Гайд по управленческому учету

Бухгалтерский учет — система отчетности в денежном выражении об имуществе, доходах, расходах и обязательствах организации. Задача бухгалтера — налоги и отчетность, чтобы не было проблем с надзорными органами.

Управленческий учет — система финансовых отчетов, которые помогают правильно оценивать эффективность бизнеса и принимать верные стратегические решения. Его необходимо вести, чтобы понимать, в каком направлении развивать компанию, видеть слабые места и увеличить чистую прибыль.

В управленческий учет входит полный отчет о доходах и расходах. Кроме того, цифры видны в динамике, а значит, проще принимать важные для управления финансами решения. Условно, если на регулярные расходы заложили миллион в месяц, при этом в течение квартала удавалось достичь необходимого качества, тратя 800 000, а в текущем периоде за три недели потратили уже 900 000 руб. – это сигнал разобраться, что происходит. Почему выросла цена, если раньше она была ниже, а также снизить планируемый бюджет в соответствии с реальными затратами.

Оценка эффективности бизнеса - бух. учет позволяет увидеть сухие факты, сколько потратили и сколько получили. Управленческий учет имеет более глубокие аналитические данные, где можно оценить перспективы, увидеть затратные статьи и доходные виды деятельности.
Прогнозы и корректирование стратегии - с помощью качественных данных мы можем увидеть прошедшие, текущие и планируемые сделки. Можем быстро корректировать работу предприятия за счет УУ.
Контроль доходов и расходов - дебиторская/кредиторская задолженность, оказанные обязательства, % расходов от выручки, все это позволяет увидеть управленческий учет.
Форма и содержание - в отличии от бух. учета можно создать свою форму отчетности, которая будет понятна и развернута.

В малом и среднем бизнесе учет ведут сотрудники компании: финдиректор, менеджер по продажам, секретарь, а отвечает за ведение — собственник. Его задача сделать так, чтобы сотрудники вовремя собирали цифры и аккуратно оформляли в отчеты. За хорошие отчеты собственник платит бонусы.

Учет ведут сотрудники, которые создают обязательства. Менеджер по продажам отвечает за учет подписанных договоров, снабженец — за остатки на складе, отдел закупа — за наш долг перед поставщиками и долг клиентов перед нами.

Финансовый директор или консультант следит, чтобы учет был верным. Он собирает цифры в одном месте, создает удобную структуру, анализирует. Потом собирает в понятные отчеты и своевременно предоставляет собственнику на стол. Собственник также может быть финдиректором.

P&L
P&L (Отчет о прибылях и убытках) — это отчёт, в котором указаны доходы компании в течение отчетного периода (например, месяца, квартала или года) и все расходы, понесенные для получения этих доходов.

Даже если у компании много средств на счетах или в кассе, она может быть убыточной. Так бывает, когда вы получаете предоплату за несколько проектов, но услугу еще не оказали. Фактически вы храните деньги на своем счету, но станут они вашими после оказания услуг и подписания актов выполненных работ.

Прибыльный бизнес - когда вам должны больше, чем вы.

Отчет P&L отвечает на главный вопрос собственника - сколько бизнес заработал. В классическом варианте отчет выглядит в таком формате.

Разберем отчет P&L на конкретном примере строительной компании “СтройДом”, которая специализируется на возведении жилых домов.

Выручка

Запомните правило: выручка ≠ средствам на счету

Выручка — это сумма, которую клиент обязан заплатить за предоставленные ему услуги или товары. Например, если вы создали веб-сайт, отправили товар или оказали услугу, это уже считается выручкой. Это не зависит от того, поступили ли деньги от клиента на ваш счет. Выручку следует учитывать по подписанным документам, подтверждающим выполнение работ или поставку товаров.

Пример 1. Компания “ДомСтрой” построила дом для клиента за 1,5 млн. рублей, но клиент попросил оплатить позже в течении 30 дней. “ДомСтрой” не переживает, так как у них есть договор и накладные, подтверждающие сделку.

“ДомСтрой” уже сейчас признает выручкой 1,5 млн. рублей, хотя денежные средства еще не поступили на счет.

Пример 2: Компания "ДомСтрой" заключила договор с клиентом на строительство дома. Клиент предоставил полную сумму оплаты в размере 1,6 млн. рублей. Однако, финансовый директор компании "ДомСтрой" принимает рациональное решение и не признает эти средства выручкой. Ведь строительство дома займет еще 3 месяца. До завершения строительства и подписания актов о выполненных работах, мы не можем считать эти деньги выручкой.

Формула такая:
выручка = количество подписанных актов * средний чек этих актов

Операционные расходы

Операционные расходы - все расходы компании, кроме выплаты дивидендов и вложений на развитие. Для удобства разделяются на два сектора:

Прямые расходы - это затраты, непосредственно связанные с производством товаров или оказанием услуг. Они включают в себя расходы, которые можно точно отнести к конкретному продукту, проекту или услуге. Например отгрузили товара на 500 тыс. руб. – расходов вышло на 200 тыс. руб. Отгрузили на 1 млн. руб. – расходов вышло на 500 тыс. руб.

Косвенные расходы - это затраты, которые не могут быть прямо отнесены к конкретному продукту, услуге или проекту. В отличие от прямых расходов, косвенные расходы связаны с общей деятельностью компании. По-другому, косвенные расходы - это расходы которые мы платим ежемесячно: аренда офиса, интернет, фиксированная зарплата и тд.

Отличие прямых расходов от косвенных заключается в том, что косвенные расходы, такие как административные затраты и расходы на маркетинг, распределяются по всем продуктам и услугам и не могут быть точно приписаны к определенному продукту или услуге

Прямые расходы
Примеры прямых расходов:

1. Сырье и материалы: стоимость сырья, используемого для производства товаров.
2. Прямой труд: Зарплата и другие выплаты рабочим, непосредственно занятым в производственном процессе.
3. Производственные накладные расходы: расходы, связанные с эксплуатацией производственных мощностей, такие как амортизация оборудования, стоимость электроэнергии, используемой на производстве, и т.д.

Валовая прибыль (маржа)

• Определяется как разница между выручкой от продаж и себестоимостью проданных товаров (СПТ).
• Показывает, сколько компания зарабатывает после покрытия прямых затрат на производство товаров или услуг.
• Формула: Валовая Прибыль = Выручка - СПТ (Себестоимость проданных товаров)

Косвенные расходы

Косвенные расходы необходимы для поддержания общей работы компании, но их труднее привязать к конкретным продуктам или услугам. Они обычно распределяются по всему бизнесу и являются важной частью процесса управления затратами и определения ценовой стратегии.

Примеры косвенных расходов:

1. Административные расходы: зарплаты административного персонала, аренда офисных помещений, коммунальные услуги офиса, офисные принадлежности и т.д.
2. Расходы на продажу и маркетинг: затраты на рекламу, маркетинговые кампании, зарплаты сотрудников отдела продаж и маркетинга.
3. Прочие косвенные расходы: услуги сторонних консультантов, юридические и бухгалтерские услуги, страхование, налоги и сборы, не связанные напрямую с производством товаров или оказанием услуг.

Операционная прибыль (EBITDA)

Операционная прибыль показывает прибыль, полученную от основной деятельности компании, исключая расходы и доходы, не связанные с основной деятельностью, а также проценты и налоги.
Рассчитывается как выручка минус операционные расходы (включая как прямые, так и косвенные расходы).
Формула: Операционная Прибыль = Выручка - Операционные Расходы (включающие в себя прямые и косвенные расходы)
Это показатель эффективности управления компании и её способности генерировать прибыль от основной деятельности.

Расходы, которые не идут в отчет

Инвестиционные расходы: мебель в офис, оборудование для производства, рабочие автомобили - то, что будет нести бизнесу пользу долгое время

Дивиденды собственника: чистая прибыль, которую собственник бизнеса вытаскивает на себя, в отчет о прибылях и убытках не идет. Это уже финансовая деятельность компании, а не операционная.

Налоги, кредиты и амортизация

Налоги

В отчете о прибылях и убытках (P&L) учитываются те налоги, которые компания выплачивает государству. Какие именно налоги будут включены, зависит от выбранной системы налогообложения — будь то общая система, упрощенная, ЕНВД или ЕСХН.

Налоги, удерживаемые из зарплаты сотрудников, также относятся к операционным расходам и должны быть включены в отчет в разделе постоянных расходов. Эти налоги могут включать, например, страховые взносы.

Важно отметить, что в отчете P&L не учитывается НДС. НДС — это налог, который фактически является обязательством перед государством, а не частью доходов или расходов компании. Суммы НДС проходят через компанию, но не влияют на её прибыль или убыток.
Кредиты
Не все платежи по кредитам отражаются в отчете о прибылях и убытках (P&L), потому что этот отчет фокусируется на операционной деятельности компании за определенный период. Важно различать два компонента кредитного платежа: проценты и основной долг (тело кредита).

Проценты по Кредиту:

• Проценты, уплачиваемые за пользование кредитом, являются финансовыми расходами и относятся к операционной деятельности компании.
• Эти проценты учитываются в отчете P&L, так как они представляют собой расход, влияющий на прибыльность компании.

Основной Долг (Тело Кредита):

• Оплата основного долга по кредиту — это погашение задолженности, которое не считается операционным расходом.
• Эти платежи не отражаются в отчете P&L, так как они связаны с изменением структуры капитала и баланса компании, а не с её операционной прибылью.
• Погашение тела кредита отражается в бухгалтерском балансе и в отчете о движении денежных средств.

Таким образом, в отчете P&L учитываются только проценты по кредитам, поскольку они представляют собой финансовый расход, влияющий на чистую прибыль компании. В то время как погашение основной суммы долга влияет на финансовое состояние компании, но не на её операционную прибыльность.

Амортизация
Амортизация простыми словами — это способ равномерно распределить стоимость дорогостоящего актива (например, машины, компьютера, оборудования) на его предполагаемый срок службы. Когда компания покупает такой актив, она тратит большую сумму денег, но вместо того, чтобы сразу учитывать всю эту сумму как расход, она делит стоимость актива на несколько лет. Это делается для того, чтобы более точно отражать износ и уменьшение стоимости актива с течением времени.

Например, если компания купила оборудование за 100 000 рублей и предполагается, что оно будет использоваться 10 лет, то каждый год в управленческом учете будет отражаться амортизация в размере 10 000 рублей. Таким образом, расходы распределяются равномерно, что помогает получить более точное представление о чистой прибыли компании

Чистая прибыль компании “ДомСтрой” составила 664 500 руб. Собственники компании подвели итоги и распределили дивиденды между партнерами в размере: 300 000 руб. Заносим эту операцию в отдельный блок, так как выплата дивидендов не учитывается в операционных расходах.

Переход к следующему отчету

Важно понимать, что компания может быть прибыльной с точки зрения P&L (показывать хорошую выручку), но при этом испытывать дефицит наличности, если продажи осуществляются в кредит или если есть задержки в оплате клиентами. Поэтому для полного понимания финансового состояния бизнеса составляют следующий отчет - Cash Flow.

CashFlow

CashFlow, или денежный поток, — это сумма денег, которые поступают в компанию и уходят из нее за определенный период времени. Денежный поток отражает способность компании генерировать наличные средства, что критически важно для её финансового здоровья.

Типы Денежного Потока:

• Операционный денежный поток: деньги, получаемые от основной деятельности компании, например, от продаж товаров или услуг.
• Инвестиционный денежный поток: отражает деньги, потраченные или полученные от инвестиций, например, покупка или продажа активов, оборудования, инвестиции в ценные бумаги.
• Финансовый денежный поток: деньги, связанные с финансированием, например, получение кредитов, выплата дивидендов, выпуск или выкуп акций.

Важность Денежного Потока:

• Денежный поток показывает реальные деньги, доступные компании для оплаты счетов, инвестиций и расширения бизнеса.
• Он может быть положительным (когда поступления превышают расходы) или отрицательным (когда расходы превышают поступления).
• Управление денежным потоком:
• Эффективное управление денежным потоком включает мониторинг поступлений и платежей, оптимизацию запасов, управление дебиторской и кредиторской задолженностью.
• Цель управления — поддерживать достаточный уровень наличности для текущей деятельности и избегать дефицита денежных средств.

Понимание и управление денежным потоком критически важно для устойчивости и успеха бизнеса, особенно для малых и средних предприятий.

Пример анализа управленческой отчетности
Давайте рассмотрим историю вымышленной компании "GreenTech", занимающейся разработкой экологически чистых технологий. История "GreenTech" ярко демонстрирует, как компания может быть прибыльной по отчету о движении денежных средств (ДДС), но убыточной по отчету о прибылях и убытках (ОПиУ).

Ситуация в "GreenTech"

Процветание по ДДС:
"GreenTech" недавно запустила новый инновационный продукт, который вызвал большой интерес у инвесторов. В результате компания получила значительные инвестиции, что отразилось в отчете ДДС, как значительный приток денежных средств. Кроме того, компания продала несколько старых патентов, что также увеличило ее денежный поток.

Проблемы в ОПиУ:
Несмотря на впечатляющие показатели ДДС, отчет ОПиУ выявил серьезные проблемы. "GreenTech" несла значительные операционные расходы: исследования и разработки нового продукта требовали больших вложений, а затраты на материалы и зарплату персонала были высокими. Кроме того, компания долго выполняла свои обязательства по предыдущим кредитам, что вело к росту процентных расходов.
Результат
В итоге, хотя по отчету ДДС "GreenTech" казалась финансово устойчивой благодаря инвестициям и продаже активов, реальная операционная деятельность компании была убыточной. Отчет ОПиУ показал, что расходы существенно превышали доходы от продаж, что привело к убыткам.
Вывод
Этот случай иллюстрирует, как важно рассматривать оба отчета — ДДС и ОПиУ — для полного понимания финансового состояния компании. Денежный поток может быть положительным благодаря внешним инвестициям, но это не всегда отражает реальную операционную прибыльность бизнеса.
Баланс
Баланс компании, является одним из ключевых финансовых отчетов. Он предоставляет подробную информацию о финансовом состоянии компании на определенную дату, обычно на конец финансового периода. Баланс демонстрирует активы, обязательства и капитал (или собственный капитал) компании. Вот основные компоненты баланса:

Активы
Активы — это ресурсы, контролируемые компанией в результате прошлых событий, от которых ожидается получение экономических выгод в будущем. Активы делятся на две категории:
1. Краткосрочные (или оборотные) активы:

• Денежные средства и их эквиваленты.
• Дебиторская задолженность (деньги, причитающиеся компании).
• Запасы.
• Предоплаченные расходы.

2. Долгосрочные (или внеоборотные) активы:

• Основные средства (например, здания, оборудование).
• Нематериальные активы (например, патенты, товарные знаки).
• Долгосрочные финансовые инвестиции.

Обязательства
Обязательства — это текущие и будущие финансовые обязательства компании, которые она должна погасить. Также делятся на краткосрочные и долгосрочные:
1. Краткосрочные обязательства:

• Кредиторская задолженность (деньги, которые компания должна).
• Краткосрочные кредиты и займы.
• Начисленные расходы и отложенные доходы.

2. Долгосрочные обязательства:

• Долгосрочные кредиты и займы.
• Отложенные налоговые обязательства.
• Прочие долгосрочные финансовые обязательства.

Капитал (Собственный Капитал)
Собственный капитал представляет собой средства, вложенные в компанию ее владельцами (акционерами), плюс накопленная прибыль. Включает:

• Уставный капитал.
• Резервный капитал.
• Нераспределенная прибыль.

Важность Баланса

• Финансовое Здоровье: Показывает, насколько хорошо компания управляет своими активами и обязательствами.
• Анализ Ликвидности и Структуры Капитала: Помогает оценить способность компании выполнять краткосрочные обязательства и структуру ее финансирования.
• Оценка Активов и Обязательств: Предоставляет информацию о стоимости активов и обязательств компании.

Баланс является неотъемлемой частью финансовой отчетности и ключевым инструментом для инвесторов, кредиторов и управленческого персонала для принятия обоснованных финансовых и бизнес-решений.
Переход к следующему этапу
Тема баланса достаточно сложна, и чтобы упростить понимание, мы представили вам упрощенную версию этого отчета. В нем мы не углублялись в такие детали, как внеоборотные и оборотные активы, нераспределенная прибыль или нематериальные активы. Также в рамках одной главы невозможно полностью охватить взаимосвязь между всеми тремя ключевыми финансовыми отчетами: отчетом о движении денежных средств (Cash Flow), отчетом о прибылях и убытках (P&L) и балансом. Эти темы требуют более глубокого и подробного изучения, которое мы предложим в рамках отдельного курса.

Между тем, мы подготовили для вас таблицу управленческого учета, где вы найдете информацию о взаимосвязи между Cash Flow и P&L. Давайте теперь перейдем к ее рассмотрению.

Создание управленческого учета

В этом блоке мы поэтапно расскажем как создавался управленческий учет и как его адаптировать под себя.

Таблица управленческого учета разделена на 3 блока, которые подсвечены разными цветам:

• настройки и справочники таблицы
• реестр ввода данных и распределение операций
• отчеты Cash Flow, P&L и прочие отчеты

Для начала работы нужно перейти на лист “Справочник” и написать статьи движения денежных средств.
Выписываем за что вы получаете деньги и на что тратите. Сразу объединяем операции в группу статей, например: у вас есть разные маркетинговые трафики (вк, тг, яндекс и тд), необязательно указывать каждый трафик, можно объединить в группу “Маркетинг”.
Разделить статьи по видам деятельности. (Операционная, Финансовая, Инвестиционная)
Распределяем статьи по блокам отчета P&L

Строительство

Расходы:

• Закупка строительных материалов
• Аренда строительной техники
• Зарплаты и комиссии сотрудников
• Платежи по подрядчикам и поставщикам
• Расходы на транспортировку и доставку материалов
• Расходы на обслуживание и ремонт оборудования

Поступления:

• Оплата от клиентов за выполненные строительные работы
• Предоплаты от клиентов
• Возмещение затрат от страховых компаний или государственных организаций
• Получение кредитов или займов

Инвестиции:

• Приобретение нового строительного оборудования или техники
• Покупка земельных участков или недвижимости для будущих проектов
• Инвестиции в развитие и модернизацию компании

Финансирование:

• Погашение кредитов или займов
• Получение кредитов или займов для финансирования проектов
• Выплата дивидендов акционерам или владельцам компании

Производство

Расходы:

• Закупка сырья и материалов для производства
• Зарплаты и комиссии сотрудников производственного отдела
• Аренда производственного помещения и оборудования
• Расходы на энергию и коммунальные услуги
• Расходы на обслуживание и ремонт оборудования
• Расходы на транспортировку и доставку готовой продукции

Поступления:

• Оплата от клиентов за поставленную продукцию
• Предоплаты от клиентов
• Возмещение затрат от страховых компаний или государственных организаций
• Получение грантов или субсидий на развитие производства

Инвестиции:

• Приобретение нового оборудования или технологий для улучшения производства
• Инвестиции в исследования и разработки новых продуктов
• Инвестиции в обучение и развитие сотрудников

Финансирование:

• Погашение кредитов или займов
• Получение кредитов или займов для расширения производства
• Выплата дивидендов акционерам или владельцам компании

Самое важно в сборе отчетностей или в анализе чего-либо – данные. Чем больше данных, тем более глубокую аналитику можно построить. Но нужно определить только те данные, которые важны для анализа вашей ситуации.

Данные мы будем вести в реестре, по умолчанию там находятся поля:

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.