ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL

Оптимизация работы таксопарка

Пример оптимизации работы таксопарка с помощью внедрения автоматизированной системы таблиц управленческого учета.

Клиент:

Занимается сдачей автомобилей в аренду под такси. Большая часть автомобилей инвесторские.

Проблема:

Сбор данных из различных программ, таких как 1С, Автодилер и др, и их перенос вручную в таблицы. Это занимало очень много времени, поэтому решили автоматизировать свои отчеты в таблицах.

Далее мы подробно расскажем о задачах, которые перед нами стояли, и о том, как именно мы автоматизировали систему таблиц.

Задача

Инвестор покупает машины и сдает их в аренду, но не занимается организацией процесса. Условная компания (далее - "Таксопарк") предоставляет возможность сдавать машины в аренду, берет на себя все обязанности по поиску арендаторов, обслуживанию, ремонту и расчетам. Чтобы снизить риски отдельно взятого инвестора, "Таксопарк" объединяет машины инвесторов в пулы (допустим по 30 машин).

Внутри пула суммируются все доходы и расходы, и рассчитываются выплаты инвесторам исходя из количества машин в пуле.

Выгрузка информации из программ, оформление расчетов и формирование отчетов и платежей происходили вручную и именно эти процессы необходимо было автоматизировать. Так же стояла задача автоматической отправки отчетов инвесторам.


Решение

Для получения данных из программ "1C" и "Автодилер" мы настроили скрипты для выгрузки данных на листы Google Sheets. Теперь выставив месяц и год, при нажатии кнопки на листе мы получаем данные из этих программ.

Лист 1С:

Лист Автодилер:

Теперь данных достаточно, чтобы автоматически сформировался подробный отчет по всем машинам из выбранного пула.

В отчете мы увидим доход по каждой машине за каждый день, выставив интересующий нас месяц и год.

Здесь мы видим уже усредненную информацию по доходам и расходам, комиссию Таксопарка и сумму, которую необходимо выплатить инвестору.

Задачу отправки отчета инвесторам мы решили реализовать через Telegram Бота. Для этого, на листе справочник мы заполняем поле "Собственник", прописываем к какому пулу принадлежат его машины, и присваиваем Telegram ID для отправки отчета.

Далее на листе отчеты мы запускаем скрипт, который для каждого инвестора формирует индивидуальный отчет. Пример отчета:

Эти отчеты автоматически рассылаются инвесторам. Для отслеживания корректной рассылки отчетов создан лист «Лог отчетов», в котором мы можем отслеживать статус отправки отчетов.

Бывает так , что по каким-либо причинам отчет не был отправлен, в логе мы увидим статус " Не отправлено". Для этого мы добавили лист с индивидуальным отчетом. Выбрав из выпадающего списка инвестора, которому не пришел индивидуальный отчет, мы можем скриптом сформировать его для данного инвестора и отправить .

Также можно сформировать один отчет по отдельной машине и отправить только его. На этом же листе для удобства клиента мы создали еще один скрипт. При нажатии одной кнопки в банковском приложении автоматически создаются платежки для отправки средств инвесторам.

По желанию клиента мы создали лист для аналитики пулов, чтобы отслеживать необходимые данные по месяцам и по годам. Лист похож на описанный выше отчет по машинам, в нем собирается вся информация по каждому пулу. Отдельно ведется лог данных старых отчетов и выплат.

Результат

Теперь клиенту вручную нужно будет только распределить машины по классам, определить к какому пулу эти машины принадлежат и кто владелец машины. Также присвоить ID пользователя Telegram (для отправки отчета инвестору) и ввести банковские реквизиты счетов инвесторов (по которым будут создаваться платёжки). Все остальное происходит автоматически.

На этом всё!

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?

Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс
по Гугл таблицам от наших разработчиков.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.