ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL

Оптимизация работы таксопарка

Пример оптимизации работы таксопарка с помощью внедрения автоматизированной системы таблиц управленческого учета.

Клиент:

Занимается сдачей автомобилей в аренду под такси. Большая часть автомобилей инвесторские.

Проблема:

Сбор данных из различных программ, таких как 1С, Автодилер и др, и их перенос вручную в таблицы. Это занимало очень много времени, поэтому решили автоматизировать свои отчеты в таблицах.

Далее мы подробно расскажем о задачах, которые перед нами стояли, и о том, как именно мы автоматизировали систему таблиц.

Задача

Инвестор покупает машины и сдает их в аренду, но не занимается организацией процесса. Условная компания (далее - "Таксопарк") предоставляет возможность сдавать машины в аренду, берет на себя все обязанности по поиску арендаторов, обслуживанию, ремонту и расчетам. Чтобы снизить риски отдельно взятого инвестора, "Таксопарк" объединяет машины инвесторов в пулы (допустим по 30 машин).

Внутри пула суммируются все доходы и расходы, и рассчитываются выплаты инвесторам исходя из количества машин в пуле.

Выгрузка информации из программ, оформление расчетов и формирование отчетов и платежей происходили вручную и именно эти процессы необходимо было автоматизировать.

Решение

Для получения данных из программ "1C" и "Автодилер" мы настроили скрипты для выгрузки данных на листы Google Sheets. Теперь выставив месяц и год, при нажатии кнопки на листе мы получаем данные из этих программ.

Лист 1С:

Лист Автодилер:

Теперь данных достаточно, чтобы сделать подробный отчет по каждой машине.

В отчете мы увидим доход по каждой машине за каждый день, выставив интересующий нас месяц и год.

Здесь мы видим уже усредненную информацию по доходам и расходам, комиссию Таксопарка и сумму, которую необходимо выплатить инвестору.

На этом листе мы настроили скрипт для отправки отчета через телеграм-бот для инвесторов. Отчеты формируются и отправляются автоматически по каждой машине после нажатия одной кнопки на листе, что экономит немало времени.

Пример отчета

Также можно сформировать один отчет по отдельной машине и отправить только его. На этом же листе для удобства клиента мы создали еще один скрипт. При нажатии одной кнопки в банковском приложении автоматически создаются платежки для отправки средств инвесторам.

По желанию клиента мы создали лист для аналитики пулов, чтобы отслеживать необходимые данные по месяцам и по годам. Лист похож на описанный выше отчет по машинам, в нем собирается вся информация по каждому пулу. Отдельно ведется лог данных старых отчетов и выплат.

Результат

Теперь клиенту вручную нужно будет только распределить машины по классам, определить к какому пулу эти машины принадлежат и кто владелец машины. Также присвоить ID пользователя Telegram (для отправки отчета инвестору) и ввести банковские реквизиты счетов инвесторов (по которым будут создаваться платёжки). Все остальное происходит автоматически.

На этом все!
Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?
Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс по Гугл таблицам от наших разработчиков

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp.
Проведем аудит и предложим решение.