ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ

Оптимизация работы в таблицах с помощью скриптов и баз данных

Как наладить работу магазина и объединить продажи с различных каналов трафика? Рассказываем на примере кейса по внедрению CRM-системы в интернет-магазин.

Проблема:

Заказчику приходилось очень многое делать вручную. Листов, с которыми менеджерам приходилось работать, было семь, на каждый день недели. Только когда неделя полностью заполнялась менеджером, можно было посмотреть статистику за текущую неделю на листах аналитики, а некоторые данные приходилось вручную переносить в другие таблицы, например в зарплатный реестр.

В начале следующей недели клиенту приходилось делать копию таблицы прошлой недели, стирать в ней данные и менять даты на текущую неделю.Чтобы сохранить данные за предыдущую неделю, клиенту нужно было хранить старые таблицы.


Результаты:

Для того, чтобы работать только в одном файле и не копировать его каждую неделю заново, мы подключили таблицу к FireBase (база данных).

Задача:

Автоматизация работы в таблицах.

У этого решения есть несколько важных особенностей, о которых мы расскажем дальше.


В Google.Таблицах перенос информации с листа на лист занимает некоторое время и, если объемы информации большие, а трансферов с листа на лист много, то таблица начинает тормозить. В нашем случае, нужно было хранить историческую информацию. Это возможно делать в таблице, но тогда даже само открытие таблицы будет занимать все больше и больше времени. К тому же, в Google.Таблицах можно хранить ограниченный объем информации. Подключив базу данных, мы избежали этих проблем.

Данные в самой таблице можно легко удалять или изменять, что приводит к частым ошибкам. Однако, если есть внешняя база данных, то работа с информацией происходит по конкретным запросам и вероятность случайных изменений сокращается. Важно отметить, что сервис FireBase принадлежит Google и предоставляет надежные условия хранения информации.


Следующим шагом, мы добавили в таблице меню управления скриптами:

Следующим шагом, мы добавили в таблице меню управления скриптами:

Первый скрипт

Нажимая "Сохранить базу данных", менеджер запускает скрипт в конце рабочего дня, тем самым сохраняя всю информацию в Базу Данных. И теперь тот же лист можно использовать каждый день. Аналитика для клиента строится через Базу Данных, что дает возможность клиенту в рамках одной таблицы видеть отчеты и аналитику не только за текущую неделю, а за любой промежуток времени.

Второй скрипт

В случае необходимости, кнопкой "Загрузить из базы данных" менеджер может загрузить на лист данные за интересующую его неделю.

Третий скрипт

В конце недели, по кнопке "Обновить отчет за неделю", отчет обновляется. Также на листе отчета есть информация по зарплатам, которая по этому скрипту выгружается в зарплатный реестр.

Теперь у клиента есть возможность в таблице получить аналитику за любые отрезки времени, а не только за прошедшую неделю, работая в одном файле.

На этом всё!

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?

Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс
по Гугл таблицам от наших разработчиков.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.