Чек-лист по правильной организации учета в Гугл Таблицах

Порядок и правильная структура таблиц - залог эффективной работы. Формулами можно обрабатывать только упорядоченные данные правильной структуры. Мы рассмотрим самые важные принципы оформления таблиц и работы с данными.

Как вести учет?

Учетные таблицы должны иметь вид реестра. При этом столбцы реестра должны быть неизменными. Реестр пополняется только записями вниз списка.

Пример правильного реестра:

Не создавайте внутри учетных таблиц объединенные строки.

Если вы ведете учет продаж и в одном заказе несколько услуг или товаров, то объединять ячейку с номером заказа не нужно:

Продублируйте номер заказа в каждой строке номенклатур, относящихся к одному заказу:

Тогда вы сможете обрабатывать реестры данных формулами, минимизируете ручной труд и получите широкие возможности для аналитики.

Устанавливайте фильтры в заголовках учетных таблиц. Это позволит быстро осуществлять поиск нужных срезов данных.Чтобы поставить фильтр, выделяем заголовок таблицы:

На вкладке меню "Данные" выбираем пункт "Создать фильтр":

Теперь в можно делать выборки по каждому столбцу:

Закрепляйте положение заголовков и значимых частей таблиц. Так при прокрутке скрола будет удобнее ориентироваться в структуре данных. Выделяем заголовок и на вкладке меню "Вид" выбираем, например, пункт до "Текущей строки".

Следующий урок: