Нужна доработка таблицы?
Внедрение финансового учета и автоматизации смет в Продакшн-студии
Кейс
Цель проекта: внедрить систему финансового учёта, автоматизировать сметы и связать их с табелем выплат, чтобы видеть реальную прибыльность каждого проекта в режиме реального времени.
Клиент — продакшн-студия, занимающаяся созданием видео- и аудиоконтента: рекламные ролики и брендовые видео.
Обратилась с запросом внедрить финансовый учет, автоматизировать сметы для расчета проектов и связать их с табелем заработной платы.
До начала работы финансовый учёт в компании отсутствовал. Все операции велись вручную, а каждый проект считалcя по-своему
Исходная ситуация
- Сметы вели разные менеджеры без общей структуры — из-за этого часто возникали ошибки.
- Табеля выплат не было, расчёты велись вручную.
- Сверка занимала до 2 рабочих дней.
- Руководитель не видел прибыльность проектов и не мог управлять расходами.
Что было до начала работы:
*Запрос :создать единую систему, где сметы, выплаты и управленческий учёт связаны между собой и формируются автоматически.
Что мы сделали
Разработали индивидуальную дорожную карту внедрения Финансового учета.
Построили систему отчетности и аналитики поэтапно — от фактического учета до финансового планирования.
Основная стратегия:
Создать единую автоматизированную систему, которая объединяет сметы, выплаты и управленческий учет, обеспечивая прозрачность финансов, точный расчет прибыльности и оперативное принятие решений.
Создать единую автоматизированную систему, которая объединяет сметы, выплаты и управленческий учет, обеспечивая прозрачность финансов, точный расчет прибыльности и оперативное принятие решений.
Этап 1 — Автоматизация смет
Мы полностью перестроили систему расчёта смет.
Теперь при выборе типа проекта (реклама, клип, промо) автоматически подгружается стандартный набор услуг: техника, команда, постпродакшн, аренда, транспорт и т.д.
Каждая услуга имеет базовую ставку и коэффициенты.
Что сделали:
Проекты с одинаковым объёмом работ могли отличаться по себестоимости до 25% — из-за отсутствия единого шаблона.
Теперь при выборе типа проекта (реклама, клип, промо) автоматически подгружается стандартный набор услуг: техника, команда, постпродакшн, аренда, транспорт и т.д.
Каждая услуга имеет базовую ставку и коэффициенты.
Что сделали:
- Встроили скрипты и формулы для трёхуровневого расчёта: себестоимость, внешняя цена, прибыль.
- Добавили блок с ключевыми показателями: выручка, затраты, маржа, прибыль.
- Автоматизировали обновление итогов при изменении любой статьи.
Проекты с одинаковым объёмом работ могли отличаться по себестоимости до 25% — из-за отсутствия единого шаблона.
Результат по итогам 1 этапа
- Время расчёта сметы сократилось с 3–4 часов до 40 минут (−80%)
-
Ошибки в расчётах снизились с 30% до менее 5%
- Руководство получило прозрачную структуру расходов и прибыльности
Этап 2 — Интеграция смет с табелем выплат
Создана автоматическая связь между сметами и табелем.
Все выплаты из смет сразу попадают в табель как плановые. После проведения платежей они отмечаются как фактические — данные возвращаются в смету и обновляют показатели.
Что сделали:
До внедрения часть выплат не учитывалась в себестоимости — реальная прибыль искажалась до 15–20%.
Все выплаты из смет сразу попадают в табель как плановые. После проведения платежей они отмечаются как фактические — данные возвращаются в смету и обновляют показатели.
Что сделали:
- Настроили фильтры по сотрудникам, ролям, проектам и периодам.
- Реализовали автоматическую фиксацию статусов выплат (план / факт).
До внедрения часть выплат не учитывалась в себестоимости — реальная прибыль искажалась до 15–20%.
Результат по итогам 2 этапа
- Время сверки выплат сократилось с
2 дней до 30 минут (−96%) -
Точность расчётов выросла с
70% до 99%
- Появилась прозрачная связь между начислениями, выплатами и себестоимостью
Этап 3 — Управленческий учет и аналитика
На базе данных смет и табеля настроены автоматические P&L-отчеты по каждому проекту и общие управленческие отчеты по студии.
Теперь все ключевые метрики — выручка, затраты, налоги, чистая прибыль и маржа — рассчитываются автоматически.
Что сделали:
Теперь все ключевые метрики — выручка, затраты, налоги, чистая прибыль и маржа — рассчитываются автоматически.
Что сделали:
- Реализовали автоматическое формирование P&L по каждому проекту.
- Настроили консолидированный отчёт по студии и направлениям.
- Подготовили базу для аналитических дашбордов.
- Маржинальность проектов была ниже ожидаемой из-за некорректного распределения накладных расходов.
Результат по итогам 3 этапа
- Маржинальность выросла с 18% до 28% (+10 п.п.).
-
Средняя выручка — с
2,8 млн ₽ до 3,6 млн ₽ (+29%).
- Чистая прибыль увеличилась с 420 тыс. ₽ до 780 тыс. ₽ (+86%).
- Затраты компании стали более лучше анализироваться с точки зрения эффективности
Итоги
- Студия получила единую систему, объединяющую расчёты, выплаты и аналитику.
- Руководитель видит финрезультаты в реальном времени,
команда работает быстрее и без ошибок. - Теперь каждый проект имеет свой P&L и реальную прибыльность
- Окончательные итоги будут подведены по завершении года, но уже сейчас видно, что бизнес зарабатывает больше, тратя разумнее.
После внедрения финансового учета и автоматизации смет система продолжает развиваться — добавляются новые формы отчетности, аналитические панели и инструменты планирования.
Опыт показывает, что подобный подход универсален и может эффективно применяться в компаниях из разных отраслей — от производства и услуг до IT и креативных студий, помогая владельцам управлять прибылью и принимать решения на основе данных.
Опыт показывает, что подобный подход универсален и может эффективно применяться в компаниях из разных отраслей — от производства и услуг до IT и креативных студий, помогая владельцам управлять прибылью и принимать решения на основе данных.