Как понять, приносит ли бизнес прибыль? Это ключевой вопрос, который задает себе любой предприниматель. Вы вкладываете средства и время в бизнес, тратитесь на рекламу, оплачиваете аренду, однако понимания соразмерности приложенных усилий и полученной выгоды нет. Не стоит даже говорить о ясности того, где можно сократить траты, а куда лучше вложить больше.

Ответить на эти вопросы помогает отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — один из важнейших инструментов бизнес-анализа, который наглядно показывает, сколько бизнес зарабатывает, куда уходят деньги и что остается в итоге. Этот отчет дает полное представление о финансовом состоянии компании, помогая увидеть, какие продукты или услуги приносят прибыль, а какие создают излишние расходы. Этот документ — не просто таблица с цифрами, а главная форма отчетности, которая позволяет анализировать динамику бизнеса, его прибыльность, расходы и обязательства. Без него сложно определить, какие сервисы и продукты приносили прибыль в прошлом году, а какие не оправдали ожиданий и стали причиной убыточного бизнеса. Однако важно знать, как правильно работать с этим отчетом и какие виды расходов и доходов должны учитываться в расчетах.

Для того, чтобы смело принимать решения о перенаправлении финансов, изменении ценовой политики или расширении ассортимента, начнем с базовых понятий и затем рассмотрим, как же работать с самим отчетом ОПиУ. Такой поступательный подход гарантирует вам понимание, а значит, и дальнейшее использование отчета на благо вашего бизнеса.

Для начала стоит разобраться с такими понятиями как доход, расход, прибыль и убыток.

Доход — это все средства полученные от продажи товаров и услуг. Например, если вы занимаетесь продажей чая, то ваш доход — это деньги, вырученные от продажи каждой упаковки.

Расходы — это те затраты, которые необходимы для функционирования бизнеса: аренда, зарплата персонала, закупка сырья, реклама и т.д. Важно помнить, что для определения прибыли необходимо учитывать не только прямые расходы, но и такие, как налоги и НДС, которые тоже влияют на финансовый баланс. В понятие расходов входят любые затраты, совершенные для поддержания жизни бизнеса: аренда, зарплата, затраты на сырье и т.д.
Если ваш доход выше, чем расход, то деятельность вашей компании можно рассматривать как успешную — бизнес приносит прибыль. Обратная ситуация, когда расход выше дохода, свидетельствует о том, что компания несет убытки.

Если рассмотреть эти понятия на примере цветочного магазина, то доходом будут все деньги, которые магазин получает от продажи букетов, комнатных растений и сопутствующих товаров — горшков, удобрений, открыток. Например, за месяц магазин продал продукции на 150 000 рублей — это и будет его доход.

В категорию расходов входят затраты на закупку цветов и растений, оплату труда флористов, которые собирают букеты, аренду помещения, коммунальные услуги и рекламу. Предположим, все эти расходы за месяц составили 100 000 рублей.

Если доход магазина (150 000 рублей) превышает расходы (100 000 рублей), разница в 50 000 рублей станет его прибылью. Эти средства можно направить на развитие: расширить ассортимент, провести рекламную кампанию или создать резервный фонд.

Но если расходы окажутся выше доходов, например, составят 160 000 рублей, магазин понесет убыток в размере 10 000 рублей. Это станет сигналом пересмотреть стратегию: найти более выгодных поставщиков, оптимизировать затраты или придумать способы увеличить продажи, например, предлагать скидки в праздничные дни.

Прибыль помогает цветочному бизнесу расти и радовать клиентов новыми букетами, а убыток подсказывает, что пора искать возможности для улучшений.

Основные понятия прояснили, но вопрос о том, как же понять прибыльность бизнеса, остался открытым. Здесь на помощь приходит отчет о прибылях и убытках.

Перед тем как перейти к рассмотрению структуры и примеров ОПиУ, важно обратить внимание на одно из частых заблуждений. Многие начинающие предприниматели путают отчет о движении денежных средств (ДДС) с отчетом о прибылях и убытках (ОПиУ). Несмотря на схожесть целей, эти два документа показывают совершенно разные стороны финансовой деятельности.

ДДС отражает фактические поступления и выбытия денег. Это “живые” деньги, которые приходят или уходят с расчетного счета или из кассы. ОПиУ же фокусируется на начисленных доходах и расходах, включая те, которые не связаны с движением денег в данный момент.
Если вы хотите глубже понять устройство ДДС, его назначение и способы применения, рекомендуем ознакомиться с нашей статьей на эту тему. В ней доступно, с примерами и подробными объяснениями, раскрывается значение этого важного финансового отчета.

Разница между этими отчетами может быть неочевидной, поэтому давайте рассмотрим несколько примеров:

1. Амортизация оборудования. В ОПиУ амортизация отражается как расход равными частями в течение срока службы оборудования. В ДДС, напротив, будет зафиксирована вся сумма оплаты оборудования сразу в момент его покупки.
2. Кредиты. В ОПиУ указываются только проценты, уплаченные по кредиту, как часть расходов. В ДДС же отражается вся сумма, включая возврат основного долга.
3. Закупка товара. Если вы приобрели партию товара, которая пока хранится на складе, в ОПиУ это будет учтено как увеличение запасов, не влияющее на прибыль. В ДДС же полная сумма оплаты будет отображена в расходах.

Таким образом, использование ДДС помогает отслеживать текущую платежеспособность, а ОПиУ показывает общую эффективность бизнеса. Вместе они дают более полное представление о положении дел и помогают принимать обоснованные управленческие решения.

Теперь, разобравшись с этими важными моментами, перейдем к самому отчету о прибылях и убытках и его ключевым элементам.

Для анализа и сравнения динамики бизнеса важно не только правильно заполнять отчеты, но и регулярно их сдавать. Например, в России сдача отчетности — обязательная часть ведения бизнеса для организаций, и нарушение сроков может привести к штрафам со стороны налоговой. Подготовка отчетности бухгалтером вовремя помогает избежать этого. Для этого необходимо учитывать все виды расходов и доходов, а также корректно рассчитывать налоговые обязательства.

С помощью ОПиУ можно определить, насколько эффективно работает бизнес, и проанализировать, какие аспекты требуют улучшения. Например, если операционная прибыль резко упала, это может указывать на необходимость пересмотра ценовой политики или сокращения определенных расходов. Постоянный анализ поможет вовремя скорректировать стратегию и избежать убыточного состояния.

Визуальная составляющая отчетах ОПиУ или P&L может варьироваться. Для наглядности приведем вам пару примеров того, как он может выглядеть:

Если всмотреться в два примера выше, то можно выявить некоторые сходства. Во-первых, все суммы в отчете отображены за какой-то временной период. У кого-то это квартал, как в примере 1, кто-то предпочитает отслеживать показатели по месяцам (пример 2). Вторая определяющая черта отчета — это статьи доходов и расходов: выручка, переменные и постоянные расходы, операционная и валовая прибыль. Таким образом, взглянув в отчет ОПиУ на пересечении временного периода (квартал, месяц или др.) и статьи расходов или поступлений, можно увидеть общую сумму за месяц, сравнить с предыдущими периодами и понять, придерживаетесь ли вы правильной стратегии в ведении дел.

Если сравнив март и апрель, вы обнаружили, что в апреле показатель валовой прибыли значительно вырос и вы вспомнили, что как раз в этом месяце сделали акцию на свои товары, то можно сделать вывод, что убытки от акции были значительно меньшими по сравнению с тем, сколько денег вы выручили с продаж. А значит, курс верный!

Обратная ситуация: вы заметили, что валовая прибыль радикально снизилась. Важно понять причину финансовых потерь; для этого шаг за шагом анализируем все итоговые показатели за месяц. Скорее всего, в одной из статей расходов вы обнаружите непривычно завышенную цифру, сделаете выводы и перераспределите расходы, тем самым предотвратив повторение подобной неприятной ситуации в следующем месяце.

Вот так просто с помощью одной таблицы можно ориентироваться в происходящем и принимать грамотные решения, основываясь на цифрах в отчете. Чтобы пользоваться отчетом, нужно системно собирать данные по всем операциям в компании. Увы, без этого не обойтись. Хорошая новость — процесс можно упростить и сделать так, чтобы вы не путались в собственных операциях. Предлагаем вам разобрать на примере, как можно вести отчет о прибылях и убытках на примере нашего шаблона учета финансов.

До того как вы начнете делать записи о проведенных операциях, предлагаем вам облегчить себе в будущем процесс работы с данными и один раз проработать статьи доходов и расходов. В нашем шаблоне для этой цели есть справочник. Представим компанию, которая занимается закупкой чая с его дальнейшей фасовкой и продажей. Как бы управленец мог заполнить справочник в данном случае? Основная часть справочника — это статьи ДДС, тип операции, статья P&L.

Статьи ДДС — это категории, по которым вы группируете все доходы и расходы компании. Группировка нужна для того, чтобы у вас в записях не было ситуации, когда каждая операция имеет свое название; в таком случае как вы сможете просуммировать итоговые показатели? Проанализируйте все расходы и поступления, которые есть в компании, и выделите около 20 статей ДДС, которыми будете пользоваться при записи. Вы можете просмотреть банковские выписки за последние несколько месяцев, из которых сможете выделить операции для списка статей ДДС, или вы можете попросить нейросеть составить список статей для вас, объяснив ей специфику вашей компании.

В нашем примере с чайной компанией список статей ДДС упрощенно может выглядеть так:

Напротив каждой статьи ДДС вы указываете, является ли операция доходом или расходом, а также проставляете, к какой статье ОПиУ данная статья ДДС относится. Мы уже немного затронули статьи ОПиУ, выделив их как общую характерную черту всех отчетов о прибылях и убытках. Среди них мы перечислили валовую прибыль, постоянные и переменные расходы и др. Теперь давайте подробнее разберемся с каждой статьей.

Есть ряд финансовых показателей, по которым следует группировать все денежные операции, происходящие в компании, чтобы впоследствии, пользуясь отчетом, анализировать суммы не каждой отдельной операции, а целого блока. Из статей P&L, в нашем шаблоне, мы выделили выручку, косвенные и прямые расходы, налоги и дивиденды.

Выручка — это общая сумма денег, полученная от продажи товаров или услуг. В рамках нашего примера к выручке мы присвоили такие статьи ДДС, как “продажа фасованного чая” и “продажа сопутствующего товара”. Это основные источники дохода компании.
Прямые расходы — это расходы, которые непосредственно связаны с производством товаров или услуг. В качестве прямых расходов мы отметили закупку чая и расходы на упаковку и материалы.

Косвенные расходы, в отличие от прямых, не связаны напрямую с производством товара или услуги, однако эти расходы важны для функционирования бизнеса. Аренда, зарплата, расходы на маркетинг попали в эту категорию.

Стоит отметить, что компании могут использовать разные подходы к классификации расходов. Кто-то предпочитает выделять прямые и косвенные расходы, в то время как другие компании группируют их как постоянные и переменные, как вы видели в первом и втором примерах отчетов ОПиУ. Прямые и косвенные расходы обычно применяются для понимания производственных затрат, тогда как деление на постоянные и переменные позволяет лучше оценить, как затраты изменяются в зависимости от объема производства или продаж.

Для простоты примера налоги и выплаты акционерам и владельцам компании, дивиденды, мы в статьях не перечисляли.

Таким образом, до начала ведения записей по операциям вы один раз прописываете связку статей и типов операции, а правее перечисляете своих сотрудников, контрагентов и типы оплат. Когда все готово, начинайте ежедневно заполнять перечень всех операций. В шаблоне для этого выделен отдельный лист.

Крайне важно делать записи максимально детально и регулярно. Для отчета ОПиУ важна дата начисления, то есть день, когда деньги уже считаются вашими. Например, если вы закупили чай на условиях отсрочки, то вы запишите дату, когда отдали поставщику деньги за товар, а не когда он оказался у вас на складе. Так вы будете видеть, сколько действительно ваших денег имеется в распоряжении.

Рядом с датой вы указываете статью расхода или дохода. Список статей у вас уже был подготовлен, и в шаблоне вам нужно лишь выбрать статью из списка. Укажите счет, с которого вы провели оплату или куда были зачислены деньги, и сумму операции. По необходимости указывайте дополнительные детали по сотруднику, контрагенту, компании или проекту. Компанией могут быть юридические лица, на которые бизнес зарегистрирован, а проектами можно считать чайные магазины или отдельные сорта чая, к примеру. Так заполняются все операции, и на их основе у вас автоматически построится отчет ОПиУ:

Поскольку мы заполнили только несколько операций за ноябрь, суммы рассчитаны только за этот месяц. Посмотрев на размер чистой прибыли, сразу видно, что компания в плюсе: выручка превышает расходы.

Среди показателей в отчете вы можете заметить промежуточную категорию, о которой мы не упомянули ранее, — EBITDA, или операционную прибыль. Операционная прибыль показывает, сколько компания зарабатывает на своей основной деятельности, то есть на операциях, непосредственно связанных с ее бизнесом. Формула операционной прибыли выглядит следующим образом:

EBITDA = выручка - прямые расходы - косвенные расходы.

В примере отчета ОПиУ из нашего шаблона реализован функционал фильтрации отображаемых показателей по компаниям (юр лицам) и проектам. То есть владелец чайной лавки из нашего примера мог бы зайти в отчет и, фильтруя по проектам (в его случае это были бы сорта чая), увидеть, что следует вложить больше ресурсов в закупку более популярных сортов. Также, взглянув на отчет, он мог бы проанализировать, стоит ли оптимизировать расходы на упаковку и другие материалы. В результате бизнес станет более прибыльным, а владелец четко увидит, какие решения приносят доход, а какие — нет.

Подводя итог, можно сказать, что отчет о прибылях и убытках — это не столько сложный финансовый документ, сколько мощный инструмент для понимания бизнеса и принятия управленческих решений. Даже без специального финансового образования вы сможете выявить ключевые направления, требующие внимания, найти возможности для роста и оптимизации расходов. Понимание структуры отчета и регулярная работа с ним могут помочь не только навести порядок в финансах, но и значительно усилить позиции вашего бизнеса на рынке.

Сегодня существует множество онлайн-сервисов, которые позволяют вести бухгалтерский учет и сдавать отчетность в режиме реального времени. Они упрощают процесс обработки информации и позволяют смотреть на все данные в удобной для пользователя форме. Например, с помощью интернет-платформ можно бесплатно получить консультации по налоговому законодательству, узнать о новых правилах налогообложения и проверить, не пропустили ли вы важные даты для сдачи отчетности.

Кроме того, на многих сайтах для предпринимателей есть функции для анализа финансовых данных, которые позволяют сформировать отчет о прибылях и убытках по всем необходимым формам, а также сравнивать их с предыдущими периодами и делать выводы о том, насколько прибыльный бизнес.

Для того чтобы отчетность всегда была выполнена вовремя и корректно, важно наладить хорошие связи с бухгалтером или налоговым консультантом. Налоговая система может быть сложной, и опытный специалист всегда поможет разобраться с ее тонкостями.

Иногда для эффективного ведения бизнеса нужно попробовать различные системы учета и отчетности, чтобы выбрать ту, которая будет наиболее удобной и подходящей для вашего бизнеса. Важно знать, какие расходы могут быть оптимизированы, а какие лучше оставить без изменений. Системы учета помогают четко следить за балансом доходов и расходов, а также отслеживать, насколько прибыльными являются различные товары и услуги.

Для владельцев коммерческих компаний важно не только составлять отчет раз в год, но и регулярно смотреть на показатели бизнеса. Это помогает вовремя выявить проблемы и найти эффективные решения. После того как отчет составлен, важно регулярно проверять, как изменяются показатели: есть ли рост или спад в рентабельности, какие факторы повлияли на увеличившуюся себестоимость продукции или на падение прибыли.

Отчет о прибылях и убытках — это важнейший инструмент для анализа работы бизнеса. Правильное ведение учета и отчетности помогает эффективно управлять финансовыми потоками, прогнозировать прибыль и убытки, а также оперативно принимать решения. Знание ключевых финансовых показателей и регулярное использование аналитики помогут вам избежать убыточных периодов и сделать бизнес более прибыльным.