ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ

Оптимизация процессов SEO-агентства по работе с копирайтингом

Копирайтинг - одно из неотъемлемых и очень энергозатратных направлений любой SEO-компании. Нужно писать большой объем текстов по разным тех. заданиям и на разные темы. К нам обратилось SEO агентство, которое занимается, в том числе, копирайтингом. В разработке различных текстов в этой компании участвуют несколько отделов.

Задачи:

Автоматизировать коммуникацию между отделами.

Упростить работу с проектами, вести аналитику по проектам, отделам и сотрудникам.

Реализовать возможность выставлять задачи между отделами без лишней коммуникации (на разных этапах ведения проекта отделы могут выставлять либо выполнять задачи).

Автоматизировать: выдачу и удаление доступа к различным файлам, а также создание таблиц и папок для сотрудников.

Решение:

Создано несколько папок, с которыми сотрудники агентства будут работать.

Тут же есть единая сводная таблица, доступ к которой есть только у главного менеджера. В этой таблице есть листы под каждую папку (см. на рисунке выше).

На листе проектов можно создавать и редактировать проекты. Каждому проекту в сводной таблице главный менеджер назначает редактора, SEO-специалиста и линк-билдера.

После создания у проекта появляется отдельная папка, в ней автоматически создаются несколько файлов (для копирайтинга, для линкбилдинга, для текстов).

Списки редакторов, SEO-специалистов и линк-билдеров создаются на отдельных листах в таблице.

Например, мы создаем редактора, у него появляется своя папка и своя таблица, к которой доступ имеют только он и главный менеджер. Редактор в своей таблице может видеть и редактировать только свои проекты, также может добавлять сотрудников, работающих над его проектом (они автоматически добавятся в список сотрудников в сводной таблице).

При создании в приложении новых сотрудников, их файлы и папки создаются от имени главного администратора, который всегда имеет к ним доступ. Например, если редактор создает нового копирайтера для своего проекта, доступ владельца к папкам и файлам копирайтера будет у главного менеджера.

При создании в таблице сотрудника "копирайтер" у него также появляется своя папка и таблица. В своей таблице он видит задачи, которые ему ставит SEO-специалист либо редактор проекта. В этой задаче у него появляется ссылка на текст, с которым ему предстоит работать. Доступ к данному тексту копирайтер имеет пока активна задача, после выполнения задачи доступ пропадает.

Проекты, шаблоны и работников можно перенести в архив. Например, когда копирайтер переносится в архив, у него пропадает доступ к своей таблице и папке, также он не может редактировать тексты, которые стоят у него в задачах.

Когда проект переносится в архив, к нему теряют доступ все сотрудники, которые с ним работали. Содержимое архива мы можем либо восстановить, либо удалить безвозвратно, выбрав нужную кнопку.

Еще одна задача, которую мы реализовали - это отправка электронных писем.

Например, есть триггеры по времени, которые отсылают копирайтеру на почту письмо из шаблона о том, что скоро дедлайн. Также при создании копирайтера, ему автоматически присылается письмо с инструкцией и ссылкой на его таблицу, в которую ему ставят задачи.

На этом всё!

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?

Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс
по Гугл таблицам от наших разработчиков.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.