автоматизация системы товародвижения

Кейс: аналитика и учет товародвижения в торговой компании.

Оптимизировали процесс учета и взаимодействия розничных точек с центральным складом.

Клиент:

Компания, которая занимается розничной торговлей овощами, фруктами и сопутствующими товарами(орехи, фрукты) в 2 городах России - Москва, Краснодар.
Торговля осуществляется с 9 торговых точек, перед этим товары закупаются на центральный склад.

Учет товаров клиент осуществляет в системе Iiko, которую активно использует.

Ранее у клиента уже было разработанное приложение, которое немного упрощало процесс учета товара, но система имела недочеты и по-прежнему требовала большого количества бумажной работы, а также работы в чате.

Задача:

Упростить систему товародвижения, учитывая особенности бизнеса клиента, предложить возможные варианты решения проблемы и как можно больше автоматизировать процесс.

Рабочий процесс клиента выглядит следующим образом:

Работа начинается с того, что все торговые точки делают заказ необходимых товаров на центральный склад в конце дня, чтобы к началу следующего дня на торговой точке были все необходимые для продажи товары - данный процесс мы называем “Заказ”.

После заказа с Торговых точек на центральном складе происходит “Сборка” товара и отправка его на торговую точку. По результатам сборки товара в Iiko отправляется накладная с перемещением товара с “Центрального склада” на “Временный склад”.

После Сборки и отправки товаров, в начале следующего дня происходит “Приемка” товаров на торговых точках. По результатам приемки товара на торговых точках, в Iiko отправляется расходная накладная на “Временный склад”, которая списывает фактически пришедшее количество товара с “Временного склада”.

После каждого заказа происходит пересчет остатков на основе которых формируются заявки на покупку товара, которого не достает на складе. На основе заявки производится закупка товара, по результатам которой на “Временный склад” в Iiko отправляется “Приходная накладная”.

Как мы это сделали?

Была реализована большая экосистема, которая состоит из:
  1. 9 таблиц для каждой Торговой точки, с которых сотрудники могут делать заказ товара, который на период заказа доступен для этого.
  2. Таблица для дополнительного заказа от лица любой торговой точки, а также с возможностью делать заказ на закупку напрямую на центральный склад.
  3. Таблица “Реестр”, в которую стекаются все заказы и в которой происходит пересчет остатков и администрирование информации об остатках для торговых точек.
  4. Таблица "Статистики", в которой рассчитываются все ошибки заказов по различным временным периодам с возможностью гибкой настройки.
  5. Таблица "Закупок товаров", куда стекаются все закупленные товары, на основе данных о которых производится возврат товара в случае необходимости, а также ведется кредиторская и дебиторская задолженность перед поставщиками.
  6. Приложение, в котором сотрудники ведут прием и сборку заказа.
  7. Приложение, в котором происходит закупка и возврат товара.

На основе полученной от клиента информации была пересмотрена система товародвижения и предложено решение, которое удовлетворяло запросам клиента.

Работа начинается с того, что Торговые точки делают заказ в своей таблице на следующий рабочий день:

Сэкономьте время и организуйте учет в компании на индивидуальной консультации с нашим специалистом.

И отправляют заказ в таблицу "Реестр". При этом стоит отметить тот факт, что данные заказа попадают на листы “Приемка” и “Сборка”, потому что в товародвижении важен тот факт, чтобы количество собранных и отправленных товаров совпадало, в противном случае товароведу необходимо видеть расхождения в количестве отправленного и принятого товара.

После отправки заявки, начинается этап сборки товара, учет которой осуществляется в приложении, в котором специалист по сборке товара вносит данные по каждой собранной позиции (таким как количество тары, вес и вес тары).

Так как приложение работает на базе таблицы “Реестр”, данные по собранному товару автоматически попадают в нее и к моменту окончания сборки, товаровед может провести контроль сборки товара.

После сборки начинается этап приемки товара на торговых точках, который производится также с помощью приложения. Специалист выбирает из заказа товар, который он принимает:

Базовые решения для вашего бизнеса
Удобные системы оптимизации с учетом особенностей вашей отрасли.

А затем заполняет данные:

Как ранее можно было заметить, в списке товаров на приемку есть кнопка “+”, которая позволяет указать принятый товар, пришедший вне заказа.

Данные приемки также автоматически отображаются в таблице, что позволяет товароведу сразу отследить расхождения в весе собранного товара и принятого, чтобы начать разбирательство по какой причине могла произойти такая ошибка.

По окончании приемки происходит отправка Расходных накладных за определенную дату и по необходимой торговой точке(если в этом нет необходимости, то была реализована возможность отправить накладные по всем торговым точкам).

А также после отправки накладных происходит отправка данных по приемке в базу данных. При этом процессе также происходит очистка листа от тех строк, которые прошли проверку(валидацию) на полноту и правильность заполненных данных. Этот процесс позволяет накапливать архивные данные, которые в дальнейшем позволяют строить статистику на основе приемки товара за любой период, а также “разгрузить” таблицу от данных, чтобы работа в ней не замедлялась из-за большого количества данных.

Аналогичные действия производятся и по окончании сборки товара:

Далее работа начинается с закупкой недостающего и “дополнительного” товара. После каждой отправки заявки с торговой точки происходит автоматический перерасчет остатков товара, который уменьшается на заказанное количество. Те товары, которых не останется по результатам сборки попадают на лист “Приемка ЦС(Розница)”, что означает, что эти товары обязательно должны быть куплены к следующему рабочему дню.

Также реализована возможность делать дополнительный заказ вручную, который попадает на лист “Приемка ЦС”.

На основе этих данных специалисты по закупке ведут свою работу во втором приложении, которое служит исключительно для работы с закупкой и возвратом товара.

При выборе закупаемого товара ставится отметка на листе “Приемка ЦС(Розница)” или “Приемка ЦС” о том, что товар уже был закуплен, чтобы в дальнейшем он не сбивал с толку специалистов и открывается форма закупки товара, в которой специалист вводит детальную информацию о совершенной покупке.

Также реализована возможность приобретения товара в долг, в случае которого сразу можно отметить сумму, которая уже была оплачена.
При покупке товара в долг, появляются данные об этом на листе “Долги реестр”, в котором фиксируются все взаимодействия с поставщиками, а именно: увеличение долга, оплата долга, возврат денежных средств.
На основе этого листа ведется аналитика кредиторской или дебиторской задолженности перед поставщиком.

Лист “Поставщики”:

При заполнении формы покупки, данные попадают на лист “Закуплено факт”, на котором аккумулируются до окончания процесса покупки товаров, а затем по аналогии с листами “Приемка” и “Сборка” выгружаются в Iiko за выбранную дату, но уже в виде Приходной накладной.
Данные, накладные по которым были успешно выгружены, переносятся с листа “Закуплено факт” на лист “Архив”, который является точной копией листа “Закуплено факт” и хранятся там ближайшие 7 дней, для возможности возврата товара поставщику.

Лист “Закуплено факт”:

Лист “Архив”:

В случае, если необходимо вернуть товар, специалист по закупке может найти его среди своих закупленных за последние 7 дней товаров в приложении. Ознакомившись с детальной информацией о закупке и убедившись, что это именно тот товар, который необходимо вернуть, специалист открывает форму возврата товара, нажатием на кнопку “Возврат товара”, в которой уже заполнена вся необходимая и вспомогательная информация, за исключением количества возвращаемого товара и статуса операции(денежные средства получены или же они у поставщика).

Список товаров на возврат:

Детальная информация перед возвратом:

Форма возврата:

Как можно было заметить, проверка(валидация) не позволяет вернуть большее количество, чем фактически купленное количество товара.

Далее информация о возврате попадает на лист “Возврат товара”, где накапливается и ждет своей отправки в Iiko в виде возвратной накладной.

Также, в зависимости от статуса операции пересчитывается задолженность перед поставщиком.

Лист “Возвраты”:

После отправки накладных, данные, накладные по которым были успешно отправлены, удаляются с листа.

Также в приложении была реализована вкладка “Операции”, в которой фиксируются все выданные инкассатором денежные средства для каждого сотрудника, все переходы денежных средств от одного сотрудника другому, прочие расходы, возвраты денежных средств и выбытие денежных средств обратно инкассатору. В приложении, в зависимости от выбранного типа операции, доступны и обязательны для заполнения разные поля, так, например, в случае “Поступления ДС” и “Выбытия ДС” для ввода доступна только сумма и комментарий, так как мы заведомо понимаем, что в случае этих операций вторым лицом является инкассатор.

А в случае “Ухода” или “Прихода” обязательным является и выбор сотрудника от кого/которому перешли денежные средства.

На основе всех данных строится подробный отчет по каждому сотруднику, который отражает все фактически затраченные средства за выбранную дату. Причем его построение обязательно было реализовать через приложение и мы этого добились, но также была предусмотрена возможность его построения из таблицы.

Отчет (вид из таблицы):

Отчет (вид из приложения):

Статистика

Отдельная таблица, в которой на основе ранее сохраненных данных из БД строится аналитика, которую запросил клиент, а именно:
1. Сводный отчет по всем торговым точкам за выбранный период, а также по выбранной категории товаров:


Реализовав функционал построения отчета, мы избавили клиента от человеческого фактора при составлении ежедневного отчета о затраченных средствах сотрудником, а также от потери времени на его построение, ведь теперь сотруднику по закупке достаточно построить отчет по завершении его работы и отправить скриншот с отчетом инкассатору.

2. Детальный отчет по торговым точкам за выбранный период, в котором посчитана статистика за каждую дату выбранного месяца, а также общая информация за весь месяц. На листе также предусмотрена достаточно гибкая система настройки выгружаемого отчета:

3. Аналогичный Торговым точкам отчет, но по складам. С меньшим количеством метрик, подходящих для складов и для запросов клиента. На листе также предусмотрена гибкая настройка параметров, по которым необходимо выгрузить статистику:

Стоит отметить, что в проекте была реализована гибкая настройка ролей пользователей в приложении, чтобы разграничить доступ торговых точек к данным друг друга и избежать неверного ввода данных.

На этом всё!

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Решение актуально?

Мы можем адаптировать любой шаблон под вашу компанию или разработать индивидуальный. Напишите нам, и мы свяжемся с Вами в удобное для вас время.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.