Нужна доработка таблицы?
Нужна доработка таблицы?
Внедрение управленческого учета и автоматизации отчетности в охранной компании (ЧОП)
Кейс
Цель проекта: выстроить прозрачный управленческий учет и автоматизацию отчетности в бизнесе
Клиент обратился с запросом на выстраивание управленческого учета и автоматизацию отчетности.
Ранее в компании учет велся вручную, данные по выплатам и зарплатам хранились в отдельных таблицах, а управленческая отчетность отсутствовала.
Из-за этого руководство не видело реальной картины по прибыльности объектов и не могло планировать денежные потоки.
Исходная ситуация
- Управленческий учет отсутствовал полностью.
- Табели сотрудников велись вручную и не связывались с финансовыми отчетами.
- Отчеты формировались только постфактум, без прогноза и анализа.
- Отсутствовала прозрачность по каждому объекту: часть объектов была убыточной, но это не отслеживалось.
- Контроль затрат велся только на уровне общей бухгалтерии.
Что было до начала работы:
* Клиент обратился с целью систематизировать учет, автоматизировать сбор данных и видеть финансовый результат в разрезе объектов.
Что мы сделали
Разработали индивидуальную дорожную карту внедрения управленческого учета.
Построили систему отчетности и аналитики поэтапно — от фактического учета до финансового планирования.
Основная стратегия:
Совместно с клиентом разработали пошаговую стратегию внедрения управленческого учёта.
Цель — навести порядок в финансах, повысить прозрачность и улучшить контроль прибыли.
Совместно с клиентом разработали пошаговую стратегию внедрения управленческого учёта.
Цель — навести порядок в финансах, повысить прозрачность и улучшить контроль прибыли.
Этап 1 — Построение управленческого учета и структура отчетности
Создана единая база поступлений и выплат, построена система управленческой отчетности (ДДС и P&L).
Что сделали:
- создали единую таблицу по всем поступлениям и выплатам;
- добавили отчёты по деньгам (ДДС) и прибыли (P&L).
- объединили все финансовые потоки в единую систему учета;
- унифицировали категории доходов и расходов;
- настроили автоматическую сводку по каждому объекту.
Что получилось:
- теперь видно, сколько зарабатывает и тратит каждый объект;
- за июнь–июль выручка составила 2,9 млн ₽, прибыль — 950 тыс. ₽, маржа — 32%.
Результат по итогам 1 этапа
- Появилась прозрачность движения денег
-
Научились прогнозировать кассовые разрывы заранее
- Начали планировать платежи по приоритетам через платежный календарь
Этап 2 — Интеграция табеля зарплат и управленческого учета
На втором этапе была настроена автоматическая связь табеля учета рабочего времени с управленческими отчетами. Теперь начисления и выплаты сотрудникам автоматически отражаются в отчетах по объектам, что позволило точно учитывать себестоимость каждого проекта.
В ходе анализа обнаружили, что:
В ходе анализа обнаружили, что:
- зарплаты не привязывались к конкретным объектам;
- около 25% затрат на персонал распределялись неправильно;
- из-за этого рентабельность некоторых объектов была занижена.
- автоматизировали расчет зарплат на основе табеля;
- связали данные по сотрудникам с управленческими отчетами;
- добавили анализ себестоимости и маржи по каждому объекту.
Результат по итогам 2 этапа
- Выявлено
3 убыточных объекта -
Средняя маржинальность выросла с 32% до 45%
- Расходы на оплату труда оптимизированы на 12%
Этап 3 — Автоматизация отчетности и внедрение аналитики
На финальном этапе была внедрена автоматическая генерация управленческих отчетов. Отчеты по выручке, расходам и чистой прибыли теперь формируются автоматически в конце каждого месяца. Добавлены дашборды с ключевыми показателями (выручка, прибыль, маржа, затраты на персонал) и план-факт анализ.
В ходе анализа обнаружили, что:
Пересмотр модели безубыточности и ставок
В процессе анализа выявлено, что при ставке 240 ₽/час бизнес находился на грани убыточности.
При средней загрузке 4 800 часов в месяц формировалась выручка около 1,15 млн ₽, но прибыль составляла менее 2%.
На этом этапе сделали:
После изменения ставок бизнес стал стабильно прибыльным:
В ходе анализа обнаружили, что:
- отчеты собирались вручную, занимая до 2 рабочих дней в месяц;
- ошибки в расчетах достигали 5–7%;
- не было визуального анализа и прогноза движения денежных средств.
- автоматизировали сбор данных и построение отчетов;
- внедрили дашборды по выручке, расходам, прибыли и марже;
- добавили план-факт анализ и прогнозирование по каждому объекту.
Пересмотр модели безубыточности и ставок
В процессе анализа выявлено, что при ставке 240 ₽/час бизнес находился на грани убыточности.
При средней загрузке 4 800 часов в месяц формировалась выручка около 1,15 млн ₽, но прибыль составляла менее 2%.
На этом этапе сделали:
- рассчитали порог безубыточности — 275 ₽/час;
- установили оптимальную ставку — 300–330 ₽/час;
- откорректировали модель затрат и фонд оплаты труда.
После изменения ставок бизнес стал стабильно прибыльным:
- операционная прибыль выросла с 170 тыс. ₽ до 2,5 млн ₽ (+1 370%);
- налоговая нагрузка увеличилась с 110 тыс. ₽ до 240 тыс. ₽, при этом чистая прибыль выросла в 36 раз.
Результат по итогам 3 этапа
- Время подготовки отчетности сократилось на 70%
Точность данных выросла до 99% -
Ежемесячная выручка увеличилась до 6,4 млн ₽
Валовая прибыль — до 3,3 млн ₽ (+247%)
-
Чистая прибыль — до 2,2 млн ₽ (рост в 36 раз).
Маржинальность повысилась до 52% (+20 п.п.).
- Затраты компании стали более лучше анализироваться с точки зрения эффективности
Итоги
- Осознанность команды выросла: Время подготовки отчетности сократилось на 70%.
- Руководство получило полную прозрачность по выручке, затратам и эффективности объектов,
Появилась возможность отслеживать показатели эффективности по каждому объекту в режиме реального времени. - Количество объектов увеличилось на 40%
Выручка выросла на 120%;
Чистая прибыль увеличилась в 36 раз; - Окончательные итоги будут подведены по завершении года, но уже сейчас видно, что бизнес зарабатывает больше, тратя разумнее.
После внедрения система управленческого учёта продолжает развиваться — появляются новые отчётные формы, аналитические панели и сценарные модели.
Это помогает бизнесу не просто учитывать факты, а прогнозировать результаты и управлять прибылью.
Опыт показывает, что такая система эффективно работает в компаниях из разных сфер — от малого бизнеса до сетевых структур.
Это помогает бизнесу не просто учитывать факты, а прогнозировать результаты и управлять прибылью.
Опыт показывает, что такая система эффективно работает в компаниях из разных сфер — от малого бизнеса до сетевых структур.
