Еще недавно контроль товародвижения на складах проводился собственными силами – например, с использованием таблиц Excel. Этот метод имел ряд недостатков, таких как невозможность работать совместно или удаленно, проблемы синхронизации с бухгалтерскими программами. Поэтому сейчас набирают популярность готовые электронные решения для складского учета, которые используют не только большие компании, но и предприятия малого бизнеса. К их числу относятся шаблоны учета склада.

Шаблон складского учета используется для систематизации, контроля и анализа товарооборота на складе. С помощью шаблона отслеживают расположение и движение товаров, ведут учет складских остатков, осуществляют мониторинг сроков годности, а также планируют закупки и анализировать продажи.

Преимущества шаблона:

Шаблон помогает оптимизировать учет товаров, хранящихся на складах, автоматизирует торговлю, позволяет получить полную и достоверную информацию
о текущей деятельности организации. Также при помощи этого инструмента возможно проведение аналитических исследований, направленных на увеличение объемов продаж и сокращение издержек.

Как выглядит шаблон?

Это электронный инструмент, в котором можно проводить следующие действия:

Это стандартный набор функций, которые выполняет шаблон складского учета. Поиск по позициям и мониторинг проводится с помощью настраиваемых фильтров.

При необходимости инструмент корректируется и дополняется с учетом вида бизнеса организации, номенклатуры товаров, сырья и материалов, размера складских помещений.

Что представляет собой шаблон?

Заполняйте информацию о товарах, которые вы купили и продали.Храните данные о наименовании товаров, поставщиках и покупателях в единой таблице.

Рассчитывайте себестоимость товара разными способами: по средней цене прихода, по методу FIFO или LIFO.
Каждый метод подробно расписан в инструкции.

Анализируйте спрос и себестоимости товаров, создавайте прогнозы по закупкам и определяйте будущие направления продаж.

Для начала работы с инструментом требуется внести в него следующие характеристики товаров, расположенных на складе:

• наименование – заводится согласно документам организации-поставщика;
• товарная группа
• артикул, код товара;
• дата постановки на учет;
• единицы измерения (штуки, литры, килограммы, погонные или кубические метры);
• количество товара на складе;
• блок с ценами за единицу (закупочная, отпускная оптовая, розничная);
• общая стоимость по каждой позиции;
• срок годности;
• наименование поставщика;
• наименование производителя.

Для того, чтобы использовать возможности шаблона учета склада в текущей деятельности, желательно придерживаться нескольких правил.
Перед заполнением табличных форм желательно провести инвентаризацию, которая позволит актуализировать информацию о продукции на складе – количество, стоимость, срок годности, условия хранения, наличие дефектов. Это поможет выявить проблемные позиции.

На первом этапе работы лучше потратить дополнительное время, но подробно заполнить справочники с информацией по товарам на складе, не только в количественном и стоимостном выражении. Также при оформлении закупок и отгрузок желательно соблюдать хронологический порядок.

Соблюдение этих правил позволит в дальнейшем получать точную информацию по складским остаткам, планировать работу с поставщиками, формировать достоверные результаты исследований на основе ABC, XYZ-анализа. В каждой организации все взаимосвязано. Поэтому корректная информация о товарах требуется многим: водителям при составлении маршрутных листов, маркетологам, аналитикам, бухгалтерии, финансовому отделу.

Несмотря на то, что в сети Internet имеются бесплатные шаблоны складского учета, сформированных в среде Microsoft Excel, будущим пользователям следует оценивать эти инструменты объективно. К сожалению, по сравнению со специальными программами, складской учет в Excel имеет ряд недостатков:

удельный вес операций, требующих ручного труда, достаточно велик. Это приводит к увеличению ошибок при закупке и отгрузке товаров, формировании накладных, отчетов;
инструменты проверки правильности вводимой информации отсутствуют;
рабочие файлы в Excel часто повреждаются. Из-за отсутствия “облачных” сервисов есть объективная проблема потери информации при сбое программы;
для работы требуется постоянное сохранение внесенных изменений;
ограниченность функционала “Эксель”, отсутствие специальных складских функций. Кроме того, добавление объемной информации – например, о характеристиках товара, - сильно подгружает программу и приводит к сбоям;
возможность одновременной работы для нескольких пользователей отсутствует;
функция удаленного доступа обычно не реализована;
несовместимость шаблона складского учета с онлайн-кассами, бухгалтерскими программами, торговым и складским оборудованием (сканеры, электронные весы и тд.);
прямым следствием предыдущего пункта становится сложность при инвентаризации. Перечень складских остатков формируется вручную, а уже после этого заносится в шаблон “Эксель”. Вероятность ошибок в таком случае увеличивается;
для учета товара в Excel не реализована автоматическая функция отслеживания сроков годности. Это делается в режиме ручной фильтрации;
использование Excel-шаблона бесплатно не предполагает услуги технической поддержки, доработки;
сложности с формированием бухгалтерской, отчетной документации.

Таким образом, бесплатность шаблона в формате Excel условна. Его все равно потребуется дорабатывать. Кроме того, эта программа, сама по себе, громоздка, не способна обеспечить функционал, необходимый в складской логистике. Поэтому для корректного учета требуются более серьезные инструменты.

Шаблон учета склада сформирован в пространстве Google Docs, использует такие преимущества платформы, как доступность из любой точки мира, а также облачный сервис. В процессе его создания учтены особенности ведения складского учета, устранены недостатки Excel-аналогов. При необходимости работа с инструментом ведется оффлайн или же в совместном режиме.

HelpExcel.pro – команда, занимающаяся оцифровкой и оптимизацией бизнеса. Мы создаем программы, web-сервисы для бухгалтерского, финансового и складского учета, бизнес-аналитики, банковских операций.

Предлагаем рассмотреть варианты работы с шаблоном учета склада.

Бесплатный инструмент, содержащий основной набор разделов и табличных форм, доступен к скачиванию на этой странице.

Стоимость готового инструмента из коллекции HelpExcel.pro - бесплатно.

В первую очередь, он подходит для учета склада в небольших компаниях. В него включены разделы "Приход-расход товаров", "Складские остатки", "Задолженность по оплате", а также отчеты, аналитика на основе информации по складу.

Техническая поддержка

Записаться можно по ссылке, указанной выше.

Если при использовании инструмента из коллекции готовых шаблонов HelpExcel.pro возникают вопросы, специалисты нашей команды дадут консультацию, помогут настроить инструмент. Стоимость консультации – 3000 руб.

Иногда для эффективной работы с инструментом требуется его оптимизировать – например, связать несколько таблиц, упростить функционал или, наоборот, дополнить новыми листами и разделами. HelpExcel.pro поможет доработать шаблон и адаптировать его под нужды конкретной организации. Для этого необходимо направить заявку в наш адрес. После ее рассмотрения, постановки задачи и уточнения деталей, сторонами заключается договор на оказание услуг. Он служит гарантией качества выполненных работ, соблюдения установленных сроков.

Если у вас появились вопросы и предложения, предлагаем пройти на наш Telegram-канал с большим количеством полезных материалов или связаться с командой HelpExcel.pro по номеру +7 (495) 165-06-84 (телефон, WhatsApp).