Нужна доработка таблицы?
Внедрение инструмента «Согласование счетов на оплату»
Наша услуга по внедрению системы согласования счетов и платежного календаря — это комплексное решение для компаний, которые хотят автоматизировать процесс обработки заявок и эффективно планировать денежные потоки.
Мы предлагаем готовый инструмент на базе Google Таблиц и Google Форм, который объединяет в себе удобную систему подачи заявок на оплату с возможность прикрепления документов и мощный платежный календарь для контроля финансовых операций.
Стоимость внедрения под ключ - 50 000 рублей, срок 1 неделя.
Кому будет полезна эта услуга?
01
Компаниям, которым необходимо навести порядок в процессе согласования счетов
02
Руководителям, которым важно иметь полную картину финансовых операций компании
03
Финансовым отделам, желающим упростить процесс согласования и контроля платежей
04
Бухгалтериям, которым нужно эффективно планировать денежные потоки и избегать кассовых разрывов
Что входит в услугу?
Полное внедрение системы
- Создание и настройка Google Формы для удобной подачи заявок на оплату с возможностью прикрепления документов.
- Разработка и заполнение справочников статей расходов и доходов с учетом специфики вашего бизнеса.
- Настройка таблицы для обработки заявок на оплату, подготовка к работе платежного календаря.
Обучение и адаптация сотрудников
- Проведение обучающего семинара (1 час) с демонстрацией работы системы и платежного календаря.
- Подробное объяснение процесса подачи заявок, согласования и оплаты счетов. Объяснение логики принятия решений на основе инструмента.
- Подготовка подробных инструкций по использованию инструмента с примерами и скриншотами.
Техническая поддержка и сопровождение
- Месяц сопровождения в персональном чате с лимитом 3 часа на ответы и консультации.
- Проведение регулярных консультационных встреч (до 2 в неделю) для решения возникающих вопросов.
- Оперативная помощь в решении проблем и доработка системы при необходимости.
Стоимость услуги:
50 000 руб.
Что входит в стоимость?
Настройка таблицы под ваш бизнес.
Обучение и сопровождение.
Подготовка инструкций.
Что не входит в стоимость?
Значительные доработки логики инструмента.
Шаблон таблицы (оплачивается отдельно).
Как происходит процесс внедрения?
Обучение:
Проводим обучающую онлайн-встречу с командой, где пошагово показываем, как пользоваться системой, объясняем ключевые функции и учим принимать решения на основе данных.
Сопровождение:
В течение месяца после внедрения мы остаемся с вами на связи в течение месяца: отвечаем на вопросы в чате (до 3 часов), проводим до двух консультаций в неделю и помогаем команде уверенно использовать инструмент в работе.
Настройка таблицы:
Мы настраиваем структуру отчетов, заводим необходимые справочники, вносим исторические данные (остатки и операции), а также подготавливаем понятные инструкции для работы с инструментом.
Сбор информации:
Мы проводим интервью с вашей финансовой командой, чтобы собрать информацию о текущем процессе обработки счетов.
4
3
2
1
Польза продукта на живом примере компании ООО «Торговый Дом»
ООО «Торговый Дом» - оптовая торговая компания с оборотом 8 млн рублей в месяц. Несмотря на стабильные продажи, компания сталкивалась с серьезными проблемами в финансовом управлении: регулярные задержки платежей поставщикам, кассовые разрывы и сложности с планированием денежных потоков. Финансовый отдел тратил значительное время на согласование счетов и контроль платежей, что отвлекало сотрудников от стратегических задач.
Для решения этих проблем было принято решение внедрить систему согласования счетов и платежного календаря. Этот инструмент выбран потому, что он позволяет организовать прозрачный процесс подачи и согласования счетов, дает возможность контролировать все этапы обработки платежных документов, помогает избегать кассовых разрывов и задержек платежей, а также обеспечивает эффективное планирование денежных потоков.
Проанализировав деятельность компании, мы составили список статей доходов и расходов, а также внесли начальные остатки по счетам на листе «Справочник».
Затем мы настроили Google Форму для подачи заявок на оплату, оставив в ней только самые необходимые поля — все лишнее убрали, чтобы сотрудники могли быстро и удобно оформлять заявки с нужной степенью детализации.
Настроили связь формы с таблицей так, чтобы все заявки автоматически попадали на лист «Согласование счетов». Здесь их удобно проверяют руководители и бухгалтер: одобряют заявки, отслеживают статус и отмечают факт оплаты. Через форму были отправлены первые заявки, и они сразу корректно отобразились на нужном листе.
Мы перенесли все текущие обязательства компании на лист «Планируемые расходы» и все ожидаемые доходы на лист «Планируемые поступления».
В результате, на основе внесенных данных в платежном календаре отразились планируемые поступления и расходы, а также автоматически рассчитались денежные остатки и ожидаемый чистый денежный поток. Среди планируемых расходов появилась и одобренная заявка на оплату, отправленная через Google Форму — система сразу учла ее при расчетах:
Как изменилась работа компании после внедрения
Спустя месяц после внедрения системы согласования счетов и платежного календаря в ООО «Торговый Дом» стали заметны существенные улучшения в работе с финансами. Компания получила прозрачный и управляемый процесс обработки платежных документов, что сразу же отразилось на скорости и точности работы.
Согласование счетов стало проходить значительно быстрее — время обработки заявок сократилось на 70%. Ошибки в платежах практически исчезли, а руководители и бухгалтерия получили удобный инструмент для контроля всех заявок в одном месте. Процесс стал прозрачным и понятным для всех участников.
Финансовое планирование стало точнее: снизилось количество кассовых разрывов, улучшилась дисциплина платежей. Теперь компания заранее видит, когда и сколько средств потребуется, может планировать расходы и уверенно брать новые обязательства.
Работа финансового отдела вышла на новый уровень. Сотрудники освободились от рутинных задач и смогли сосредоточиться на стратегическом управлении. Улучшилось взаимодействие между отделами, повысилась скорость принятия решений — все это положительно сказалось на общем управлении компанией.
Итоги внедрения
Внедрение системы согласования счетов и платежного календаря позволило ООО «Торговый Дом»:
- Навести порядок в процессе обработки заявок и платежей;
- Избежать кассовых разрывов и просрочек;
- Повысить прозрачность финансовых операций;
- Существенно улучшить эффективность работы финансового отдела.
Если ваша компания тоже сталкивается с трудностями в согласовании счетов или неуверенностью в финансовом планировании — мы поможем. Внедрим удобную систему, адаптируем ее под ваш бизнес и обучим команду. Все просто, прозрачно и с поддержкой на каждом этапе.
Хотите обсудить свой проект?
Если вы задумываетесь об оптимизации процессов в компании и внедрении IT-систем, оставьте заявку на консультацию и мы свяжемся с вами для обсуждения деталей.
Остались вопросы?
