Первоначально данный подход был внедрён в производственной практике Японии на конгломерате «Тойота» в 1940-х годах. Инженер-технолог Тайити Оно, постоянно ищущий пути оптимизации рабочих процессов, обнаружил идею, сравнимую с открытием Ньютона под яблоней. В его наблюдениях он отметил, что сотрудники магазинов не стремятся держать полки постоянно заполненными — пополнение происходит лишь тогда, когда запасы практически иссякают.
Оно предположил, что аналогичный принцип «точно в срок» может быть успешно применён и в производстве. Единственным вызовом оставалось найти способ визуализации процессов в цехах, что было решено с помощью канбан-карточек. Эти карточки прикреплялись к контейнерам с деталями и содержали информацию о минимально допустимом количестве оставшихся элементов. Как только число деталей достигало критической отметки, автоматически формировался заказ для поставщика с указанием требуемого объёма и сроков доставки, так чтобы новая партия поступила именно в момент, когда предыдущая почти иссякла.
Внедрение этой системы позволило существенно снизить избыток деталей на производстве и оптимизировать использование складских площадей. Помимо этого, поставщики получили возможность планировать заказы с регулярными интервалами, а производство на заводе-поставщике начиналось заблаговременно, чтобы готовая партия совпала с моментом поступления заказа.
Этот непрерывный поток поставок стал одной из основ успеха «Тойоты». Лишь в начале 1990-х годов компания начала открыто делиться своими наработками, что привлекло внимание специалистов по всему миру к концепции канбан. На основе этой идеи было разработано целое направление мер, известное как «бережливое производство», которое затем активно внедрялось на различных предприятиях.
Сегодня канбан-система получила широкое признание и успешно используется не только в производстве, но и в IT-сфере, где разработчики программного обеспечения активно применяют её для оптимизации рабочих процессов.