ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ

Система таблиц учета подотчетных средств

На основе одного из реализованных нами проектов мы сделали общедоступную систему таблиц учета авансовых отчетов.

Таблицы подойдут для небольших строительных организаций, компаний, где деятельность осуществляется часто вне офиса и сотрудники самостоятельно совершают покупки с целью обеспечения деятельности компании.

О чем статья

Решение предназначено для контроля подотчетных денег в небольшой компании. Для каждого подотчетного лица создается отдельная таблица. Каждый сотрудник видит сумму средств в подотчете и свои расходные операции. Траты, внесенные в таблицу сотрудника снижают сумму, находящуюся у него в подотчете.

Данную таблицу можно использовать для контроля денег в подотчете и связать с другими нашими шаблонами с целью объединения отчетности.

Доступ к таблице

Если у вас еще нет таблицы, то ее можно получить, заполнив форму ниже:

Настройка таблицы

Для начала, нужно создать у себя на Гугл Диске папку, в которой будет хранится таблицы с авансовыми отчетами.

Сделать это можно на главной странице Google Drive

Название папки может быть произвольным.
Затем, в созданную папку нужно скопировать данные 2 таблицы:

Сделать это можно таким образом:

В созданной папке нужно создать папку "Сотрудники".

Теперь перейдем к таблице "Авансовые отчеты". В ней на листе "Настройки" есть два поля: "ID папки для таблиц сотрудников" и "ID шаблона таблицы для сотрудника". Туда нужно вставить соответствующие ID. ID можно найти в ссылке на соответствующий файл:

В таблице "Шаблон таблицы сотрудника" есть лист "Справочник". Туда в поле "ID таблицы "Авансовые отчеты" нужно вставить ID таблицы "Авансовые отчеты".

Теперь снова перейдем в таблицу "Авансовые отчеты" на лист "Сотрудники".
Здесь нужно ввести данные ваших сотрудников в зеленые столбцы, нажать на галочку "Доступ" и нажать на кнопку "Сохранить".

После нажатия у вас появится окно. Выполните действия, как указано на изображениях далее:

1
2
3
4
5

После этого снова нажмите на кнопку Сохранить.

Если настройка произведена правильно, то в папке "Сотрудники" у вас появится файл с именем сотрудника.

Теперь на листе "Сотрудники" в таблице "Авансовые отчеты" наведите мышку на #REF и нажмите на "Открыть доступ":

Такое же действие нужно сделать в таблицах сотрудников.

Теперь в таблице "Авансовые отчеты" на листе "Справочник" актуализируйте данные:

Здесь нужно просто заменить все данные на свои.
На этом настройка таблицы закончена!

Работа с таблицей

Теперь нужно выдать сотрудникам средства в подотчет.

Для это перейдите в таблице "Авансовые отчеты" перейдите на лист "Учет подотчетных средств". Тут нужно выбрать дату, категорию "Выдано в подотчет", имя сотрудника из выпадающего списка и сумму. Если какую-то сумму нужно вернуть из подотчетных средств, то в категории выберите "Возврат подотчетных средств":

После этого у сотрудника в таблице и у вас на листе "Сотрудники" появится сумма 2500.

При каких-либо тратах сотрудника, введенных у него в таблице, сумма будет уменьшаться как у него в таблице, так и вас. То есть вы всегда будете видеть остаток средств у сотрудников.

Все транзакции собраны у вас в таблице "Авансовые отчеты" на листе "Реестр платежей". Все данные отсортированы по дате.

На этом всё!

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Хотите обсудить свой проект?

Если Вам понравился наш кейс и Вы бы хотели проконсультироваться с нашей командой по поводу внедрения подобного решения в Вашу компанию, оставьте заявку и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.