Универсальная юнит-экономика.
Начало работы

Для уверенного пользования, рекомендуем вам ознакомиться с короткими видео, описывающим логику таблицы и способ пользования ей.

Для начала работы создайте копию таблицы на свой Google диск — ссылка на таблицу.
Для этого в меню “Файл” выберите пункт “Создать копию”.

В данном разделе мы разберем наполнение инструмента учета финансов, расскажем про разделение листов на категории, подготовим таблицу для начала работы,заполнив справочные листы.

В таблице действует правило цветов: зеленые поля предназначены для ввода в них вами данных, красные служат для автоматического вывода аналитики. Красные столбцы важно оставить нетронутыми во избежания сбоя встроенных в них макросов и формул.

Структурно таблица разделена на несколько видов листов: оранжевый справочный лист, зеленые листы ввода данных и красные отчетные листы.

Работа с таблицей начинается с заполнения листа “Справочник”.

Данный лист заполняется вручную. Все внесенные сюда данные будут в дальнейшем использоваться в выпадающих списках на других листах шаблона, для предотвращения ошибок ручного ввода. После заполнения справочника можно переходить к листам сбора данных, зеленым листам.

Лист “Маркетинг” имеет зеленые столбцы, в которые необходимо регулярно вносить данные, а также красные листы с минимальной аналитикой. Как уже было сказано выше, красные столбцы заполнять не нужно, в них данные появятся автоматически.

Лист “Продажи” также предназначен для сбора данных. Его важно регулярно пополнять информацией о продажах за день. Одна строка = одна продажа.

Заполняется информация по дате и сумме сделки. Далее выбираете из выпадающего списка продукт. Варианты выбора продуктов отображаются в зависимости от того, что вы прописали в справочнике. Для добавления нового пункта выпадающего списка доступного к выбору необходимо просто добавить новое наименование в справочник.
В поле “ФИО клиента” выпадающие списки формируются без завязки со справочником. Вам достаточно один раз прописать данные по клиенту в этом столбце, а ниже, если вам нужно будет снова упомянуть этого клиента, он у вас уже будет доступен к выбору из выпадающего списка.
После ввода фамилии клиента вы выбираете из выпадающего списка менеджера, совершившего продажу и трафик. Варианты доступные к выбору в этих полях идут из справочника, как и в случае со столбцом “Продукт”.
Столбец “Номер договора” служит для идентификации клиента. Этот столбец информационный и в отчетах в дальнейшем не участвует. Его заполнение опционально.

Последний реестр подлежащий заполнению — лист “Отчеты менеджеров”. Зеленые поля, которые необходимо заполнить, отведены под запись информации о встречах, проведенных менеджерами продаж.

Информация в красных столбцах будет выведена автоматически при наличии данных на листе “Продажи”.

Лист “Отчет по маркетингу” содержит аналитику по маркетинговым показателям. Поскольку данный лист является отчетным, в нем есть всего несколько полей в которые вы можете настраивать.
В правой части шапки данного листа находятся два поля с датами для выставления временного диапазона за который будет отображена аналитика.

Ниже размещен график, отображающий суммарные показатели по затратам на бюджет, количеству кликов, лидов, сделок, выручке и по проценту окупаемости рекламы (ROI).
В данном блоке вы можете посредством выпадающего списка настроить отображение данных о конкретному источнику.

Под показателями по каждому пункту (лиды, сделки и т.д.) выведены проценты. Эти проценты отражают отношение показателей в сравнении с предыдущим периодом.

Если у вас выставлен текущий временной диапазон июнь, то показатель -128% по бюджету сигнализирует о том, что по сравнению с маем затраты на рекламу значительно выросли, соответственно бюджет снизился. Если процента не стоит, значит в таблице отсутствуют данные с которыми можно провести сопоставление.
В нижней части блока выводятся основные показатели по СРС (стоимость привлечения клика), CV в лид (конверсия из клика в лид),  CV в сделку (конверсия из лида в сделку), CPL (стоимость привлечения лида), CAC (стоимость сделки) и по размеру среднего чека.

Под блоком с суммарными показателями находится блок “Тренд”. Данный блок отображает общую картину по выбранному из выпадающего списка параметру, за выставленный временной период.

Внизу листа размещены еще два блока с данными по источникам:
 “Топ продаж”, отображающий количество принесенных источниками средств за выставленный временной период;
и “Распределение по источникам” — круговая диаграмма визуализирующая показатели по выбранным из выпадающего списка параметрам (лиды, клики, сделки, выручка) по каждому источнику в сравнении друг с другом.

Второй отчетный лист шаблона — “Отчет по продажам”. Данный лист подобен предыдущему.

Немного изменена воронка в блоке “Суммарные показатели”. В выпадающем списке данного блока фильтровать отображаемые данные можно по менеджерам.

Блок “Тренд” аналогичен одноименному блоку с предыдущего листа с измененными пунктами выбора фильтрации через выпадающий список.

Круговая диаграмма “Распределение по менеджерам” показывает данные по выбранным из выпадающего списка параметрам (звонки, назначения, встречи, сделки, выручка) по менеджерам в сравнении друг с другом.
И правее добавлен блок “Выручка по продуктам” по которому видно, какие продукты в целом продаются и какой из них является наиболее прибыльным.

Внизу листа выведен “Отчет по клиентам”. Здесь списком, за все тот же выбранный в шапке листа временной диапазон, представлены все клиенты и данные по ним.

На последнем красном листе, “Клиенты”, ведется автоматически пополняемый список уникальных наименований клиентов.

В этом разделе подробно разберем заполнение таблицы данными на листе “Операции”, покажем отображение данных в отчетах “CashFlow” и “P&L”, а также расскажем про метод начисления для отчета “P&L”.

Всего в  таблице есть 6 отчетов.

Первый отчет — отчет “Cash Flow”, он же отчет о движении денежный средств или денежных потоках. Он показывает все передвижения средств в компании за определенный период времени.

В отчете есть возможность фильтрации отображаемых данных за конкретный год.
Также есть фильтр по компаниям. Выбрав из выпадающего списка какую-либо компанию, у нас отобразятся данные только по ней. Для того, чтобы увидеть информацию по всем компаниям, ячейку фильтра выбора компании необходимо оставить пустой.

Возможна фильтрация данных по проектам. Можно выбрать конкретный проект или несколько проектов. Проекты выбираются из выпадающих списков в зеленых полях, вы можете заменить уже выбранный проект на другой, либо выбрать его в свободных полях. Также установив галочку в чек-боксе “Все проекты” вы получите совокупные данные по всем проектам сразу.

Следующий отчет “P&L” — отчет о прибылях и убытках. Это отчет о выполненных обязательствах компании.

Предположим, вы оказали услуги с отсроченным платежом. Вы выполнили свои обязательства и деньги положенные к оплате, считаются уже вашими, даже если физически их у вас пока нет. То есть, если услуга была оказана в феврале, а деньги за нее вы получили только в марте, то сумма оплаты в отчете “P&L” отобразится в колонке за месяц февраль, а в отчете “Cash Flow” будет прописана как операция за март.

В данном отчете есть такие же фильтры как и в отчете Cash Flow, а именно фильтр по году, компаниям и проектам.

Отчет “Сверки кассы”.  Здесь можно посмотреть операции по различным счетам. В зеленых полях можно выбрать нужные нам типы оплат, выставить интересующий месяц и год, и у нас отобразятся все операции, с указанными датами, по этим счетам за выбранный нами период.

Если у вас большое количество счетов и отведенных полей недостаточно, вы можете выделить один из блоков типа оплаты, скопировать его и, нажав правую клавишу мыши, выбрать “Вставить столбцы справа или слева”.

 В добавленные столбцы вставляем то, что мы скопировали и просто выбираем новый счет.

Следующий лист — отчет “Cash Flow по проектам”.
Здесь можно выбрать из выпадающих списков интересующие вас проекты, и в рамках года по каждому из выбранных проектов увидеть суммы поступлений, расходов и валовой прибыли.

Отчет “Cash Flow по контрагентам” максимально похож на предыдущий. В выпадающих списках выставляются интересующие контрагенты и можно увидеть аналитику затрат на конкретного контрагента и поступлений от него.

И “Cash Flow по сотрудникам”. Этот отчет удобен для наглядности затрат на конкретного сотрудника. Сюда информация подтягивается по датам как в “Cash flow”, то есть идет отображение фактических выплат.

Лист-реестр “Операции”.  Этот лист по сути является главным листом сбора данных. На основе того, что вы будете вносить на этот лист, будут выводится все отчеты имеющиеся в данном шаблоне.

В верхней части листа есть данные по остаткам на счетах. Счета сюда подтягиваются автоматически.

Если у вас больше счетов, чем количество отведенных сверху полей для отображения, можно выделить красную ячейку, где должно быть название банка, и ячейку ниже, где выводится сумма на счету по банку. Затем выделенную область протянуть на параллельные ячейки правее, для распространения на них формул.

Практически все поля на данном листе взяты из листов настроек: варианты выбора статей ДДС, счетов оплаты, сотрудников и контрагентов выводятся из справочника; опции в выпадающих списках компаний, проектов и займов берутся с оранжевых одноименных листов. Если мы добавим на листе “Кредиты и займы” новый займ, то в операциях он у вас будет доступен к выбору в выпадающем списке.

Оставшиеся поля данного листа: “Комментарий”, “Сумма”, “Документ подписан”, “Дата операции” и “Дата начисления”.

Поле “Комментарий”  не участвует в отчетах и является необязательным для заполнения.
Суммы в одноименном столбце прописываются в формате положительных чисел без пробелов. Запись числа через пробел таблица считает как текст и в расчеты не примет.
Проставлением галочки в столбце “Документ подписан” можно фиксировать факт подписания чека или акта. Данное поле несет информационную функцию и на отчеты не влияет.
По дате операции сумма будет попадать в отчет “Cash FLow”, в то время как по дате начисления в “P&L”.
Предположим, что вам дали предоплату за постройку дома. Проставим дату, когда вам перечислили на счет деньги в столбец “Дата операции”, выберем статью ддс (продажа дома), укажем счет, компанию, сумму (300 000 р). И добавим комментарий “предоплата от клиента”.
Также укажем проект. Пока что у нас нету проекта, который нужно отнести к нашей операции.

Перейдем на лист “Проекты” и заведем там запись о новом проекте, к которому операция по продаже дома должна отнестись: отмечаем дату старта проекта, даем ему название и выставляем статус “В работе”.

Теперь этот новый проект будет доступен к выбору из выпадающего списка в столбце “Проекты” листа “Операции”.

Сотрудника, контрагента и займ мы не указываем, они нам для этой операции не нужны. В каких-то других случаях, например, записывая операцию по выплате зарплаты, вы укажете сотрудника, но не будете указывать проект и компанию. Все зависит от вносимой операции. Всегда нужно указывать статью, счет и сумму, а остальные параметры вы заполняете ситуативно.

Таким образом мы зафиксировали поступившие нам денежные средства (предоплата), за находящийся в работе проект, который мы в этом же месяце (когда нам дали деньги), закончить не успеем. Поэтому дату начисления мы пока не пишем, либо проставляем приблизительную дату, когда проект будет завершен. В случае нашего примера со стройкой это будет дата сдачи дома. Пропишем ее в столбец “Дата начисления”.

Поскольку эту сдачу дома мы можем приравнивать к выполнению вами обязательств перед заказчиком, эти деньги можно официально считать вашими и по этой дате отображать сумму в отчете “P&L”.

После внесения данной операции мы можем перейти в отчет “Cash Flow”, выбрать в фильтрах строительную компанию по которой мы только что внесли операцию, выбрать проект и увидеть сумму предоплаты прописанной в колонке месяца соответствующего записанной дате операции.

В отчете “P&L” можем установить те же фильтры и увидеть ту же сумму, но уже прописанную за месяц соответствующий дате начисления на листе “Операции”.

Эти операции не обязательно записывать в рамках одной строки, можно занести операцию по дате начисления отдельно ниже.

Тут действуйте как вас удобнее.

Касаемо суммы операции из нашего примера, мы также можем перейти на лист “Cash Flow по проектам”, выбрать наш проект и увидеть выведенную по нему сумму в графе поступлений. Здесь данные выводятся по дате операции, то есть фиксируются фактические передвижения денег.

Если вы, например, закупили товар на условиях отсрочки в дату начисления вы запишите дату, когда вы забрали товар, а в дату операции запишите день, когда отдадите деньги поставщику. По этой операции также нужно прописать статью ДДС (покупка оборудования), счет, компанию и сумму. Если вы сделали закупку под конкретный проект, то еще следует указать и проект.

По датам этой операции наглядно виден факт отсрочки платежа. В отчетах месяцы в которых будет отображаться сумма операции совпадут, так как мы не выходили за рамки июня. Если поменять дату расплаты за оборудование на следующий месяц , то в “Cash Flow” сумма будет за июль, а в “P&L” за июнь.

Это все что нужно знать о ведении операций и отчетах. Приятного пользования.