Правила при составлении и чтении отчета о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств — главный помощник управленца в понимании, где находятся деньги организации. ОДДС показывает, сколько денежных средств по итогу поступает от продаж, займов, инвестиций и других источников, а также куда именно они расходуются — на оплату поставщикам, аренду, зарплаты, налоги и так далее. По сути, этот отчет отвечает на вопрос: сколько денег действительно осталось у компании “на руках” после всех поступлений и выбытий. Важно не путать поступления с выручкой, а платежи — с расходами.

В сети можно найти множество примеров того, как можно вести отчет о движении денежных средств. При подготовке отчета о движении денежных средств важно учитывать, что его данные тесно взаимосвязаны с бухгалтерским балансом и финансовыми результатами.

Разобраться во всем и понять, что отражает отчет не столь уж сложно. Однако важно, чтобы информация, с которой вы работаете, показывала действительную картину происходящего. Чтобы отчет был достоверным, первым делом нужно структурировать все названия и регулярно вести записи. Рассмотрим конкретный пример работы с шаблоном учета финансов.

Для того чтобы все точно считалось и никакие суммы не были утрачены, сначала проработайте названия в справочнике.

Статьи ДДС — это категории, по которым вы группируете все доходы и расходы компании. Они помогают структурировать и анализировать денежные средства и эквиваленты, чтобы в конце отчетного периода вы четко видели, откуда поступают средства и на что они расходуются.

Есть несколько способов составить статьи ДДС.

Например, можно воспользоваться нейросетью, которая облегчит процесс анализа операций. Чтобы воспользоваться этим методом, нужно обратиться к нейросети с просьбой определить список возможных статей ДДС. Лучше всего сразу уточнить специфику вашей компании, рассказать, в какой отрасли она работает, какие виды доходов и расходов у вас есть, а также добавить ключевые категории затрат и поступлений. Нейросеть проанализирует полученные данные и предложит список разных статей, соответствующий особенностям именно вашего бизнеса.

Еще один эффективный подход — взять банковские выписки за последние три месяца, просмотреть их и сгруппировать платежи по типам операций. Так вы, как предприниматель, получите индивидуальный список статей, который точно отразит специфику финансовой деятельности вашей компании.

Каждую статью отчета о денежных средствах из составленного вами списка необходимо сопоставить с видами деятельности. Есть три вида деятельности:

1. Операционная (ежедневная деятельность: продажи, закупки, зарплаты);
2. Инвестиционная (вложения в долгосрочные активы, например, оборудование);
3. Финансовая (привлечение и возврат денег, изменение размера капитала компании: кредиты, дебиторские задолженности, дивиденды).

Для денежных потоков каждого вида деятельности определяется сальдо — разница между суммой поступлений и платежей. Это значение может быть как положительным, так и отрицательным. После подсчета по всем группам данные суммируются, а итоговая величина добавляется к остатку денежных средств, который был на начало периода.

Важно помнить: итоговая сумма не может быть меньше нуля. Если получится отрицательное значение, это означает, что расходы превысили доступные средства, что нарушает правила логики финансового учета. Соблюдение этого принципа является ключевым при составлении отчетности.

Заполнив эту связку, считайте, вы сделали полдела. Выдохните, дальше проще. В справочнике перечислите всех сотрудников, контрагентов и типы оплат, которыми вы пользуетесь. Это все ваши карты, счета или кассы.

Проработав справочник, вы обезопасили себя от случайной потери сумм в отчете. Второй важный момент, о котором мы уже упомянули, — это регулярное ведение записей по произведенным операциям. Поскольку у нас уже есть справочник, заполненный под строительные операции, останемся в рамках примера отчета по стройке.

Все приходные и расходные операции записываются вручную с указанием деталей по ним. Так, по подсвеченной синим операции по статье выплаты зарплаты бригаде, вы укажете дату, когда зарплата была выплачена, счет, с которого деньги были сняты (в нашем примере это наличный расчет), и сумму выплаты. Также можно отметить, какому сотруднику были начислены средства, или указать контрагента, которому вы выплатили деньги. То есть вы указываете максимальное количество деталей по операции.

Среди столбцов для заполнения есть столбцы “Компания” и “Проект”. Если у вас несколько компаний или юр.лиц, а также вы ведете несколько проектов одновременно, то в списке операций важно указать, к какой компании и проекту относится сумма по операции. Как и все записи, которые вы делаете в таблице, названия компаний и проектов должны быть везде одинаковыми. Для этого на отдельном листе вы перечисляете все свои компании или юр.лица.

А на листе “Проекты” вы аналогичным образом заводите строки с проектами. В зависимости от специфики вашей компании, вместо проектов на данном листе можно завести данные по каким-то направлениям, видам деятельности, моделям, брендам или торговым точкам.

После того как вы сделали записи со всеми компаниями и проектами, указывайте их названия в качестве детализации к произведенным тратам, чтобы в дальнейшем в отчетах анализировать цифры по конкретному юридическому лицу или проекту. Плюс, на этих отдельных для компаний и проектов листах вы уже можете посмотреть показатели поступлений, расходов и прибыли по каждому направлению.

Вот мы и подобрались к главному. На основе того, что вы сделали: настроили справочник, завели списки компаний и проектов, а также вели записи по всем расходным и доходным денежным операциям, автоматически год за годом будет строиться отчет о движении денежных средств.

Данные по проведенным операциям мы внесли пока только за август, поэтому суммы мы видим в столбце только за этот месяц. Чем дольше вы будете вести записи по произведенным операциям, тем больше информации вы получите из отчета. Что мы видим?

Как вы помните, в качестве дополнительных деталей операции вы указывали, по какому проекту и к какой компании относился приход или расход. Благодаря тому, что вы прописали эти детали в отчете, вы можете выбрать конкретную компанию (юр. лицо) и увидеть суммы, относящиеся именно к ней, а также вы можете выбрать один или несколько проектов и проанализировать связанные показатели по ним. Это даст вам возможность увидеть, куда идут деньги, и, основываясь на цифрах, понимать, какие направления более прибыльные и на чем стоит сосредоточить усилия.

Кроме того, анализ показателей в отчете поможет вам выявить сезонность доходов и расходов, что является важным для планирования бюджета и прогнозирования. Если вы заметите, что в каком-то месяце поступает больше денег, это означает, что вам нужно будет подготовиться к увеличению рабочей нагрузки. Например, в такие периоды стоит уделить внимание тому, чтобы на работе было достаточно сотрудников, избегая отпусков, и заранее закупить необходимые материалы.

Важно помнить, что в отчете о движении денежных средств отображаются фактические поступления. Это значит, что нужно учитывать, когда ваши клиенты проводят полную оплату. Если клиенты оплачивают заказы не сразу, горячий сезон может начаться раньше, чем вы увидите рост поступлений в отчете. Поэтому анализируйте данные с помощью этих факторов, чтобы более точно планировать свои ресурсы.

Как вы видите, отчет о движении денежных средств предоставляет ценную информацию, благодаря которой вы сможете лучше ориентироваться в бизнес-процессах. Регулярный и точный учет операций позволит вам быстро реагировать на изменения и оценивать, нужно ли корректировать стратегию или придерживаться текущего курса. Однажды разобравшись с тем, как работать с отчетом, ДДС станет надежным инструментом для управления финансами вашей компании.