ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ

Бесплатный сервис
для учета небольшого склада

Простой, удобный сервис для учета небольшого склада, созданный на основе Гугл таблицы с возможностью ввода данных через Телеграм-бота.

Что представляет собой сервис?

Информацию о закупках и отгрузках товара можно вводить в таблице или через Телеграм-бот. На основе этих данных будут формироваться отчеты дебиторской и кредиторской задолженности. Вы увидите остатки по складу и сможете корректно рассчитать себестоимость.

Таблица автоматически проведет ABC и XYZ анализы ваших товаров. Это позволит понять, в какие товары стоит дальше вкладываться, а какие только на первый взгляд приносят вам доход.

Советуем вам ознакомиться с нашим небольшим руководством. Это поможет использовать 100% от возможностей таблицы и правильно её настроить перед использованием.

Доступ к таблице

Если у вас еще нет таблицы, то ее можно получить, заполнив форму ниже:

Настройка таблицы

1. Для начала нужно создать копию таблицы, как показано ниже:

2. Для того, чтобы таблица работала правильно, следует пройти авторизацию. Для этого нажмите на значок обновления на листе "Отгрузки":

У вас появится поле:

Нажмите на "Продолжить".
Выберите свой Google-аккаунт.

В появившемся окне нажмите на "Дополнительные настройки":

Затем на "Перейти на страницу "script":

В следующем окне пролистайте вниз и нажмите на кнопку "Разрешить":

Отлично! Теперь таблица будет работать правильно!

Настройка telegram-бота

Закупки и отгрузки можно создавать через Telegram-бота. Найти его можно по ссылке:

https://t.me/help_excel_storage_bot

Номер телефона обязательно нужно ввести через цифру 7, без "+" и других дополнительных знаков. Так, как показано на картинке.

Для его настройки вам нужно на листе "Пользователи бота" добавить номера ваших сотрудников. Именно тех, кто будет использовать бота.

После нажатия на кнопку сохранить вам нужно будет принять соглашение об обработке данных.

Затем вам нужно перейти на страницу бота @help_excel_storage_bot.

Здесь следует нажать на кнопку "Запустить" (если вы через ПК) или на кнопку "Старт" (если вы через телефон):

После этого также нужно будет принять соглашение об обработки данных и ввести свой телефон в формате +7 ##########.

На этом настройка чат-бота окончена. Подробное описание работы чат-бота и таблицы будет далее.

Описание работы таблицы

Перед началом работы выберите метод расчета закупочной цены. Это нужно для расчета прибыли, рентабельности и ценности товаров на складе. Настройка находится на листе "Справочник":

Существуют 3 вида расчета. По средней цене прихода, метод FIFO и метод LIFO.

По средней цене прихода

Этот метод принимает за себестоимость среднее значение за выбранный вами период.
Возьмем для примера период в 1 месяц.

Месяц назад закупочная цена была 1000 рублей, 14 дней назад - 1050 рублей, а 3 дня назад - 1000 рублей.
Для данного метода берется средняя закупочная цена - 1050 рублей.

Метод FIFO

«Первым пришёл — первым ушёл»

Разберем этот принцип на примере. Вы приобрели 2 принтера по 5 000 ₽ за шт. и ещё два абсолютно таких же, но уже по 6 000 ₽.
У вас хотят купить один из них. Для продавца или работника склада не важно, какой из них взять: они одинаковые. Но бухгалтеру важна общая стоимость товара на складе.

По методу FIFO нужно взять принтер который поступил на склад раньше всех. То есть за 5 000 рублей.
В таком случае на складе останется 1 принтер стоимостью 5 000 рублей и 2 принтера за 6 000 рублей.
Общая стоимость 3-х принтеров на складе - 17 000 рублей.

Метод LIFO

«Последним пришёл — первым ушёл»

Для удобства возьмем тот же пример с принтерами. Все суммы и количества оставим теми же.

По методу LIFO мы должны взять принтер который поступил на склад позже всех. За 6 000 рублей.
Тогда на складе останется 2 принтера стоимостью 5 000 рублей и 1 принтер стоимостью 5 000 рублей.
Стоимость оставшихся 3-х принтеров - 16 000 рублей.

Какой метод расчета себестоимости выбрать?

Метод средней себестоимости лучше использовать для товаров, цена на которые часто меняется и в большую, и в меньшую сторону. Преимущество в стабильности цены продаваемых товаров.

Метод FIFO часто применяется там, где первые прибывшие товары расходуются в первую очередь. Избавляет от большого числа остатков старого товара. Например, в случае с продажей товаров с маленьким сроком годности.
Также он подходит, если цена товаров стабильно снижается.

Метод LIFO подходит в том случае, если цена на товары чаще всего повышается. Если в этом случае использовать FIFO, то есть продавать то, что куплено ранее, то вы будете переоценивать свою прибыль, так как будете работать с устаревшей информацией о затратах.

Остаемся на листе "Справочник" и переходим к другой его части:

Здесь нужно указать Ваш часовой пояс. Также, добавить список товаров, поставщиков и покупателей.

Теперь переходим к основной части таблицы.
Мы будем рассматривать каждый лист по отдельности и по порядку.

Закупки

Данные на этот лист можно вносить как вручную, так и через Telegram-бота.

Для ручного ввода введите значения во все столбцы, кроме столбца синего цвета ("сумма"). После этого нажмите на кнопку "Cохранить".

Все данные хранятся во внешней базе данных. Благодаря этому можно выбрать период, за который вы хотите вывести данные. После выбора периода нужно нажать на кнопку "Обновить", и тогда на экране появятся позиции, которые относятся к этому диапазону дат. Это позволило нам ускорить работу таблицы и избавиться от лишних строк с данными.

Если же какая-то позиция была введена по ошибке или уже не актуальна, то ее можно удалить. Для этого в последнем столбце выделите галочкой нужные строки и нажмите на кнопку "Удалить".


Для ввода данных через Telegram-бота нужно перейти по ссылке:
https://t.me/help_excel_storage_bot

Если вы правильно выполнили настройку бота, то у вас появится блок из 4-х кнопок:


Выберите "Закупки".
Далее нужно выбрать или ввести все данные о закупке. Список товаров подгружается с листа "Справочник". Поэтому если чего-то не хватает, то нужно добавить товар туда.

Если вы сделали все правильно, то в конце заполнения у вас появится сообщение "Готово!".

На листе закупке нажмите на кнопку "Обновить" и запись, сделанная через бота, появится у вас в таблице.

Отгрузки

До столбца "Удалить" лист "Отгрузки" ничем не отличается от листа "Закупки". Главное его отличие это вот эта область:

При нажатии на кнопку "Обновить" или "Сохранить" здесь рассчитывается себестоимость одной единицы товара, сумма себестоимости всех товаров в строке, прибыль и рентабельность.

"Себестоимость ед." и "Сумма себестоимости"
Вычисленная себестоимость. Вычисляется по методу, выбранному на листе "Справочник".
Сумма себестоимости это себестоимость помноженная на количество отгруженного товара.

"Прибыль"
Сумма, на которую доход превышает затраты.

"Рентабельность"
Прибыль деленная на сумма себестоимости в процентах.
Это показатель экономической эффективности от продажи товара.

Аналитика

Лист "Аналитика" состоит из трех блоков:

Остатки склада:

Здесь отображается актуальная информация по остаткам товара, общей сумме товара на складе и по себестоимости единицы товара.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Здесь, соответственно, отображаются дебиторские и кредиторские задолженности перед покупателями и поставщиками. Сумма добавляется в столбец "Задолженность" если вы не поставили галочку напротив суммы в столбце "Статус оплаты". Тогда таблица считает, что платеж еще не проведен.

Также, если вы поставили в столбце "Дней отсрочки" количество дней
(в примере это 4) и эта дата уже прошла, то сумма появится в столбце "Просроченная задолженность".

ABC Анализ

ABC-анализ разделяет товары на 3 группы, в зависимости от их вклада в прибыль и продажи:

А: обеспечивает 80% продаж/прибыли, обычно составляет 15-20% от всех товаров
В: обеспечивает 15% продаж/прибыли , обычно составляет 35-20% от всех товаров
С: обеспечивает 5% продаж/прибыли , обычно составляет 50-60% от всех товаров

Вы можете выбрать нужный вам период и вывести информацию по нему.

XYZ анализ

Он позволяет понять насколько сильно меняется спрос на товар в течение года.
И в зависимости от этого распределяется на 3 группы:

X — товары продаются стабильно в течение года. Присутствуют незначительные колебания в спросе. Можно легко прогнозировать.

Категория Y — товары сезонного спроса. Имеют среднюю возможность прогнозирования.

Категория Z — спрос нерегулярен, какие-либо тенденции отсутствуют. Точность прогнозирования невысокая.

ABC XYZ

Это самый важный для анализа лист. Он собирает данные с ABC и XYZ анализа. Исходя из этого распределяет товары уже на 9 групп:
  • AX – приносящие значительную долю выручки со стабильным спросом;
  • AY – большая доля выручки, но спрос подвержен колебаниям;
  • AZ – хорошо продаются, но спрос плохо поддается прогнозированию;
  • BX – средние объемы выручки, низкие колебания спроса;
  • BY – средние объемы выручки, колебания спроса в пределах нормы, например, сезонные;
  • BZ – средние объемы выручки, сложно прогнозируемый спрос;
  • CX – низкая доля в прибыли, стабильный уровень спроса;
  • CY – невысокий уровень прибыли при средних колебаниях спроса;
  • CZ – низкий уровень прибыли, высокие колебания спроса.
Пример распределения товаров:

На этом всё!

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Хотите обсудить свой проект?

Если Вам понравился наш кейс и Вы бы хотели проконсультироваться с нашей командой по поводу внедрения подобного решения в Вашу компанию, оставьте заявку и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.