Прежде чем начать пользоваться шаблоном, сделайте, пожалуйста, копию.
Настройка таблицы
Error get alias
Ниже описаны ключевые моменты настройки справочников.
Пошаговый процесс подготовки таблицы к работе мы показали на видео:
Пошаговый процесс подготовки таблицы к работе мы показали на видео:
Бизнес-аналитика
Пошаговая настройка справочника таблицы
Для начала работы нужна таблица. Если у вас ее еще нет, то ее можно получить, заполнив форму ниже.
Шаг 1
Создаем копию исходника на свой Гугл Диск. Открываем таблицу по имеющейся у вас ссылке, в меню файл -> создать копию
Шаг 2
Заполняем справочники.
Шаг 3
Лист "проекты"
На данном листе вы ведете учет ваших проектов или направлений деятельности. Эта информация нужна, чтобы в дальнейшем относить к ним операции и видеть сводные финансы по каждому проекту/направлению. Чтобы проекты были доступны при записи учетных операций, они должны иметь статус "в работе".
Лист "Справочник"
Наименование поля
Описание
Статьи ДДС
Введите список всех категорий поступлений и трат вашей компании. Старайтесь чрезмерно не детализировать и не обобщать. Если вы оплачиваете доставку раз в год, то нет смысла выделять ее в отдельную статью. И наоборот, нет смысла все сводить в одну категорию. Создавайте список статей с расчетом на год пользования таблицей, чтобы изменять их список как можно реже и при этом видеть важные показатели.
Обязательно создайте технические статьи для перемещения средств между счетами.
Обязательно создайте технические статьи для перемещения средств между счетами.
Тип операции
В данном шаблоне любая статья ДДС может быть или доходной или расходной. Проставьте для каждой статьи соответствующий ей тип. Это нужно для подсчета остатков на счетах.
Статьи P&L
Отчет о прибылях и убытках (P&L) в таблице строится кассовым методом. У каждой операции есть дата начисления, которая определяет период отображения операции в отчете. Статьи PL группируют статьи ДДС. К одной статье PL можно отнести несколько статей ДДС и тем самым выделить составляющие, на основе которых считается прибыль.
Тип оплаты
В этом столбце укажите полный список ваших счетов, включая резервные. Они будут нужны для расчета остатков средств.
Контрагент/сотрудник
Введите список ваших сотрудников и контрагентов, с которыми вы постоянно совершаете взаиморасчеты. На листе одноименного отчета будут выводиться сводные выплаты каждому из указанных лиц.
Наименование поля
Описание
Статьи ДДС
Введите список всех категорий поступлений и трат вашей компании. Старайтесь чрезмерно не детализировать и не обобщать. Если вы оплачиваете доставку раз в год, то нет смысла выделять ее в отдельную статью. И наоборот, нет смысла все сводить в одну категорию. Создавайте список статей с расчетом на год пользования таблицей, чтобы изменять их список как можно реже и при этом видеть важные показатели.
Обязательно создайте технические статьи для перемещения средств между счетами.
Обязательно создайте технические статьи для перемещения средств между счетами.
Тип операции
В данном шаблоне любая статья ДДС может быть или доходной или расходной. Проставьте для каждой статьи соответствующий ей тип. Это нужно для подсчета остатков на счетах.
Статьи P&L
Отчет о прибылях и убытках (P&L) в таблице строится кассовым методом. У каждой операции есть дата начисления, которая определяет период отображения операции в отчете. Статьи PL группируют статьи ДДС. К одной статье PL можно отнести несколько статей ДДС и тем самым выделить составляющие, на основе которых считается прибыль.
Тип оплаты
В этом столбце укажите полный список ваших счетов, включая резервные. Они будут нужны для расчета остатков средств.
Контрагент/сотрудник
Введите список ваших сотрудников и контрагентов, с которыми вы постоянно совершаете взаиморасчеты. На листе одноименного отчета будут выводиться сводные выплаты каждому из указанных лиц.
После внесения данных в справочник нужно нажать кнопку "Сохранить" в верхней части листа.
После нажатия на кнопку сохранения откроется диалоговое окно авторизации. На видео, которое приведено выше, описан процесс прохождения авторизации.
Подключение Телеграм-бота
Процесс подключения телеграм-бота к таблице описан в видео инструкции:
На листе "Пользователи бота" вводим имена пользователей, номера телефонов, зарегистрированных в Телеграме, и ставим галочку в столбце доступа.
Шаг 1
Далее нажимаем кнопку "Сохранить" в верхней части таблицы.
Пользователи, которых вы указали на данном листе, переходят в мессенджер телеграм, в поиске находят бота @help_excel_finances_bot
В телеграм-боте нужно подтвердить согласие с пользовательским соглашением.
Шаг 2
Вводят номер телефона в указанном формате:
После этого действия бот подключен к вашей таблице, и можно вводить операции.
Как работает сервис
Связка таблиц и телеграм-бота создана нами для демонстрации возможностей простоты создания аналогичных сервисов. Мы не планируем делать описанные функции платными. Таблица создана на основе большого числа обратной связи пользователей наших шаблонов, и ее функций должно быть достаточно для многих малых компаний.
Видеообзор работы сервиса:
Лист "учет финансов"
Информация на данный лист записывается через телеграм-бота или вводится напрямую в отведенные столбцы. После ввода или изменения данных нужно нажимать кнопку "Сохранить".
Кнопка "Сохранить" сохраняет в базе данных содержимое листа.
Кнопка "Обновить" обновляет содержимое листа из базы данных на основе введенного диапазона дат.»
Для удаления операций нужно отметить их галочками в одноименном столбце и нажать кнопку "Удалить".
Чтобы появились операции, введенные через телеграм-бота, нужно нажать кнопку "Обновить".
Информация на данном листе выводится на выбранный в верхней части период времени. Этот подход позволяет хранить большое число исторических данных. Таблицу не нужно будет менять, когда она начнет тормозить из-за большого числа строк.
Каждое поле является аналитикой для построения нижеприведенных отчетов.
Лист "проекты"
На листе "Проект" вы увидите сводные поступления и расходы по каждому проекту/направлению.
Лист "cash flow"
Данный лист представляет собой форму отчета о движении денег. Он отображает сводную информацию трат и поступлений по категориям на каждый месяц года и строится по дате операции.
Лист "Cash Flow по проектам"
Отчет формируется по дате операции и отображает суммы сводных поступлений и трат по каждому проекту на каждый месяц выбранного года.
Лист "Сотрудники и Контрагенты"
На данном листе формируется сводный отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам за каждый период времени. Отчет формируется по дате операции.
Лист "P&L"
Данный лист предназначен для вывода отчета о составляющих прибыли. Отчет формируется кассовым методом по дате начисления. Статьи PL группируют статьи ДДС. Выручка отображается, если в поле "Акты подписаны" на листе учета финансов стоит галочка.
Все настроено
Для данной таблицы будут регулярно публиковаться обновления. Мы планируем расширять аналитику и делать настраиваемый учет.
Если у вас есть идеи или реальная бизнес-потребность, пишите нам в телеграм-чат. Мы постоянно работаем над новыми продуктами, и нам важно слышать ваше мнение.
Если у вас есть идеи или реальная бизнес-потребность, пишите нам в телеграм-чат. Мы постоянно работаем над новыми продуктами, и нам важно слышать ваше мнение.
На этом всё!
Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:
Хотите обсудить свой проект?
