Шаг 1. Авторизация в чат-боте

Попросите каждого пользователя, которому нужно подключить чат-бота, пройти авторизацию.
Для этого заходим в Телеграм и в строке поиска вводим @helpexcel_accounting_bot

Далее нужно отправить номер телефона, следуя командам чат-бота.

Шаг 2

После того, как пользователи отправили свой номер чат-боту нужно зайти в таблицу и сгенерировать для них уникальный ключ доступа.
Для этого переходим на лист "Настройки" и нажимаем желтую кнопку в верхнем левом углу экрана.

В появившемся окне вводим номер телефона в указанном формате и нажимаем кнопку "Отправить".

Появляется диалоговое окно:

Оттуда копируем уникальный ключ и передаем его пользователю бота:

Пользователь, которому передали ключ, заходит в чат-бот и отправляет его сообщением чат-боту

Появляется сообщение о успешной регистрации. Теперь можно полноценно пользоваться сервисом.

Финансы - важная часть системы управленческого учета. Правильная организация определяет детализацию анализа деятельности компании в целом.

Как работает финансовый учет?

Вы записываете операции, каждой из них присваиваете аналитики определенные спецификой вашего бизнеса и статью ДДС. И в онлайн режиме видите сводный отчет, предстваление которого можно регулировать, чтобы анализировать результаты в разных проекциях.

Простой финучет

Так будет работать финучет, если нет центров финансовой ответственности и не требуется разграничивать права пользователей. Для всех одна рабочая область, любые операции можно корректировать и каждому доступен сводный отчет.

Нормальный финучет

У вас разные направления деятельности, разные ответственные лица. У каждого пользователя своя рабочая область или аккаунт для ведения учета с соответствующими правами доступа. Дополнительные аналитики, такие как направление деятельности, центр финансовой ответственноси и тд делают отчет более динамичным и детализированным. Сотрудники видят только те данные и ту срез отчетности, которая своейственнена его KPI. Администратор имеет доступ ко всей информации.

Теперь, когда понятны основы, можно приступить к чек-листу и спроектировать систему финучета для своего бизнеса.

Шаг 1

Возьмите выписку из банка за последние полгода и сгруппируйте все транзакции. Выделите платежи, которые относятся к аренде, к расходам на сотрудников, закупкам и тд. Нормальным количеством будет считаться 30-40 групп. Если вы один раз за весь этот период покупали покрышки для авто, то не стоит делать для этого отдельную группу, отнесите этот расход к группе расходы на обслуживание авто например.

Постарайтесь сделать наиболее полный и достаточный список с учетом стратегии компании на год вперед. Список статей ДДС будет определять форму отчета и изменение его структуры будет искажать результаты в динамике за длительный промежуток времени.

Шаг 2

Создайте список из выделенных в банковских выписках групп. Далее постарайтесь изменить их названия таким образом, что бы любой сотрудник при совершении учетных операций мог однозначно определять их принадлежность к этим группам.

Например, так как показано на рисунке, группировать нельзя.

Выбирайте наименования таким образом, что бы любой сотрудник мог разобраться не задавая вам лишних вопросов. Ниже табличка с плохими и хорошими примерами.

Список групп после работа с терминологией превращается в статьи движения денег. Теперь можно проектировать на их основе финансовый учет и форму отчета.

Вариант 1. Стандартизация

Когда у вас разные виды деятельности удобнее всего стандартизировать статьи ДДС в каждой из них. Таким образом вы вы пользуетесь одними справочниками и так проще всего анализировать деятельность. Если направления слишком разные и не возможно пользоваться на 100% одинаковыми статьями, то на уровне политики учета вводите для каждого направления свои статьи ДДС. Но разница в статьях должна быть только в тех моментах, которые не поддаются стандартизации. Например Аренда так и останется аредой для любого направления деятельности. Просто где то есть обслуживание транспорта, а в каком то из направлений вашей деятельности эта статья не актуальна и нет смысла ее видеть сотрудникам, что бы не было вероятности ошибочных операций.

В итоге получаем одну единую форму отчета о движении денежных средств, представление которого можно настраивать и анализировать в разрезе компаний.

Вариант 2. Разные формы отчетов

Для каждого направления свои статьи ДДС и своя форма отчета. Для отображения отчета по компании в целом создаем одну сводную форму с обобщенными статьями ДДС. Через промежуточные справочники объединяем статьи ДДС направлений деятельности с обобщенными статьями по компании в целом и получаем сводный отчет.