Нужна доработка таблицы?
Нужна доработка таблицы?

Инструкция по настройке шаблона комплексного учёта финансов

Прежде чем начать пользоваться шаблоном, сделайте, пожалуйста, копию.

Настройка таблицы
Error get alias
Ниже описаны ключевые моменты настройки справочников.
Пошаговый процесс подготовки таблицы к работе мы показали на видео:
Бизнес-аналитика
Пошаговая настройка справочника таблицы

Для начала работы нужна таблица. Если у вас ее еще нет, то ее можно получить, заполнив форму ниже.

Шаг 1

Создаем копию исходника на свой Гугл Диск. Открываем таблицу по имеющейся у вас ссылке, в меню файл -> создать копию

Шаг 2

Заполняем справочники.

Шаг 3

Лист "проекты"

На данном листе вы ведете учет ваших проектов или направлений деятельности. Эта информация нужна, чтобы в дальнейшем относить к ним операции и видеть сводные финансы по каждому проекту/направлению. Чтобы проекты были доступны при записи учетных операций, они должны иметь статус "в работе".

Лист "Справочник"
Наименование поля
Описание
Статьи ДДС
Введите список всех категорий поступлений и трат вашей компании. Старайтесь чрезмерно не детализировать и не обобщать. Если вы оплачиваете доставку раз в год, то нет смысла выделять ее в отдельную статью. И наоборот, нет смысла все сводить в одну категорию. Создавайте список статей с расчетом на год пользования таблицей, чтобы изменять их список как можно реже и при этом видеть важные показатели.
Обязательно создайте технические статьи для перемещения средств между счетами.
Тип операции
В данном шаблоне любая статья ДДС может быть или доходной или расходной. Проставьте для каждой статьи соответствующий ей тип. Это нужно для подсчета остатков на счетах.
Статьи P&L
Отчет о прибылях и убытках (P&L) в таблице строится кассовым методом. У каждой операции есть дата начисления, которая определяет период отображения операции в отчете. Статьи PL группируют статьи ДДС. К одной статье PL можно отнести несколько статей ДДС и тем самым выделить составляющие, на основе которых считается прибыль.
Тип оплаты
В этом столбце укажите полный список ваших счетов, включая резервные. Они будут нужны для расчета остатков средств.
Контрагент/сотрудник
Введите список ваших сотрудников и контрагентов, с которыми вы постоянно совершаете взаиморасчеты. На листе одноименного отчета будут выводиться сводные выплаты каждому из указанных лиц.
Наименование поля
Описание
Статьи ДДС
Введите список всех категорий поступлений и трат вашей компании. Старайтесь чрезмерно не детализировать и не обобщать. Если вы оплачиваете доставку раз в год, то нет смысла выделять ее в отдельную статью. И наоборот, нет смысла все сводить в одну категорию. Создавайте список статей с расчетом на год пользования таблицей, чтобы изменять их список как можно реже и при этом видеть важные показатели.
Обязательно создайте технические статьи для перемещения средств между счетами.
Тип операции
В данном шаблоне любая статья ДДС может быть или доходной или расходной. Проставьте для каждой статьи соответствующий ей тип. Это нужно для подсчета остатков на счетах.
Статьи P&L
Отчет о прибылях и убытках (P&L) в таблице строится кассовым методом. У каждой операции есть дата начисления, которая определяет период отображения операции в отчете. Статьи PL группируют статьи ДДС. К одной статье PL можно отнести несколько статей ДДС и тем самым выделить составляющие, на основе которых считается прибыль.
Тип оплаты
В этом столбце укажите полный список ваших счетов, включая резервные. Они будут нужны для расчета остатков средств.
Контрагент/сотрудник
Введите список ваших сотрудников и контрагентов, с которыми вы постоянно совершаете взаиморасчеты. На листе одноименного отчета будут выводиться сводные выплаты каждому из указанных лиц.

После внесения данных в справочник нужно нажать кнопку "Сохранить" в верхней части листа.
После нажатия на кнопку сохранения откроется диалоговое окно авторизации. На видео, которое приведено выше, описан процесс прохождения авторизации.

Подключение Телеграм-бота
Процесс подключения телеграм-бота к таблице описан в видео инструкции:

На листе "Пользователи бота" вводим имена пользователей, номера телефонов, зарегистрированных в Телеграме, и ставим галочку в столбце доступа.

Шаг 1

Далее нажимаем кнопку "Сохранить" в верхней части таблицы.
Пользователи, которых вы указали на данном листе, переходят в мессенджер телеграм, в поиске находят бота @help_excel_finances_bot
В телеграм-боте нужно подтвердить согласие с пользовательским соглашением.

Шаг 2

Вводят номер телефона в указанном формате:

После этого действия бот подключен к вашей таблице, и можно вводить операции.

Как работает сервис

Связка таблиц и телеграм-бота создана нами для демонстрации возможностей простоты создания аналогичных сервисов. Мы не планируем делать описанные функции платными. Таблица создана на основе большого числа обратной связи пользователей наших шаблонов, и ее функций должно быть достаточно для многих малых компаний.

Видеообзор работы сервиса:
Лист "учет финансов"

Информация на данный лист записывается через телеграм-бота или вводится напрямую в отведенные столбцы. После ввода или изменения данных нужно нажимать кнопку "Сохранить".

Кнопка "Сохранить" сохраняет в базе данных содержимое листа.

Кнопка "Обновить" обновляет содержимое листа из базы данных на основе введенного диапазона дат.»

Для удаления операций нужно отметить их галочками в одноименном столбце и нажать кнопку "Удалить".

Чтобы появились операции, введенные через телеграм-бота, нужно нажать кнопку "Обновить".

Информация на данном листе выводится на выбранный в верхней части период времени. Этот подход позволяет хранить большое число исторических данных. Таблицу не нужно будет менять, когда она начнет тормозить из-за большого числа строк.

Каждое поле является аналитикой для построения нижеприведенных отчетов.

Лист "проекты"

На листе "Проект" вы увидите сводные поступления и расходы по каждому проекту/направлению.

Лист "cash flow"

Данный лист представляет собой форму отчета о движении денег. Он отображает сводную информацию трат и поступлений по категориям на каждый месяц года и строится по дате операции.

Лист "Cash Flow по проектам"

Отчет формируется по дате операции и отображает суммы сводных поступлений и трат по каждому проекту на каждый месяц выбранного года.

Лист "Сотрудники и Контрагенты"

На данном листе формируется сводный отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам за каждый период времени. Отчет формируется по дате операции.

Лист "P&L"

Данный лист предназначен для вывода отчета о составляющих прибыли. Отчет формируется кассовым методом по дате начисления. Статьи PL группируют статьи ДДС. Выручка отображается, если в поле "Акты подписаны" на листе учета финансов стоит галочка.

Все настроено
Для данной таблицы будут регулярно публиковаться обновления. Мы планируем расширять аналитику и делать настраиваемый учет.
Если у вас есть идеи или реальная бизнес-потребность, пишите нам в телеграм-чат. Мы постоянно работаем над новыми продуктами, и нам важно слышать ваше мнение.
На этом всё!

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Хотите обсудить свой проект?

Если Вам понравился наш кейс и Вы бы хотели проконсультироваться с нашей командой по поводу внедрения подобного решения в Вашу компанию, оставьте заявку и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.