Кейс о том, как организовать автоматический сбор данных из нескольких таблиц в единый отчет. Ниже представлено описание выстроенной нами системы учета в Google таблицах.
ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ
Организация системы сбора данных
Описание задачи
Не хотите разбираться в непонятных формулах?
Настройте учет с помощью бесплатных шаблонов.
У каждого сотрудника своя таблица, где записываются учетные операции. Нужно сделать так, что бы в одной таблице собиралась информация из таблиц сотрудников в один сводный отчет.
Таблицы, предложенные для решения:
Подробное описание кейса можно посмотреть на нашем Youtube-канале с разбором проблем и поиском решения.
Решение проблемы
Рассмотрим ситуацию, когда с целью разграничения прав у каждого сотрудника своя таблица, где фиксируются учетные операции.
Вид таблицы сотрудника
И есть таблица руководителя, содержащая форму отчета.
Вид таблицы руководителя
Усложним задачу тем, что представление данных в таблице руководителя задается взаимосвязанными выпадающими списками и диапазонами дат.
Настройка представления отчета
Для начала нужно сделать так, чтобы данные, которые вводятся в таблицы сотрудников появлялись в таблице руководителя.
Для этого создаем в таблице руководителя ровно столько листов, сколько таблиц сотрудников. Данные будем подтягивать формулой IMPORTRANGE()
Посмотрите короткий обзор применения формулы в данной ситуации.
В таблице «Отчетность» на листе «Данные» поставьте курсор в ячейку D3 и пропишите там формулу по аналогии с видеозаписью.
Подробнее о формуле:
=IMPORTRANGE(«Ссылка на таблицу»; «Диапазон, который нужно отобразить из этой таблицы»)
Шаг 1
Сэкономьте время и организуйте учет в компании на индивидуальной консультации с нашим специалистом.
Хотите обсудить свой проект?
Если вы задумываетесь об оптимизации процессов в компании и внедрении IT-систем, оставьте заявку на консультацию и мы свяжемся с вами для обсуждения деталей.
Для начала нужно сделать так, чтобы данные, которые вводятся в таблицы сотрудников появлялись в таблице руководителя.
Для этого создаем в таблице руководителя ровно столько листов, сколько таблиц сотрудников. Данные будем подтягивать формулой IMPORTRANGE()
Посмотрите короткий обзор применения формулы в данной ситуации.
В таблице «Отчетность» на листе «Данные» поставьте курсор в ячейку D3 и пропишите там формулу по аналогии с видеозаписью.
Подробнее о формуле:
=IMPORTRANGE(«Ссылка на таблицу»; «Диапазон, который нужно отобразить из этой таблицы»)
Шаг 1
Обязательно заключайте аргументы в кавычки!
Для самопроверки воспользуйтесь готовой формулой.
Пример функции:
=importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/14GIMUMieJBNiUGFEcukx0q0Vwhdj
zzQ_6R_JSWXbzNs/edit#gid=0";"Данные!b:g")
Для самопроверки воспользуйтесь готовой формулой.
Пример функции:
=importrange("https://docs.google.com/s
preadsheets/d/14GIMUMieJBNiUGFEcukx
0q0VwhdjzzQ_6R_JSWXbzNs/edit#gid=0";
"Данные!b:g")
В шаге 1 мы сделали так, чтобы при обновлении данных в таблицах сотрудников, в таблице руководителя отображались все изменения.
Теперь нужно сделать так, чтобы отчет заполнялся актуальными данными из таблиц сотрудников.
Для этого хорошо подходить формула
СУММЕСЛИМН()
Подробнее о формуле:
=СУММЕСЛИМН(диапазон суммирования;диапазон критерия 1; критерий 1;диапазон критерия 2; критерий 2;…)
И эту формулу нужно приписать относительно каждой таблицы.
Вид формулы в ячейке отчета:
=СУММЕСЛИМН1+СУММЕСЛИМН2+СУММЕСЛИМН3...СУММЕСЛИМНN
Шаг 2
В шаге 1 мы сделали так, чтобы при обновлении данных в таблицах сотрудников, в таблице руководителя отображались все изменения.
Теперь нужно сделать так, чтобы отчет заполнялся актуальными данными из таблиц сотрудников.
Для этого хорошо подходить формула
СУММЕСЛИМН()
Подробнее о формуле:
=СУММЕСЛИМН(диапазон суммирован
ия;диапазон критерия 1; критерий 1;ди
апазон критерия 2; критерий 2;…)
И эту формулу нужно приписать относительно каждой таблицы.
Вид формулы в ячейке отчета:
=СУММЕСЛИМН1+СУММЕСЛИМН2+СУМ
МЕСЛИМН3...СУММЕСЛИМНN
Шаг 2
Результат
Для каждого сотрудника создана таблица учета, где сотрудники видят и работают только с предназначенной им информацией. Между таблицами организован обмен данными. Если внести изменения, они отобразятся в связанных таблицах.
К таблицам подключена база данных, что позволяет хранить и обрабатывать большое количество записей. Пользователи могут работать одновременно и не мешать друг другу.
На основе учетной информации считается множество связанных показателей. Сводная аналитика выводится в общем отчете руководителя.
Базовые решения для вашего бизнеса
Удобные системы оптимизации с учетом особенностей вашей отрасли.
Удобные системы оптимизации с учетом особенностей вашей отрасли.
На этом всё!
Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:
Хотите обсудить свой проект?
