ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL

Организация системы
сбора данных

Кейс о том, как организовать автоматический сбор данных из нескольких
таблиц в единый отчет.

Ниже представлено описание выстроенной нами системы учета в Google таблицах.

ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL

Организация системы
сбора данных

Кейс о том, как организовать автоматический сбор данных из нескольких
таблиц в единый отчет.

Ниже представлено описание выстроенной нами системы учета в Google таблицах.

Описание задачи

У каждого сотрудника своя таблица, где записываются учетные операции. Нужно сделать так, что бы в одной таблице собиралась информация из таблиц сотрудников в один сводный отчет.

Таблицы, предложенные для решения:

Подробное описание кейса можно посмотреть на нашем Youtube-канале с разбором проблем и поиском решения.

Решение проблемы

Рассмотрим ситуацию, когда с целью разграничения прав у каждого сотрудника своя таблица, где фиксируются учетные операции.

Вид таблицы сотрудника

И есть таблица руководителя, содержащая форму отчета.

Вид таблицы руководителя

Усложним задачу тем, что представление данных в таблице руководителя задается взаимосвязанными выпадающими списками и диапазонами дат.

Настройка представления отчета

Для начала нужно сделать так, чтобы данные, которые вводятся в таблицы сотрудников появлялись в таблице руководителя.

Для этого создаем в таблице руководителя ровно столько листов, сколько таблиц сотрудников. Данные будем подтягивать формулой IMPORTRANGE()

Посмотрите короткий обзор применения формулы в данной ситуации.

Шаг 1

В таблице «Отчетность» на листе «Данные» поставьте курсор в ячейку D3 и пропишите там формулу по аналогии с видеозаписью.

Подробнее о формуле:

=IMPORTRANGE(«Ссылка на таблицу»; «Диапазон, который нужно отобразить из этой таблицы»)

Для начала нужно сделать так, чтобы данные, которые вводятся в таблицы сотрудников появлялись в таблице руководителя.

Для этого создаем в таблице руководителя ровно столько листов, сколько таблиц сотрудников. Данные будем подтягивать формулой IMPORTRANGE()

Посмотрите короткий обзор применения формулы в данной ситуации.

Шаг 1

В таблице «Отчетность» на листе «Данные» поставьте курсор в ячейку D3 и пропишите там формулу по аналогии с видеозаписью.

Подробнее о формуле:

=IMPORTRANGE(«Ссылка на таблицу»; «Диапазон, который нужно отобразить из этой таблицы»)

Обязательно заключайте аргументы в кавычки!

Для самопроверки воспользуйтесь готовой формулой.

=importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/14GIMUMieJBNiUGFEcukx0q0Vwhdj
zzQ_6R_JSWXbzNs/edit#gid=0";"Данные!b:g")

Пример функции:

Для самопроверки воспользуйтесь готовой формулой.

=importrange("https://docs.google.com/s
preadsheets/d/14GIMUMieJBNiUGFEcukx
0q0VwhdjzzQ_6R_JSWXbzNs/edit#gid=0";
"Данные!b:g")

Пример функции:

В шаге 1 мы сделали так, чтобы при обновлении данных в таблицах сотрудников, в таблице руководителя отображались все изменения.

Теперь нужно сделать так, чтобы отчет заполнялся актуальными данными из таблиц сотрудников.

Для этого хорошо подходить формула СУММЕСЛИМН()

Подробнее о формуле:

=СУММЕСЛИМН(диапазон суммирования;диапазон критерия 1; критерий 1;диапазон критерия 2; критерий 2;…)

И эту формулу нужно приписать относительно каждой таблицы.

Вид формулы в ячейке отчета:

=СУММЕСЛИМН1+СУММЕСЛИМН2+СУММЕСЛИМН3...СУММЕСЛИМНN

Шаг 2

В шаге 1 мы сделали так, чтобы при обновлении данных в таблицах сотрудников, в таблице руководителя отображались все изменения.

Теперь нужно сделать так, чтобы отчет заполнялся актуальными данными из таблиц сотрудников.

Для этого хорошо подходить формула СУММЕСЛИМН()

Подробнее о формуле:

=СУММЕСЛИМН(диапазон суммирован
ия;диапазон критерия 1; критерий 1;ди
апазон критерия 2; критерий 2;…)


И эту формулу нужно приписать относительно каждой таблицы.

Вид формулы в ячейке отчета:

=СУММЕСЛИМН1+СУММЕСЛИМН2+СУМ
МЕСЛИМН3...СУММЕСЛИМНN

Шаг 2
Результат

Для каждого сотрудника создана таблица учета, где сотрудники видят и работают только с предназначенной им информацией. Между таблицами организован обмен данными. Если внести изменения, они отобразятся в связанных таблицах.

К таблицам подключена база данных, что позволяет хранить и обрабатывать большое количество записей. Пользователи могут работать одновременно и не мешать друг другу.

На основе учетной информации считается множество связанных показателей. Сводная аналитика выводится в общем отчете руководителя.

Если у вас возникли вопросы по кейсу или необходимо настроить собственную систему управленческого учета, пишите в наш Telegram-чат:

Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?
Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс по Гугл таблицам от наших разработчиков