Нужна доработка таблицы?
Нужна доработка таблицы?
Система управления охранным агентством: автоматизация табеля и выплат для 100+ охранников
Кейс
Клиент:
Компания, предоставляющая услуги физической охраны объектов клиентов. Основные активы – охраняемые объекты и база сотрудников (охранников), работающих посменно.
Компания, предоставляющая услуги физической охраны объектов клиентов. Основные активы – охраняемые объекты и база сотрудников (охранников), работающих посменно.
Задача:
Создать инструмент для учета отработанных часов, расчета зарплат, премий и штрафов, а также прозрачный финансовый учет с разделением ролей между владельцем и ответственными сотрудниками.
Создать инструмент для учета отработанных часов, расчета зарплат, премий и штрафов, а также прозрачный финансовый учет с разделением ролей между владельцем и ответственными сотрудниками.
Как объединить финансы, табель учета смен и контроль объектов в единую систему с разграничением прав доступа
Технические возможности
Мы подошли к решению данной задачи комплексно и создали несколько таблиц для полноценного ведения учета. Для финансового учета мы использовали нашу стандартную таблицу, которую адаптировали под специфику ниши.
Что изменилось?
Одно из интересных и удобных решений, которое мы внедрили в таблицу – это дополнительные страницы отчетов, в которых можно отфильтровать и увидеть данные в разрезе конкретного месяца. Это позволяет видеть актуальный список заказчиков и данные об их оплатах или задолженностях в разрезе выбранных периодов.
Табель учета рабочего времени
Это вторая таблица, в которой ведется учет отработанных смен, данные о штрафах и премиях. Особенность этой таблицы в том, что здесь учет ведет как собственник, так и ответственные сотрудники, за которыми закреплена часть объектов.
Проблема заключалась в том, что сотрудники, заполняя данный табель, имели доступ к конфиденциальным данным. Перед нами стояла задача найти решение этой проблемы.
Проблема заключалась в том, что сотрудники, заполняя данный табель, имели доступ к конфиденциальным данным. Перед нами стояла задача найти решение этой проблемы.
Техническое решение
В табеле реализована система ролей:
- В главной таблице для каждой компании назначается ответственный сотрудник
- Для каждого сотрудника создается отдельный личный табель, где он вносит данные о сменах, штрафах и премиях
- Данные из личных табелей сотрудников автоматически подтягиваются в главный табель, где собственник видит всю картину целиком
Благодаря такой системе просмотр конфиденциальных данных сотрудниками невозможен, так как каждый из них работает в своей отдельной таблице, где видит только те объекты, которые назначили ему лично в главной базе.
Результат для бизнеса
- Безопасное масштабирование:
Собственник может нанимать новых руководителей объектов, выдавая им урезанный доступ без риска утечки финансовых данных. - Прозрачность для сотрудников:
Система автоматически считает заработок охранников с учетом премий и штрафов. - Контроль прибыли:
Настроены автоматические отчеты, которые показывают как общую картину бизнеса, там и данные по каждому объекту в разрезе выбранного периода.
