ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ
Как мы создали понятную и всеобъемлющую систему учета персонально под бизнес-процессы клиента
Каждая компания уникальна по своей структуре и функциям. Рынок насыщен универсальными инструментами, подходящими для большинства бизнесов. Безусловно, доступность и разнообразие сервисов, предлагающих решения бизнес-задач — значительное преимущество современности. Однако у подобных сервисов есть одна общая черта, которая не всем придется по вкусу: перегруженность функционалом.
Поскольку универсальные программы разработаны для использования компаниями любой сферы, в них включено множество функций, которыми вы, вероятно, никогда не воспользуетесь. Эти избыточные функции могут лишь загромождать систему и усложнять навигацию по интерфейсу. При выполнении и без того сложных задач, таких как учет операций, построение отчетов и получение аналитики, нерационально дополнительно усложнять процесс с технической стороны. Этого же мнения придерживается и наш клиент.
Компания, обратившаяся к нам, занимается медицинским туризмом по всему миру. Они проводят множество операций — от пластических до онкологических. Как и многие другие компании, стремясь к эффективному управлению бизнесом, они ежедневно сталкиваются с необходимостью учета денежных операций, фиксации сумм, переданных в подотчет сотрудникам, планирование доходно-расходных операций и т.д.
Все вышеперечисленное само по себе является время- и ресурсозатратным. В случае нашего клиента, ввиду особенностей их деятельности, учет усложняется еще и тем, что операции проводятся в тринадцати валютах, и это не предел. Систематизировать все это и собрать в единую, понятную систему — откровенно непростая задача, с которой мы успешно справились!
Клиент обратился к нашей компании после анализа рынка и положительных отзывов о нашем подходе. Без промедления мы приступили к выявлению запросов и сбору данных о текущих процессах. Основной целью было создание единой системы, в которой сотрудники компании по всему миру могли бы работать в одной среде, избегая переключения между различными платформами. Кроме того, требовался простой и наглядный вывод ключевых данных в управленческих отчетах, чтобы директор мог оперативно принимать решения без глубокого погружения в детали.
На протяжении всего проекта мы оперативно учитывали пожелания клиента. Любые предложения по дополнительному функционалу обсуждались, внедрялись или аргументированно отклонялись с согласия клиента. Постоянная коммуникация и быстрая обратная связь позволили нам достичь абсолютного понимания и реализации того самого инструмента, который был необходим.
С учетом глобальной деятельности компании система таблиц была лингвистически адаптирована, поэтому на скриншотах, репрезентирующих результат нашей работы, таблицы частично написаны на английском, и частично на русском языках. Под запрос клиента была разработана система из четырех таблиц с интеграцией телеграм-бота, покрывающая следующие управленческие процессы:
- Отслеживание всех денежных операций;
- Контроль подотчетных средств;
- Планирование расходов и поступлений;
- Построение ключевых отчетов ДДС и ОПиУ.
Одним из важных моментов, повлиявших на структуру системы, была необходимость анализа накапливаемых данных в рамках проектов и контрагентов. Для покрытия данного запроса была выделена таблица, в которой на отдельных листах по факту начала работы над проектом или сотрудничества с контрагентом, в таблице заводились строки, связанные с ними.. На обоих листах предусмотрены статусы, благодаря которым, можно регулировать отображаемость определенных контрагентов и проектов в телеграмм-боте и других таблицах. То есть, по мере завершения сотрудничества с партнером или закрытии проекта, клиент может выставить статус “Завершен” и это наименование не будет фигурировать в дальнейшем в системе, таким образом не перегружая ее неактуальными наименованиями.
Лист Контрагенты
Лист проекты
По заведенным проектам и контрагентам, по мере заполнения данных о произведенных операциях, автоматически выводится аналитика с показателями состояний счетов, сумм поступлений и расходов и разницы между ними в рамках каждого контрагента или проекта.
Для сбора данных по операциям выделена отдельная таблица — Финансы. Данная таблица содержит в себе данные о счетах, банковских и наличных операциях, а также отчет о подотчетных средствах.
На листе со счетами, можно выбрать любой из используемых счетов и увидеть состояние по нему. Также отображается общая сумма по всем счетам. Логика таблицы предусматривает расчет сумм по умолчанию в долларах, если иная валюта не была определена.
Лист балансы счетов
Записи о банковских и наличных операциях были разграничены. Операции по ним заносятся на отдельные листы, имеющие идентичную структуру. Суммы операций автоматически пересчитываются в доллары по курсу на дату, соответствующую дате операции, которую клиент прописывает при заведении строки по расходу или доходу.
Для того, чтобы в отчетах, которые мы рассмотрим далее, итоговые суммы можно было смотреть в рамках отдельных проектов, сотрудников и контрагентов, для каждой операции, помимо даты, суммы и статьи ДДС, проставляется детализация по проектам, сотрудникам и контрагентам, соответственно.
Лист наличные операции
В таблице также можно посмотреть отчет о подотчетных средствах. Отчет выводит данные по балансам подотчетных средств у сотрудников во всех используемых валютах с итоговым показателем общей суммы в подотчете у каждого сотрудника в долларах. Курс на текущую дату выводится по каждой валюте. На листе также реализован функционал получения исторических данных. Для этого нужно выбрать временной период и по каждому сотруднику отобразится общая сумма расходов, поступлений и остатка денежных средств за этот период.
Лист отчет подотчетных средств
Для удобства введения как подотчетных, так и любых других расходно-приходных операций, в дополнение к таблице был разработан телеграмм-бот. С его помощью, без необходимости доступа к компьютеру, можно ввести операцию по статье ДДС или передать подотчетные средства. Данные по введенным через бота операциям попадают в таблицу с максимальной детализацией по операции, вплоть до прикрепления чеков и других документов. В дальнейшем записи из бота учитываются при расчете показателей в отчетах.
ввод операции через телеграм-бот рис.1
ввод операции через телеграм-бот рис.2
Доступы к боту выдаются через таблицу, как и отображаемые, в качестве вариантов к выбору, статьи ДДС. Помимо снижения нагруженности бота путем выбора отображаемых в нем статей, мы реализовали дополнительный функционал настройки доступов у сотрудников к определенным контрагентам. Через настройку листа, показанного ниже, можно выбрать какие контрагенты будут отображаться в боте у каждого сотрудника. Таким образом вместо того, чтобы искать нужного контрагента в длинном списке всех наименований, ответственный за таблицу может оставить у конкретного сотрудника только тех, с кем он действительно взаимодействует, в разы сократив его список контрагентов в телеграм-бот.
Лист Доступы сотрудников к контрагентам
(Ось x - контрагенты, ось Y - сотрудники)
(Ось x - контрагенты, ось Y - сотрудники)
Следующий важный блок включенный в разработанную учетную систему — планирование поступлений и расходов. Данную задачу мы решили путем внедрения платежного календаря. В нем есть лист планируемых поступлений и лист планируемых расходов, имеющий идентичную структуру. Сюда первоначально записываются операции с датой планируемого проведения.
Лист планируемые поступления
Все записи о планируемых платежах автоматически отображаются в платежном календаре. Он позволяет выявить кассовые разрывы и при необходимости скорректировать сроки оплаты или поступления средств от клиентов.
После проведения операции в реестрах планируемых поступлений и расходов указывается фактическая дата, а сумма автоматически удаляется из календаря.”
Лист платежный календарь
Для того, чтобы директор компании не тратил много времени на изучение всех записей во внедренной системе, данные из таблиц были объединены и выведены в отчеты ДДС и ОПиУ. Показатели в отчете ДДС можно фильтровать выбрав интересующий проект или сотрудника, или контрагента. В отчете ОПиУ реализован механизм фильтрации по проектам.
Отчет ДДС (движение денежных средств) отражает поступления и расходы компании за период, позволяя оценить ликвидность, спрогнозировать кассовые разрывы и контролировать финансовые потоки.
отчет ддс
Отчет ОПиУ (отчет о прибылях и убытках) показывает прибыльность деятельности, ключевые источники доходов и расходы, требующие оптимизации, что помогает анализировать эффективность использования ресурсов.
отчет опиу
В совокупности эти отчеты дают управленцу возможность понимать текущую ситуацию в компании и принимать обоснованные управленческие решения.
Результатом нашей работы стала не только автоматизированная система, полностью отвечающая потребностям клиента, но и крепкие, доброжелательные отношения с ним. Согласно обратной связи, внедрение прошло максимально гладко: как англоговорящие, так и русскоговорящие сотрудники легко освоили работу с таблицами всего за неделю. Более того, инструмент оказался интуитивно понятным даже для тех, кто не имел опыта с финансами.
Наше успешное сотрудничество стало отправной точкой для модернизации и дальнейшего развития учетной системы компании. Разработанная платформа имеет потенциал для масштабирования и внедрения новых функций, и мы были рады узнать, что клиент видит нас своими партнерами для дальнейшего расширения!
Хотите обсудить свой проект?
Если вы задумываетесь об оптимизации процессов в компании и внедрении IT-систем, оставьте заявку на консультацию и мы свяжемся с вами для обсуждения деталей.
На этом все!
Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:
Хотите обсудить свой проект?
