Кейс о том, как организовать слаженную работу отдела и обеспечить хранение большого числа данных.
Ниже представлено описание выстроенной нами системы учета в Гугл таблицах с подключением базы данных.

ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL

Организация системы таблиц кадрового учета

Кейс о том, как организовать слаженную работу отдела и обеспечить хранение большого числа данных.
Ниже представлено описание выстроенной нами системы учета в Гугл таблицах с подключением базы данных.

Организация системы таблиц кадрового учета

ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL
С чего начинаем?

Клиент:

Компания занимается предоставлением охранных услуг. Численность персонала более 2000 человек

Проблема:

Для отдела по подбору персонала необходимо было выстроить учет движения новых кадров по воронке согласования. Первичные обращения регистрируются в специализированной CRM системе

Кейс: Организация системы таблиц кадрового учета
Кейс о том, как организовать слаженную работу отдела и обеспечить хранение большого числа данных. Описание выстроенной нами системы учета в Гугл таблицах с подключением базы данных.

Подробное описание кейса можно посмотреть на нашем Youtube-канале с разбором проблем и поиском решения.

Решение

Мы выделили два уровня пользователей: сотрудники отдела персонала и менеджмент. Для каждого уровня свой вид таблиц. В таблицах сотрудников ведется учет и автоматически формируются основные показатели, отображающие текущий статус и эффективность. В таблицах менеджмента выводится сводная аналитика, показывающая результативность сотрудников и работы отдела в целом.

Сотрудники отдела персонала фиксируют результаты коммуникации с новыми кадрами и могут передавать их своим коллегам, оставив комментарий и изменив этап воронки. После изменения этапа - запись перемещается ответственному исполнителю, а у прежнего ответственного меняются значения его личных показателей.

Руководитель в своей таблице видит сколько потенциальных кандидатов прошли этапы одобрения у каждого из рекрутов.

Строится отчет о результативности каждого участка:

Отчет по источникам найма:

С целью хранения большого объема строк информации вся информация записывается в базу данных. В таблицах хранится актуальный для работы массив строк. Также база данных позволяет обеспечить обмен информацией между таблицами. Таким образом одну и туже запись можно редактировать из нескольких таблиц.

Раньше учет велся во множестве Эксель таблиц. Информация терялась и требовалось много времени на подготовку оперативных отчетов.

Результат

На основе учетной информации считается множество связанных показателей. Выводится сводная аналитика в общем отчете и в каждой таблице сотрудника.

Для каждого сотрудника отдела по кадрам создана таблица учета, где сотрудники видят и работают только с предназначенной им информацией. Между таблицами организован обмен данными. Если внести изменения, они отобразятся в связанных таблицах.

К таблицам подключена база данных, что позволяет хранить и обрабатывать большое количество записей. Пользователи могут работать одновременно и не мешать друг другу.

Спасибо, что полностью ознакомились с нашим руководством!
Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?
Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс по Гугл таблицам от наших разработчиков

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp.
Проведем аудит и предложим решение.

Если при адаптации таблицы возникнут сложности или вопросы, пишите нам в чат. Поможем каждому разобраться с тонкостями настроек Гугл таблиц

Вам будет интересно: