ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ

Управленческий учет для ресторанного бизнеса

Пример разработки полной системы ведения и учета ресторанного бизнеса и общепита.

Задача:

Выстроить управленческий учет для сети ресторанов с возможностью импорта данных, учетом времени сотрудников и начислением ЗП, расчетом точки безубыточности.

Результаты:

  • Автоматический импорт данных с iiko и выписок банка.
  • Расчет точки безубыточности и учет кредиторской задолженности.
  • Раздельный учет нескольких юр-лиц и нескольких точек питания.
  • Cash Flow общий и по каждой точке питания.
  • Деление общих расходов по точкам в % от выручки.
  • Учет времени работы сотрудников и начисление ЗП.
  • Графическое сравнение оборота точек за выбранный период.

Далее расскажем подробнее о системе учета.

Система учета

Кейс состоит из двух файлов - Финансы и График.

Файл "График"

На первом листе файла "График" фиксируется стаж работника, его оклад и должность. На других листах, названия которых совпадают с названиями точек питания, ведется учет смен работников.

Рис.1 - лист "Стаж"

На этих листах указывается время начала и окончания смены, данные сохраняются в базе данных и отработанные часы всегда можно посмотреть за прошлые периоды. На первом листе файла "График" фиксируется стаж работника, его оклад и должность. На других листах, названия которых совпадают с названиями точек питания, ведется учет смен работников.

Рис.2 - несколько листов для каждой точки питания

Также эти данные обрабатываются в следующем файле - "Финансы", который представляет из себя учет финансов и анализ всех собранных данных.

Файл "финансы"

Этот файл гораздо более обширный. Покажем каждый лист по отдельности.

Лист "ТБ ". Считает точку безубыточности, затем на её основе строится финансовое планирование на месяц.

Рис. 3 - лист "ТБ"

Лист "ФП " финансовое планирование за выбранный месяц.

Рис. 4 - лист "ФП"

Рис. 5 - лист "Выписка банка"

Рис. 6 - лист "Выписки iiko"

Файл читает выписки из банка и iiko. Достаточно загрузить файл выписки в нужную папку на гугл диске и нажать кнопку "Обновить". Если расход не относится к конкретной точке питания, она делится между всеми точками в зависимости от размера выручки каждой из них. В выписках банка есть интересный момент - если деньги, например, за 29-е число пришли третьего числа следующего месяца, то они будут учтены как за 29-е, то есть по дате из назначения платежа. В итоге есть дата фактического прихода и дата отчета.

Рис. 7 - лист "Учет кредиторской задолженности"

Лист "Учет кредиторской задолженности " показывает долги перед подрядчиками.

Рис. 8 - лист "Cash Flow год"

Лист "Cash Flow год " относится к сводным листам и показывает расходы и доходы по статьям ДДС по месяцам за выбранный год. Соседний лист "Cash Flow по точкам" показывает всё то же самое, но уже отдельно для каждой точки питания.

Рис. 9 - лист "ЕП"

Лист "ЕП " считает средний чек и средний чек на гостя.

Рис. 10 - лист "ИЦО расход"

Лист "ИЦО расход " показывает расходы на статьи ДДС за выбранный период для каждой точки в отдельности.

Лист "ИЦО доход " - такая же сводная таблица по доходам: кол-во чеков, кол-во гостей, средний чек, средний чек гостя, маржа.

Рис. 11 - лист "ИЦО общий"

Лист "ИЦО общий " - показатели предыдущих листов ИЦО в виде графика для сравнения точек между собой.

Рис. 12 - лист "Зарплата"

Этот файл "Финансы " также ведет учет человеко-часов как в предыдущем файле, но для тех, кто не относится к конкретным точкам питания: бухгалтерия, водители и тд. Лист "Зарплата " на основе данных учета человеко-часов показывает, сколько начислено работникам заработной платы. При оплате бухгалтерия ставит галочку "оплачено" и все данные сохраняются в базу данных.

На этом всё!

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?

Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс
по Гугл таблицам от наших разработчиков.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.