Нужна доработка таблицы?
Нужна доработка таблицы?
Прежде чем начать пользоваться шаблоном, сделайте, пожалуйста, копию.
Начало работы
В шаблоне действует правило цветов: в зеленые столбцы данные вносятся вручную, в красных идет автоматический вывод данных.
Работа с шаблоном учета производства начинается с заполнения двух справочных листов — это лист “Справочник” и лист “Спецификации”.
В “Справочник” необходимо внести все наименования используемого сырья и готовых изделий, с указанием единиц измерений, в которых измеряются прописанные позиции. Для готовых изделий также необходимо проставить фиксированную стоимость, начисляемую мастеру за изготовление данного изделия. В дальнейшем в шаблоне при расчете себестоимости изделий данная сумма будет учтена. Если вам не нужно учитывать в себестоимости затраты на работу мастеров и отслеживать выплаты, то суммы в столбце “Ставка за изготовление” можно не проставлять. Следующим шагом перечисляются все поставщики и покупатели, с которыми работает компания. И в крайнем правом столбце перечисляются все мастера, задействованные в процессе изготовления изделий. Введенные в справочник данные используются для формирования выпадающих списков, используемых в дальнейшем в шаблоне.
! Обращаем ваше внимание, что после начала пользования таблицей, в случае, если вам необходимо исправить какое-либо наименование в справочнике, его необходимо внести новой строкой, а не исправлять имеющуюся запись. Так необходимо делать во избежание ошибок в расчетах, базирующихся на уже проведенных операциях. Суммы ставок за изготовление готовых изделий менять можно. Измененная сумма будет использована в расчетах во всех новых операциях и в старых, в случае их перепроведения. О том как перепровести операцию написано ниже.
Работа с шаблоном учета производства начинается с заполнения двух справочных листов — это лист “Справочник” и лист “Спецификации”.
В “Справочник” необходимо внести все наименования используемого сырья и готовых изделий, с указанием единиц измерений, в которых измеряются прописанные позиции. Для готовых изделий также необходимо проставить фиксированную стоимость, начисляемую мастеру за изготовление данного изделия. В дальнейшем в шаблоне при расчете себестоимости изделий данная сумма будет учтена. Если вам не нужно учитывать в себестоимости затраты на работу мастеров и отслеживать выплаты, то суммы в столбце “Ставка за изготовление” можно не проставлять. Следующим шагом перечисляются все поставщики и покупатели, с которыми работает компания. И в крайнем правом столбце перечисляются все мастера, задействованные в процессе изготовления изделий. Введенные в справочник данные используются для формирования выпадающих списков, используемых в дальнейшем в шаблоне.
! Обращаем ваше внимание, что после начала пользования таблицей, в случае, если вам необходимо исправить какое-либо наименование в справочнике, его необходимо внести новой строкой, а не исправлять имеющуюся запись. Так необходимо делать во избежание ошибок в расчетах, базирующихся на уже проведенных операциях. Суммы ставок за изготовление готовых изделий менять можно. Измененная сумма будет использована в расчетах во всех новых операциях и в старых, в случае их перепроведения. О том как перепровести операцию написано ниже.
Лист "Справочник"
На листе “Спецификации” необходимо прописать все составляющие необходимые для изготовления единицы готового изделия, с указанием требуемого количества сырья.
Наименования выбираются посредством выпадающих списков. Единицы измерения наименований будут проставлены автоматически, по данным прописанным ранее в “Справочнике”. Количество наименования сырья, необходимого для производства единицы готовой продукции необходимо проставить вручную.
Наименования выбираются посредством выпадающих списков. Единицы измерения наименований будут проставлены автоматически, по данным прописанным ранее в “Справочнике”. Количество наименования сырья, необходимого для производства единицы готовой продукции необходимо проставить вручную.
Лист "Спецификации"
Если для изготовления единицы готового изделия необходимо использование нескольких наименований сырья (например, трех), то наименование готового изделия дублируется и прописывается в трех строках, отводя по отдельной строке под каждое наименование сырья, как показано на рисунке ниже.
Предварительная настройка таблицы завершена, теперь вы можете переходить к непосредственному использованию шаблона.
Работа с шаблоном и логика отчетности
До начала этапа производства необходимо провести закупку сырья. Заказанные позиции заносятся на лист “Закупка”. На данном листе необходимо проставить дату, выбрать из выпадающего списка наименование товара, правее от которого указать цену за единицу товара и заказанное количество. Сумма закупки рассчитывается автоматически. Также, выбирая из выпадающего списка, можно указать поставщика.
Лист “Закупка”
Для внесенных позиций можно выставить несколько статусов. Статусы “Запланировано” и “В пути” являются информационными и не влияют на расчеты, они проставляются для удобства отслеживания заказа. После выставления статуса “Принято”, наименования товара, в соответствующем прописанному количестве, будут числиться на складе сырья.
Во избежание сбоев работы шаблона настоятельно рекомендуем не удалять никаких строк вручную. Эквивалентом удалению строки на листе “Закупка” считается выставление статуса “Отменен” — наименования товаров с таким статусом будут вычтены из общего количества сырья хранимого на складе.
После закупки товара, для производства готовой продукции необходимо перейти на лист “Производство”.
Процесс производства:
Для фиксирования факта производства готовой продукции отдельной строкой необходимо записать дату (если дата не будет указана, то автоматически проставится текущая) и из выпадающего списка выбрать из выпадающего списка наименование товара, правее от которого указать планируемое количество производимых единиц и сотрудника, который будет заниматься изготовлением. По завершению процесса производства выставляется фактическое количество произведенных единиц. Опционально можно прописать комментарий.
Лист “Производство”
После заполнения полей, только что заполненную строку необходимо выбрать, нажав на чекбокс в столбце “Выбор”. Если вы заполнили все обязательные поля, то выбранная строка подсветится желтым цветом. Если вы заполнили несколько строк создания готовой продукции, то необходимо их всех выбрать галочками. После выбора необходимых строк нажмите кнопку “Провести”.
При первичном нажатии кнопок шаблона, для запуска работы скрипта, необходимо пройти процесс авторизации. Нажмите “OK” →
В новой вкладке откроется страница авторизации. Выберите аккаунт через который хотите авторизоваться в таблице →
Нажмите “Дополнительные настройки” →
Выберите “Перейти на страницу “Production” (небезопасно)” →
Нажмите “Разрешить” →
После завершения процесса авторизации, в шаблоне повторно нажмите на кнопку “Провести”.
После проведения операции на экране появится надпись “Все операции проведены”, а строка с проведенной операцией создания продукции окрасится в зеленый. Также после проведения операции создания готовой продукции в столбцах “Себестоимость” и “Сумма” будут автоматически рассчитаны соответствующие суммы.
Для внесения изменения в записи, например, вам необходимо изменить количество созданного товара, следует сперва исправить нужное значение вручную. После внесения изменений строка подсветится фиолетовым цветом. После этого нужно выбрать фиолетовые строки, то есть все те, в которые были внесены изменения и нажать фиолетовую кнопку “Перепровести количество произведенного”.
Если вам необходимо удалить некоторые записи, следует выделить желаемые к удалению строки путем выставления галочек в столбце “Выбор” и нажать кнопку “Удалить”.
Следующий этап учета — Продажа.
Факт продажи готовых изделий фиксируется на отдельном листе “Продажа готовой продукции”. Для фиксирования продаж необходимо прописать дату (если дата не будет указана, то автоматически проставится текущая), из выпадающего списка выбрать наименование изделия и его количество. Прописывая цену продажи за единицу продукции, общая сумма продажи рассчитывается автоматически исходя из количества. В столбце “Покупатель” можно выбрать покупателя из выпадающего списка. Комментарий прописывается опционально.
Факт продажи готовых изделий фиксируется на отдельном листе “Продажа готовой продукции”. Для фиксирования продаж необходимо прописать дату (если дата не будет указана, то автоматически проставится текущая), из выпадающего списка выбрать наименование изделия и его количество. Прописывая цену продажи за единицу продукции, общая сумма продажи рассчитывается автоматически исходя из количества. В столбце “Покупатель” можно выбрать покупателя из выпадающего списка. Комментарий прописывается опционально.
После заполнения позиции с продажей, нововведенные строки нужно отметить галочками в столбце “Выбор”, аналогично тому, как вы делали со строками создания готовой продукции, и нажать кнопку “Провести”.
Проведенные операции продажи, как и операции создания продукции, подсветятся зеленым цветом, что сигнализирует об успешной обработке таблицей данных. После проведения операций продажи продукции проданные наименования готовых изделий вычитаются из общего количества единиц готовой продукции хранимой на складе.
Удаление строк на данном листе делается аналогичным способом с листом “Производство”. Следует выделить желаемые к удалению строки путем выставления галочек в столбце “Выбор” и нажать кнопку “Удалить”.
Остались листы с отчетными данными — это лист “Отчет по выплатам”, “Склад” и три листа с графиками.
На листе “Отчет по выплатам” собраны данные количеству выплат мастерам. Суммы рассчитаны по фиксированным ставкам за производство единицы наименования готового сырья, предварительно прописанным на листе “Справочник”. С помощью фильтров в верхней части листа, выбирая из выпадающих списков, можно изменять месяц и год за которые выводятся суммы выплат.
На листе “Отчет по выплатам” собраны данные количеству выплат мастерам. Суммы рассчитаны по фиксированным ставкам за производство единицы наименования готового сырья, предварительно прописанным на листе “Справочник”. С помощью фильтров в верхней части листа, выбирая из выпадающих списков, можно изменять месяц и год за которые выводятся суммы выплат.
На листе “Склад” данные разделены на склад сырья и склад готовой продукции. Здесь отображены наименования, количество, средняя стоимость и сумма товара на складе.
При проведении закупки к имеющимся на складе позициям сырья добавляется закупленное количество. При создании готовой продукции количество сырья, требуемое для ее производства, вычитается из общего количества сырья, хранимого на складе. В то же время на склад готовой продукции добавляется количество произведенных изделий. После проведения операции продажи проданные позиции в указанном количестве вычитаются из общего количества товара, хранимого на складе готовой продукции.
Оставшиеся листы визуализации аналитических показателей: “Аналитика - закупки”, “Аналитика - производство” и “Аналитика - продажи”.
Оставшиеся листы визуализации аналитических показателей: “Аналитика - закупки”, “Аналитика - производство” и “Аналитика - продажи”.
“Аналитика - закупки”
На данном листе размещена линейная диаграмма отображающая суммы затрат по дням за выставленный в блоке 1 (голубой блок) месяц в сравнении с показателями за месяц, выбранным в блоке 2 (красный блок). Синяя линия отображает данные за месяц, выставленный в блоке 1 (на рисунке это месяц июнь), в то время как красная линия визуализирует показатели за месяц, выбранный в блоке 2 (на рисунке это месяц июль).
Ниже размещена диаграмма наглядно показывающая суммы затрат по поставщикам. Цветовое соотношение месяцев с цветами диаграммы аналогично линейной диаграмме, рассмотренной выше.
В правой части листе расположены столбчатые диаграммы с показателями сумм и объема закупок в рамках наименований.
Если вы хотите, чтобы данные были выведены за один месяц, то поля выставления года и месяца в блоке 2 необходимо очистить, нажав на соответствующие ячейки и очистив их нажатием клавиши delete (нажать следует не на серую зону выпадающего списка, а рядом с ней, оставаясь в рамках ячейки). После этого все графики будут перестроены.
“Аналитика - производство”:
Способ выбора месяцев к отображению по ним данным полностью аналогичен предыдущему листу.
По модулю производства на данном листе выведена линейная диаграмма, отображающая производительность по дням, то есть в какие дни было произведено наибольшее количество единиц товара. Ниже расположена диаграмма, отображающая суммы затрат на наименования изделий в рамках выбранных месяцев. И справа выведены столбчатые диаграммы, показывающие количество произведенных за выбранные месяцы изделий и количества изделий, созданных конкретными мастерами.
Последний лист — “Аналитика - продажи”:
По модулю производства на данном листе выведена линейная диаграмма, отображающая производительность по дням, то есть в какие дни было произведено наибольшее количество единиц товара. Ниже расположена диаграмма, отображающая суммы затрат на наименования изделий в рамках выбранных месяцев. И справа выведены столбчатые диаграммы, показывающие количество произведенных за выбранные месяцы изделий и количества изделий, созданных конкретными мастерами.
Последний лист — “Аналитика - продажи”:
На данном листе можно увидеть, в какие дни выбранных месяцев была наибольшая выручка и кто из контрагентов купил товара на наибольшую сумму. Также можно проанализировать, сколько конкретного товара было продано за эти месяцы, и увидеть, какой доход был получен за каждое изделие по месяцам.
