Нужна доработка таблицы?
Нужна доработка таблицы?
Внедрение управленческого учета и автоматизации отчетности в охранной компании (ЧОП)
Кейс
Компания обратилась с запросом на выстраивание управленческого учета и автоматизацию отчетности.
До начала работы учет велся вручную, данные о зарплатах и выплатах хранились в отдельных файлах, а управленческая отчетность отсутствовала. Из-за этого руководство не имело прозрачной картины финансовых потоков и эффективности работы по объектам.
До начала работы учет велся вручную, данные о зарплатах и выплатах хранились в отдельных файлах, а управленческая отчетность отсутствовала. Из-за этого руководство не имело прозрачной картины финансовых потоков и эффективности работы по объектам.
Клиент — охранное предприятие, предоставляющее услуги физической охраны на объектах коммерческой и жилой недвижимости.
Исходная ситуация
- Управленческий учет отсутствовал полностью.
- Учет зарплат и выплат велся вручную, не был связан с финансовыми отчетами.
- Отчеты формировались постфактум, что мешало принимать оперативные решения.
- Не было системы анализа эффективности по объектам.
Что было до начала работы:
* Клиент обратился с целью навести порядок в учете, автоматизировать отчетность и увидеть реальную прибыльность бизнеса
по каждому объекту.
по каждому объекту.
Наши действия
Что сделали:
Совместно с клиентом разработали дорожную карту внедрения управленческого учета и автоматизации отчетности. Работа проходила в три этапа за три месяца.
Совместно с клиентом разработали дорожную карту внедрения управленческого учета и автоматизации отчетности. Работа проходила в три этапа за три месяца.
Этап 1 — Построение управленческого учета
На первом этапе собрали и структурировали все финансовые данные компании. Создали единую базу с учетом поступлений, выплат и начислений заработной платы. Разработали структуру управленческой отчетности: отчеты о движении денежных средств (ДДС) и отчет о прибылях и убытках (P&L). Благодаря этому стало возможно отслеживать выручку, расходы и чистую прибыль в разрезе объектов.
Этап 2 — Связка табеля зарплат с финансовым учетом
На втором этапе настроили интеграцию табеля учета рабочего времени с управленческим учетом. Теперь данные по начислениям и выплатам сотрудников автоматически попадают в отчеты P&L и ДДС. Это позволило видеть реальную нагрузку по каждому объекту и своевременно корректировать графики и затраты. Дополнительно внедрена система контроля выплат и автоматические уведомления о превышении бюджета.
Этап 3 — Автоматизация отчетности и аналитика
На заключительном этапе внедрили автоматическую генерацию управленческих отчетов. Теперь руководитель получает еженедельные дашборды с ключевыми показателями: выручка, чистая прибыль, фонд оплаты труда, маржинальность по объектам. Это позволило сократить время на подготовку отчетов более чем на 60% и повысить прозрачность управления.
Сравнительный анализ финансовых показателей: июнь–июль vs август–сентябрь
Динамика финансовых результатов компании за период внедрения управленческого учета показывает значительный рост ключевых показателей. Для анализа были сопоставлены два периода: июнь–июль (до внедрения автоматизации отчетности) и август–сентябрь (после внедрения системы управленческого учета).
Показатель
Июнь–Июль (до)
Август–Сентябрь (после)
Динамика
Выручка
≈ 3,2 млн ₽
≈ 7,5 млн ₽
+134%
Прямые расходы
≈ 2,0 млн ₽
≈ 2,85 млн ₽
+43%
Валовая прибыль
≈ 1,2 млн ₽
≈ 4,6 млн ₽
+283%
Маржинальность
≈ 38%
≈ 61%
+23 п.п.
Косвенные расходы
≈ 1,0 млн ₽
≈ 0,99 млн ₽
−1%
Операционная прибыль
≈ 175 тыс. ₽
≈ 3,6 млн ₽
+>2000%
Налоги
≈ 190 тыс. ₽
≈ 146 тыс. ₽
− 23%
Чистая прибыль
≈ −20 тыс. ₽
≈ 3,5 млн ₽
резкий рост
Рост выручки и прибыли связан с увеличением количества объектов и оптимизацией процессов управления затратами. После внедрения системы управленческого учета и автоматизации отчетности компания получила полную прозрачность финансов и возможность управлять рентабельностью в разрезе объектов.
Пересмотр модели безубыточности и устойчивости бизнеса
В рамках внедрения управленческого учета был проведен детальный анализ безубыточности компании. Расчет показал, что при текущей ставке 240 ₽/час бизнес работает в убыток. При средней загрузке 5 000 часов в месяц формируется следующий финансовый результат:
Показатель
Значение
Доход
≈ 1,2 млн ₽
ФОТ исполнителей (~150 ₽/ч)
≈ 750 тыс. ₽
Налоги, накладные, связь, инвентарь
≈ 300–350 тыс. ₽
Маржа (до займа и резерва)
≈ 100 тыс. ₽
Порог безубыточности
≈ 275–280 ₽/ч при полной загрузке
Вывод: при ставке ниже 275 ₽/ч компания фактически не покрывает постоянные расходы и не формирует прибыль. После анализа модель была пересмотрена — для устойчивой работы и формирования положительного финансового результата рекомендуемая ставка составляет не менее 300 ₽/ч, оптимально 320–350 ₽/ч.
Оптимальная финансовая модель
- Ставка: от 300 ₽/ч (оптимально 320–350 ₽/ч)
- Нагрузка: от 4 500 часов в месяц
- Доля затрат: не выше 70% от поступлений
- Ежемесячный контроль по объектам: рентабельность, оборачиваемость, кассовые разрывы
Результаты за 3 месяца
- Количество объектов увеличилось на 40%.
- Выручка компании выросла на 120%.
- Чистая прибыль увеличилась на 85%.
- Время на подготовку отчетности сократилось на 60%.
- Руководство получило полную прозрачность по выручке, затратам и эффективности объектов.
А также появилась возможность отслеживать показатели эффективности по каждому объекту.
Рост показателей обусловлен тем, что по финансовой модели клиент зарабатывает на объеме — при увеличении числа объектов прибыль растет пропорционально.
Рост показателей обусловлен тем, что по финансовой модели клиент зарабатывает на объеме — при увеличении числа объектов прибыль растет пропорционально.
Что дальше
Следующий этап — развитие системы план-факт анализа и автоматического контроля отклонений по ключевым статьям расходов.
Руководство сможет видеть не только факт и план, но и причины отклонений — от перерасхода по объекту до изменения структуры затрат.
Это позволит держать расходы под контролем и повышать рентабельность каждого направления.
Руководство сможет видеть не только факт и план, но и причины отклонений — от перерасхода по объекту до изменения структуры затрат.
Это позволит держать расходы под контролем и повышать рентабельность каждого направления.
Результат нашего сотрудничества
- Компания получила прозрачную систему управленческого учета и автоматизированную отчетность.
- Теперь руководство принимает решения на основе данных, а не интуиции.
Опыт показал, что даже в сервисных компаниях с большим количеством мелких операций внедрение управленческого учета дает быстрый эффект и позволяет масштабировать бизнес без хаоса.
Хотите обсудить свой проект?
