ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ
Оптимизация работы менеджеров в проектной компании
Наша команда не только создает проекты с нуля, но и совершенствует разработки клиентов. Показываем, как можно оптимизировать процессы в компании, не меняя основной учет в Google.Таблицах.
Клиент:
Проектная компания.
Задача:
Доработка собственных Google Таблиц для оптимизации работы менеджеров по проектам:
- Необходимо было выстроить процесс работы для нескольких менеджеров, ограничив их доступы. Некоторые менеджеры могут видеть и редактировать только свои проекты, а некоторые могут просматривать все. По каждому проекту менеджер должен сформировать отчет на основе данных из своей таблицы.
- Также необходимо было наладить процесс учета часов сотрудников по проектам.
- Необходимо реализовать отчет по проектам на основе таблиц менеджеров и табеля учета времени.
Решение:
Проект состоит из связанных между собой таблиц с подключеной к ним базой данных.
Не хотите разбираться в непонятных формулах?
Настройте учет с помощью бесплатных шаблонов.
У каждого менеджера есть своя таблица, которая создается с помощью скрипта на листе “Менеджеры” в основной таблице. Для менеджера создается папка с его таблицей, также здесь будут создаваться и храниться отчеты менеджера. Еще на листе “Менеджеры” мы можем ограничить доступ сотрудника, чтобы он мог видеть только свои проекты, а с полным доступом он сможет просматривать каждый проект. На этом же листе можно, проставив галочку и запустив скрипт, удалить менеджера. Его папка и файлы при этом сохранятся, но доступа к ним у менеджера не будет.
В основной таблице находится реестр проектов.
Здесь с помощью специальной формы мы можем создавать новые проекты и прикреплять к ним куратора и менеджера. Либо менять менеджера в существующем проекте.
Перейдем к работе менеджера с проектами. В своей таблице на первом листе сотрудник, выбрав проект, записывает по нему общие данные - даты, план поступлений и тд. Здесь же он размещает ссылки на эскизы и фотоотчет по проекту. (Заполненные поля выделены красным цветом). Перед заполнением менеджер нажимает кнопку “Обновить”, и, если данные по проекту были заполнены, они подтянутся в эту форму. После внесения изменений менеджер должен нажать кнопку “Сохранить”, чтобы информация сохранялась в базе данных.
Для простоты освоения таблицы новыми менеджерами, мы реализовали всплывающие подсказки при наведении на поля, которые необходимо заполнить.
На следующих листах менеджер ведет реестр поступлений и списаний по проекту. На втором листе общие расходы и поступления, такие как затраты на материалы, поступления от клиента и оплата подрядчикам.
Сэкономьте время и организуйте учет в компании на индивидуальной консультации с нашим специалистом.
Хотите обсудить свой проект?
Если вы задумываетесь об оптимизации процессов в компании и внедрении IT-систем, оставьте заявку на консультацию и мы свяжемся с вами для обсуждения деталей.
На третьем листе ведется учет внутренних расходов по проекту: командировочные и транспортные расходы, парковка и питание на монтажах.
Информация из таблицы менеджера хранится в базе данных и используется, в том числе, и для построения отчета по проектам в основной таблице и формирования отчета по проекту (Авансы сотрудникам и траты на монтаже).
Также для формирования отчета по всем проектам необходимо учитывать оплату труда. В компании несколько разных отделов, которые выполняют работы по разным проектам. И для учета времени сотрудников к табелю учета времени, реализованном в таблице, мы привязали приложение AppSheet. Менеджер, выбрав дату, с помощью специальной формы добавляет часы сотрудникам. В приложении можно учитывать часы по переработке, командировкам и монтажам для удобства расчета зарплат сотрудников.
Реестр данных можно также посмотреть в приложении, зайдя в нужную дату, выбрав отдел и проект. При необходимости данные в табеле можно редактировать как через приложение, так и через таблицу.
На листе реестра проектов в основной таблице при нажатии кнопки “Вывести отчет”, формируется отчет проектам за выбранный месяц на листе “Бюджет по проектам”.
Сюда попадают данные из таблиц менеджеров и табеля учета времени сотрудников. Здесь уже на основании доходов и расходов мы видим валовую прибыль и чистую выручку по всем проектам.
Базовые решения для вашего бизнеса
Удобные системы оптимизации с учетом особенностей вашей отрасли.
Удобные системы оптимизации с учетом особенностей вашей отрасли.
На этом всё!
Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:
Хотите обсудить свой проект?
