на папку с таблицами.
Перейдите по ссылке на папку с таблицами.
Ваш телефон

Создайте копию таблицы:

У вас появится такое окно:

  1. Поменяйте название на "Планирование проектов" или на "Шаблон таблицы для сотрудников". В зависимости от того, с какой таблицей вы сейчас работаете
  2. Нажмите на "планирование проектов" под словом "папка" и проделайте следующие действия:

!ВНИМАНИЕ! Для второй таблицы нужно просто выбрать ту же самую папку. Создавать новую не нужно.

3. Нажмите "ОК".
После всех этих действий у вас должна появиться папка с двумя файлами:

Теперь проведем первоначальную настройку таблицы.
Для этого в таблице "Планирование проектов" перейдите в лист "Справочник":

Пролистните направо и вы увидите такую таблицу:

В первую строку "Корневая папка" нужно ввести ID папки, которую вы создали. ID можно найти в этой части ссылки:

Во вторую строку "Шаблон для таблицы сотрудников" нужно вставить ссылку на таблицу с соответствующем названием. Обязательно на ту, которую вы скопировали. ID для таблицы можно найти в этой части ссылки:

На данный момент нас на этом листе интересует столбец "Год". Сюда нужно ввести текущий год. От этого меняются даты в остальных листах.
Остальные столбцы этого листа мы рассмотрим позднее, когда будем работать с другими частям таблицы.

Теперь перейдем на лист "Сотрудники":

Здесь вы должны ввести имена своих сотрудников, их электронные почты и почасовую ставку. После заполнения нажмите на эту кнопку:

На этом этапе у вас появится окно:

Нужно нажать "Продолжить".
Далее, нажать на ваш аккаунт гугл или создать новый.
В появившемся окне нажать на "Дополнительные настройки":

Затем, на "Перейти на страницу "Accounting":

В следующем окне нужно на нажать на кнопку "Разрешить":

Теперь вы сможете использовать все возможности таблицы.
После этого в папке появятся новые таблицы для сотрудников. На основе шаблона. Имена сотрудников - это названия.
Например, для списка сотрудников из примера папка будет выглядеть так:

У вас будут таблицы с именами ваших сотрудников.
К каждой таблице уже открыт доступ для соответствующего сотрудника. Требуется просто дать ему ссылку на его таблицу.
На этом основная настройка таблицы подошла к концу, и мы переходим к разбору функций.

Описание работы таблицы

Столбцы в таблице окрашены в два цвета: пурпурный и синий. Первый редактируется пользователем (вами), во втором происходит автоматическое вычисление - эти столбцы трогать не нужно.

Мы будем двигаться последовательно по листам слева направо, разбирая каждый по отдельности.

Лист Проекты

Разберем работу листа на одном проекте:

"Дата договора"
Дата начала проекта.

"Наименование проекта"
Название вашего проекта. Если название проекта изменилось, то менять его нужно именно здесь. Отсюда изменения переносятся на другие листы.

"Статус"
Статус проекта.
Добавить или изменить значения вы можете в листе Справочник в столбце "Статус проекта"

"Бюджет"
Бюджет, выделенный на проект.

"Расходы (план)"
Данные сюда автоматически попадают из листа "Планирование финансов". Если план превышает бюджет, то ячейка в столбце расходы загорается красным.

"Количество часов (план)"
По аналогии с предыдущим столбцом данные попадают сюда с листа "Планирование ресурсов". К этим листам мы подробнее перейдем позднее.

"Наименование задачи"
Названия для задач в проекте.

"Дата начала" и "Дата окончания"
Здесь вы вводите дату начала и дату окончания для каждой задачи. Исходя из этого строится диаграмма Ганта:

Каждый отрезок соответствует отдельной задаче. Диаграмма помогает легко оценить объем работы над каждой из задач и визуализирует ход работы. Использование диаграммы значительно упрощает управление проектами небольших масштабов.

Если вам нужно будет создать новый проект, то нажмите на эту кнопку:

После этого у вас появится новый пустой проект.

Если вдруг вы случайно нажали на эту кнопку, то вам просто нужно нажать на сочетание клавиш "ctrl+z" 6 раз и всё вернется в исходному виду.

Лист Планирование Финансов

Этот лист нужен для планирования финансов на каждую категорию. В нем есть информация как по каждому проекту по отдельности, так и суммарно по всем проектам.
Каждая неделя разбита на 2 столбца: "План" и "Факт".

Значения в столбце "Факт" рассчитываются автоматически. Они берутся из скрытого листа "Общий учет финансов". Про скрытые листы, что с ними можно делать и где найти, мы поговорим чуть позднее.

В столбец "План" вы вносите значения сами. Кроме первого блока под названием "Общий план":

В этом блоке и "План" и "Факт" рассчитываются автоматически. Просто нужно выбрать нужные статьи расходов и поступлений в первом столбце.

Теперь рассмотрим работу листа на примере одного проекта и одной недели:

Столбцы "План" и "Факт" мы уже разобрали выше. Перейдем к первому столбцу.
Начнем последовательно сверху вниз.
Первая строка это название проекта. Оно автоматически присваивается с листа "Проекты". Если вы захотите изменить название проекта, то это нужно сделать именно на листе "Проекты"

Далее идут поступления и расходы. Они выбираются из выпадающего списка. Но прежде, нужно добавить эти значения на лист "Справочник".

На данный момент нас интересует три столбца "Статьи ДДС", "Тип операции" и "Статьи P&L".
Из выпадающего списка мы выбираем значения из столбца "Статьи ДДС". Но для корректной работы остальной части таблицы нужно заполнить столбцы "Тип операции" и "Статьи P&L".
В "Тип операции" мы пишем либо "Поступления", либо "Расходы".

Про P&L отчет мы подробнее будем говорить позднее.
Сейчас для этого отчета требуется разделить ваши расходы и доходы на категории, которые образуют расчет прибыли в вашей организации. Для разных видов бизнеса эти категории варьируются.

Например, себестоимость услуг у вас - зарплатный фонд. В таком случае группируете категории выплат зарплаты в группу себестоимость. По аналогичному принципу группируются остальные статьи, относящиеся к расчету прибыли.

Тут можно выделить категории: "Маркетинг", "Себестоимость услуг" и "Административные расходы". А из поступлений выделить те, которые относятся к "Выручке". То есть не займы и прочее.
Эти значения вы вносите в столбец "Статьи P&L".

Теперь вернемся к листу "Планирование финансов".
Поступления и расходы суммируются по неделям. Эти значения вы можете найти в строках "Итого Поступления" и "Итого Расходы". Также, в правой части таблицы вы можете увидеть общие суммы за год. За каждый вид транзакций, а также общую сумму поступлений и расходов за год.

В первом столбце остались 3 строки, про которые мы еще не сказали: "Cash Flow", "Рентабельность" и "Накопленная рентабельность".

Cash Flow показывает разницу между поступлениями и расходами.
Рентабельность рассчитывается как отношение Cash Flow на общую сумму расходов. Выражается в процентах. Рентабельность показывает, насколько эффективно расходуются вложенные деньги. Конкретно в этой строке указана за одну неделю.
Накопленная рентабельность. Та же рентабельность, только оперирует не поступлениями и расходами за неделю, а рассчитывает её из суммарных показателей.

Рассмотрим простой пример:

Допустим, за первую неделю на счет поступило 500 ₽, а расходов было 100 ₽. А за вторую поступлений 50 ₽, а расходов также 100 ₽.
В случае с обычной рентабельностью мы бы считали ее по неделям. Для первой бы получилось:
(500-100) / 100 = 400%

Для второй, соответственно:
(50-100) / 100 = -50%

В случае с накопленной рентабельностью мы проводим расчеты с суммарными значениями прибыли и расходов. Для первой недели рентабельность была бы такой же: 400%
Но для второй поступления бы уже равнялись: 500 + 50 = 550
А расходы: 100 + 100 = 200
Исходя из этого рентабельность равняется: (550-200) / 200 = 175%

Этот показатель полезен тогда, когда нужно узнать рентабельность всего проекта в целом.

Лист Планирование Ресурсов

По большей части этот лист похож на предыдущий. Но работаете вы здесь не со статьями расходов и финансами, а с сотрудниками и рабочими часами.
В "Общий план" подтягиваются значения со всех проектов. И также здесь ничего нельзя удалять.
В проектах столбец "Факт" заполняется из скрытого листа "Общий учет времени". Его, как и лист "Общий учет финансов", мы рассмотрим позднее. "План" заполняется вами.
Как вы уже, наверное, заметили ячейки подсвечиваются разными цветами. Это зависит от того, насколько сотрудник вписывается в нормы по часам.
Есть 4 градации: минимальная нагрузка, средняя, высокая и чрезмерная. Распределение по этим категориям вы можете настроить на листе "Справочник":

Здесь вы должны указать верхние пороги нагрузок. То есть зеленым выделяется тот, кто отработал меньше 10 часов, желтым - меньше 30 и так далее.

Теперь вернемся на лист "Планирование ресурсов".
Для каждого проекта можно выбрать своих сотрудников. Этот список подгружается с листа "Сотрудники". Вы уже обращались к нему при первоначальной настройке таблицы. Если вы хотите добавить новых сотрудников, то вам нужно делать это именно на листе "Сотрудники".

Лист Учет финансов

"Дата операции" и "Дата начисления"
Дата операции - это фактическая дата транзакции. Дата начисления нужна, чтобы отнести операцию к другому периоду для отображения в отчете о прибылях и убытках (PL). Например вы выплатили зарплату в октябре за сентябрь. Дата операции будет октябрь, а дата начисления - сентябрь. Или если вы оплатили подписку какого-нибудь сервиса на три месяца. Тогда вы записываете одну операцию с указанием только даты операции на полную сумму оплаты. И ниже три строки, где в поле "дата начисления" указываете любую дату каждого месяца действия подписки, а сумму указываете именно начисленную на этот месяц. При этом дата операции не заполняется.

Приведем пример с покупкой подписки на какой-то сервис. Например, вы купили 3-х месячную подписку и заплатили 3000 рублей.

Тогда таблицу учета финансов нужно будет заполнить таким образом:

Благодаря этому корректно будут отображаться отчеты P&L и Cash Flow.
"Акты подписаны"
Данное поле необходимо для начисления выручки в отчете о прибылях и убытках (PL). Выручка в отчете начисляется, если акты подписаны.
Например, вы выполняете проект. Вам прислали аванс 100 тысяч. Эти деньги вы увидите в отчете о движении денег (Cash Flow). А в отчете о прибылях и убытках (PL) сумма отобразится только когда вы поставите отметку о подписании актов. То есть, когда проект будет принят заказчиком.

"Статья ДДС". Это статья движения денег - назначение операции. Значения берутся из листа "Справочник".

"Тип оплаты" - счет, по которому проходит списание или поступление денег.

Также, как и с другими выпадающими списками, прежде, чем выбрать способ оплаты, нужно добавить его в лист "Справочник". Там есть соответствующий столбец "Тип оплаты".

"Проект", "Сумма" и "Контрагент/Сотрудник". Здесь нужно выбрать проект, к которому относятся транзакции и сумму, а также выбрать сотрудника или организацию.
Поля "Проект", "Контрагент/сотрудник" - не обязательные. Если операция не относится к проекту, то в поле "Проект" ничего не нужно выбирать. Также и с полем "Контрагент/Сотрудник". Сотрудники автоматически подгружаются с листа "Сотрудники", а вот контрагентов нужно добавить в листе "Справочник" в столбец "Контрагенты".
Все строки вы можете отсортировать по любому столбцу. Для этого следует нажать на значок с треугольником справа от названия столбца.

Тут вы можете оставить строки, которые вам нужны, а остальные скрыть.

Лист Cash Flow

Cash Flow - это отчет о движении денежных средств. Он детализирует ваши расходы или доходы по месяцам и показывает их сумму.

Сверху вы можете выбрать год и проект, по которому вы хотите получить отчет. Если проект не выбирать - отчет будет сформирован по всем операциям, введенным в таблицы.
Ниже есть 2 строки с типами оплат и их балансом. Баланс рассчитывается автоматически на основе транзакций из скрытого листа "Общий учет финансов".

Лист Сотрудники и Контрагенты

Этот отчет поможет вам сравнить план и реальные выплаты вашим сотрудникам.
В блоке "Сотрудники" находится отчет по заработным платам. По плану и по факту.

План берется из листа "Планирование ресурсов", а факт с листа "Общий учет времени".
С контрагентами все аналогично. Но там показываются только фактические расходы.

Лист P&L

P&L – это отчет о финансовых результатах. Его еще называют отчет о прибылях и убытках. Он показывает насколько прибылен или убыточен ваш бизнес.

• Маржинальный доход – это та сумма, которая остается предприятию при продаже единицы продукции после вычета прямых расходов на производство этой единицы продукции.
• Прибыль - это то, что остается после вычета всех остальных расходов.

Вид отчета можно изменять в соответствии с запросами вашего бизнеса.
Все основные листы мы рассмотрели. Теперь остались скрытые листы, про которые мы говорили ранее.

Лист Общий учет финансов

Здесь, в плане столбцов и их значения, всё абсолютно аналогично с листом "Учет финансов".
Главное отличие в том, что это сводная таблица. В нее собираются данные со всех таблиц сотрудников и с вашей в том числе.
Также здесь добавляется первый столбец, в котором видно, с какой таблицы попала сюда эта строка. "Основная таблица" - это ваша таблица. Напротив данных от сотрудников будут стоять их имена.

Лист Общий учет времени

Эта таблица также сводная и собирает данные из таблиц сотрудников. Здесь можно увидеть сколько по времени, какой сотрудник, в какой день и над каким проектом работал.
На этом с основной таблицей мы закончили и теперь переходим к таблице для сотрудников.

Лист Таблица для сотрудников

Здесь в некоторых моментах мы будем повторяться. Это сделано для того, чтобы вы могли отправить только эту часть статьи вашему сотруднику. И он смог бы разобраться в таблице не обращаясь к основной статье. Все данные по проектам, именам сотрудников и всё с листа "Справочник" подгружается в таблицу сотрудника с основной таблицы. Поэтому, если нужно добавить новый проект или нового сотрудника, это нужно делать в основной таблице.
Вы же можете беглым взглядом пройтись по этой части статьи.

Лист Учет Времени

Этот лист нужен для учета времени. Сейчас мы пройдемся по каждому столбцу по отдельности.

"Дата". Здесь вы должны будете вносить дату, в которую вы работали.
"ФИО". Здесь имя сотрудника.
"Проект" и "Задачи". Проект, на котором работали, и какие задачи выполняли.
"Кол-во часов". Количество часов, которое проработали.

Лист Учет Финансов

"Дата операции" и "Дата начисления"
Дата операции - это фактическая дата транзакции. Дата начисления нужна, чтобы отнести операцию к другому периоду для отображения в отчете о прибылях и убытках (PL). Например вы выплатили зарплату в октябре за сентябрь. Дата операции будет октябрь, а дата начисления - сентябрь. Или если вы оплатили подписку какого-нибудь сервиса на три месяца. Тогда вы записываете одну операцию с указанием только даты операции на полную сумму оплаты. И ниже три строки, где в поле "дата начисления" указываете любую дату каждого месяца действия подписки, а сумму указываете именно начисленную на этот месяц. При этом дата операции не заполняется.

Приведем пример с покупкой подписки на какой-то сервис. Например, вы купили 3-х месячную подписку и заплатили 3000 рублей.

Тогда таблицу учета финансов нужно будет заполнить таким образом:

Благодаря этому корректно будут отображаться отчеты P&L и Cash Flow.
"Акты подписаны"
Данное поле необходимо для начисления выручки в отчете о прибылях и убытках (PL). Выручка в отчете начисляется если акты подписаны.
Например, вы выполняете проект. Вам прислали аванс 100 тысяч. Эти деньги вы увидите в отчете о движении денег (Cash Flow). А в отчете о прибылях и убытках (PL) сумма отобразиться только когда вы поставите отметку о подписании актов. То есть когда проект будет принят заказчиком.

"Статья ДДС". Это статья движения денег - назначение операции. Значения берутся из листа "Справочник".

"Тип оплаты" - счет, по которому проходит списание или поступление денег.

Также, как и с другими выпадающими списками, прежде чем выбрать здесь способ оплаты нужно добавить его в лист "Справочник". Там есть соответствующий столбец "Тип оплаты".

"Проект", "Сумма" и "Контрагент/Сотрудник". Здесь нужно выбрать проект, к которому относятся транзакции и сумму, а также выбрать сотрудника или организацию.
Поля "Проект", "Контрагент/сотрудник" - не обязательные. Если операция не относится к проекту, то ничего не нужно выбирать в поле проект. Также и с полем "сотрудник/контрагент". Сотрудники автоматически подгружаются с листа "Сотрудники", а вот контрагентов нужно добавить в листе "Справочник" в столбец "Контрагенты".
Также, все эти строки вы можете отсортировать по любому столбцу. Для этого нужно нажать на значок с треугольником справа от названия столбца.

Тут вы можете оставить строки, которые вам нужны, а остальные скрыть.

Спасибо, что полностью ознакомились с нашим руководством!
Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?
Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс по Гугл таблицам от наших разработчиков

Если у вас еще останутся вопросы по таблице, то можете задать их в нашем телеграмм-чате

Если при адаптации таблицы возникнут сложности или вопросы, пишите нам в чат. Поможем каждому разобраться с тонкостями настроек Гугл таблиц

Вам будет интересно: