Управленческий учет 12 минут Артем Медведев

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ): магические свойства отчета о прибыли

Компания может выгодно продавать товар, но невыгодно управлять связанными операционными процессами. И на дистанции это влияет на весь заработок.

В статье разберу отчет о прибылях и убытках (ОПиУ, он же P&L): как формируется, чем отличается от бухгалтерского, в чем разница с отчетом о движении денег и как по нему принимать решения. Покажу на реальных примерах, что формы отчета могут быть очень разными — все зависит от рода деятельности компании.

В конце статьи поделюсь ссылкой на таблицу, в которой мы ведем такой отчет у себя и у клиентов.

Что такое ОПиУ простыми словами

ОПиУ (P&L) — отчет о прибылях и убытках. Он отвечает на два вопроса: зарабатывает ли компания и насколько эффективно выстроены операционные процессы, насколько разумно компания распоряжается ресурсами.

Есть три уровня расчета прибыли.

1. Валовая прибыль. Показывает, выгодно ли компания продает: остаются ли деньги после прямых расходов на продукт. Считается как разница выручки и себестоимости. Себестоимость, в свою очередь, состоит из себестоимости товара или услуги и прямых расходов на продажу (обработка, логистика и т.д.).
   Простое правило: если расход исчезает вместе с проектом или продажей — он прямой. Зарплаты тех, кто делает продукт, подрядчики, материалы, закупка товара, доставка. А маркетинг, продавцы, аренда и бухгалтерия — нет: эти расходы останутся, даже если конкретного проекта не будет. Они живут ниже, на уровне операционной прибыли.
2. Операционная прибыль (EBITDA). Показывает, работает ли бизнес-модель, эффективно ли распределяются ресурсы. Без учета процентов по кредитам, амортизации и налогов.
   Проекты могут быть маржинальными, а EBITDA — около нуля: значит, зарабатывают проекты, а съедает компания.
3. Чистая прибыль — итог после амортизации, процентов по кредитам и налогов. То, что реально заработал собственник. Если EBITDA хорошая, а чистая прибыль около нуля — бизнес-модель работает, но ее съедает структура финансирования: кредиты и оборудование.

Отчет о прибыли анализируют не по величине итоговой цифры. Диагностику делают на основе всех трех уровней. И далее внутри них проваливаются в детали, чтобы отследить аномалии.

Важно: ОПиУ считает не деньги, а обязательства. Выручка — это то, что мы наработали и за что клиент нам должен, а не то, что упало на счет. Расходы — то, что мы потребили, а не то, что оплатили.

Разница между ОПиУ и ДДС

Разница между ОПиУ и ДДС в том, что ОПиУ показывает, заработала ли компания прибыль за период, а ДДС — сколько живых денег пришло и ушло со счетов. ОПиУ отвечает на вопрос «мы прибыльны?», ДДС — на вопрос «нам есть чем платить?».

Это два разных отчета, и один не заменяет другой. Прибыль есть, а денег нет — классика: клиенты должны вам по актам, а зарплату платить сегодня. Бывает наоборот: денег на счете много, а компания убыточна — просто вы собрали предоплаты за работу, которую еще не сделали и по которой еще не понесли расходы.

Собственник, который смотрит только на остаток на счете, видит вторую картину и думает, что все хорошо. Потом наступает месяц, когда предоплаты кончаются, и оказывается, что бизнес полгода работал в минус.

Для полной картины отчета три:

Малому бизнесу я советую начинать с двух: ОПиУ и ДДС. Баланс подключается, когда появляются запасы, кредиты и серьезная дебиторка.

Чем ОПиУ отличается от формы 2 по РСБУ

В бухгалтерской отчетности есть похожий документ — форма 2, «Отчет о финансовых результатах». Звучит как то же самое, но пользоваться им для управления компанией почти невозможно.

Форма 2 составляется для налоговой, раз в год, по правилам бухучета. Она не покажет прибыль по направлениям и проектам, в ней сидят только «белые» операции, а группировка расходов подчинена плану счетов, а не логике вашего бизнеса. К моменту, когда форма 2 готова, управленческие решения принимать уже поздно — год закончился.

Управленческий ОПиУ вы собираете для себя: ежемесячно, по всем операциям, в разрезах, которые важны именно вам — по проектам, направлениям, точкам.

Пример: проектная компания

Компания занимается проектной деятельностью. Не важно какой: стройка, диджитал и т.д. Есть проекты, у них есть стоимость для клиента (выручка), есть себестоимость. Разница между выручкой и себестоимостью — валовая прибыль.

Вот как это выглядит в таблице:

Вы можете идеально выполнять проекты, делать крутую валовую прибыль. Но есть еще другие издержки: например, бухгалтерия, маркетинг, зарплаты админперсонала, амортизация оборудования, ИТ.

И тут начинается магия, для которой нужен отчет о прибыли. Валовая прибыль может быть отличной — проекты маржинальные, продаем выгодно. А чистая прибыль — около нуля. Значит, зарабатывают проекты, а съедает компания: раздутый админперсонал, простои проектных сотрудников между проектами, выходы из сметы, которые никто не заметил. Без разбивки на уровни прибыли этого не видно в принципе.

Разбор по строкам

Выручка — стоимость работы или товаров, которую вы реализовали за период. Не поступления на счет, а именно выполненная работа: отгруженный товар, оказанные услуги. В нашем примере за август — 4 200 000 ₽ по трем проектам.

Себестоимость — прямые расходы на продажу или оказание услуг. Правило простое: если расход исчезает вместе с проектом — это себестоимость. Зарплаты проектной команды, подрядчики, материалы, доставка. В примере — 2 520 000 ₽.

Валовая прибыль = выручка − себестоимость. 4 200 000 − 2 520 000 = 1 680 000 ₽. В процентах от выручки это валовая маржа: 40%. Маржа — главный индикатор того, выгодно ли вы вообще продаете. Если она падает от месяца к месяцу — вы либо дешевле продаете, либо дороже делаете. Оба варианта требуют вмешательства.

Коммерческие и административные расходы — те самые расходы «на компанию». В примере: коммерческие 380 000 ₽ (маркетинг и продажи), административные 720 000 ₽ (управление, бухгалтерия, аренда, ИТ).

EBITDA = валовая прибыль − коммерческие − административные расходы. 1 680 000 − 380 000 − 720 000 = 580 000 ₽. Это операционная прибыль до амортизации, процентов и налогов — показывает, зарабатывает ли бизнес-модель как таковая, без учета того, на чьи деньги куплено оборудование и как вы кредитуетесь.

Чистая прибыль = EBITDA − амортизация − проценты по кредитам − налоги. 580 000 − 80 000 − 45 000 − 68 000 = 387 000 ₽. Это итог: 9,2% от выручки. То, что заработал собственник. Не то, что можно завтра вывести — деньги могут сидеть в дебиторке, — но то, что компания реально создала за месяц.

Как выглядит ОПиУ в разных бизнесах: три реальных примера

Единой «правильной» формы ОПиУ не существует. Скелет всегда один — выручка, себестоимость, валовая прибыль, косвенные расходы, операционная прибыль, чистая прибыль. А вот наполнение зависит от рода деятельности. Ниже три обезличенных примера из нашей практики ведения учета.

Торговая компания: дистрибуция

В торговле главные деньги прячутся в себестоимости — она съедает 88% выручки. Поэтому ее раскладывают на три группы: закупка, складская обработка и логистика. Каждая группа — отдельная зона управления со своим ответственным.

Чистая рентабельность — 7,5%: при обороте 1,7 млрд компания заработала 130 млн. Для дистрибуции это сильный результат — он держится на трёх зонах управления внутри себестоимости: закупка, склад, логистика. Каждая зона — отдельный ответственный, отдельный план по снижению затрат. Каждая десятая процента маржи здесь выстрадана работой с условиями поставщиков и операционной эффективностью.

Услуги: сеть детских лагерей

Обратная картина: валовая маржа 48%, чистая рентабельность 29%. В услугах себестоимость — это аренда площадок и команда «на выезде», а офис и маркетинг — косвенные.

Здесь другая зона внимания: административные расходы 14% выручки — офис стоит в пять раз дороже маркетинга. И отдельная строка «прочие доходы»: свободные деньги между сезонами лежат на депозитах и приносят 6 млн в год.

Агентская модель: онлайн-сервис бронирования

Самый коварный для учета случай. Через сервис проходят десятки миллионов, но это не выручка — сервис лишь удерживает комиссию, остальное перечисляет партнерам.

Классическая ошибка агентского бизнеса — посчитать выручкой весь оборот. Тогда рентабельность выглядит как 0,4% и бизнес кажется мертвым. А по-честному выручка — только комиссия, и от нее чистая прибыль составляет 4%. Один и тот же бизнес, два разных диагноза — зависит только от того, что записали в верхнюю строку отчета.

Метод начисления против кассового

Самая частая ошибка в самодельных ОПиУ — считать прибыль по деньгам: пришло на счет минус ушло со счета. Это называется кассовый метод, и для расчета прибыли он врет.

Пример. В августе вы получили предоплату 2 000 000 ₽ за проект, который будете делать в сентябре и октябре. По кассовому методу август — рекордный месяц. По факту вы в августе еще ничего не заработали: работа не сделана, расходы по ней впереди. А в сентябре и октябре по кассовому методу будут «убытки» — расходы идут, поступлений нет.

Метод начисления привязывает выручку и расходы к периоду, когда работа выполнена, а не когда прошли деньги. Подписали акт на 500 000 ₽ в августе — это выручка августа, даже если оплата придет в октябре. Сотрудники работали в августе — их зарплата в себестоимости августа, даже если выплачена 10 сентября.

Только так видна честная экономика месяца. А движение денег — предоплаты, отсрочки, кассовые разрывы — это работа ДДС и платежного календаря.

Как читать ОПиУ и принимать решения

Отчет ради отчета не нужен. Смотреть надо на четыре вещи, каждый месяц, в динамике.

Валовая маржа по месяцам. Падает — разбираться немедленно: либо цены не тянут рост себестоимости, либо в проектах пошли перерасходы. В проектном бизнесе смотрите маржу по каждому проекту отдельно: один убыточный проект легко прячется за двумя прибыльными.

Доля косвенных расходов в выручке. Коммерческие и административные расходы растут вместе с амбициями и незаметно. Если выручка выросла на 10%, а админрасходы на 30% — компания тяжелеет. Полезно держать ориентир: например, административные не больше 15–20% выручки.

EBITDA. Если она стабильно положительная, а чистая прибыль около нуля — вас едят кредиты и амортизация, вопрос к структуре финансирования. Если отрицательная и EBITDA — бизнес-модель не работает, и никакой рост выручки сам по себе это не лечит: убыток просто масштабируется.

Чистая прибыль против ваших ожиданий. Заведите план, а лучше внедрите бюджетирование, и сравнивайте факт с ним. Отклонение — повод задать вопрос «где именно?», и строки отчета на него ответят.

Типовые ошибки

Составить ОПиУ несложно. Сложно не испортить его типовыми ошибками — перечислю те, что вижу чаще всего, когда разбираю учет клиентов.

1. Выручка по поступлениям денег. Уже разобрали: предоплаты и отсрочки превращают отчет в лотерею.
2. Забытые обязательства. Зарплата за август, выплачиваемая в сентябре, отпускные, налоги, годовые премии — все это расходы того периода, в котором заработаны.
3. Личные траты собственника внутри расходов компании. Смешали — не узнаете реальную прибыльность бизнеса.
4. НДС в выручке. Если вы на ОСНО, НДС — не ваши деньги. Выручку и расходы считают без него, иначе прибыль завышена.
5. Каждый месяц новая структура статей. Переименовали, перегруппировали — потеряли сравнимость, а сравнимость и есть главная ценность отчета.
6. Только итоговая цифра. Прибыль 300 тысяч — это хорошо или плохо? Без разбивки по уровням и направлениям цифра мертвая.

Заполненный пример и шаблон

Мы у себя ведем ОПиУ в связке с ДДС в одной гугл-таблице. Руками заполняется единственный лист — «Операции»: дата, сумма, статья, проект. Все остальное — P&L, Cash Flow, разрезы по проектам и контрагентам — собирается формулами само.

Забрать таблицу можно на странице шаблона учета финансов — там же подробная инструкция по внедрению. Скопируйте себе, подставьте свои статьи и проекты — и уже по итогам первого месяца увидите свою валовую маржу и то, сколько выручки съедают косвенные расходы.

Частые вопросы

Как часто составлять ОПиУ? Раз в месяц, до 10-го числа следующего. Позже — данные протухают, решения запаздывают.

Можно ли вести ОПиУ без бухгалтера? Да. Управленческий ОПиУ не сдается в налоговую, правила вы устанавливаете сами. Нужна дисциплина заносить операции и одна настроенная таблица.

Что делать, если прибыль есть, а денег нет? Это нормальная ситуация, а не ошибка в отчете. Смотрите ДДС и дебиторку: скорее всего, прибыль сидит в долгах клиентов. Лечится платежным календарем и работой с отсрочками.

Чем ОПиУ отличается от управленки? ОПиУ — один из трех отчетов управленческого учета, наряду с ДДС и балансом. Говоря «управленка», обычно имеют в виду всю систему.

Автор

Артем Медведев

Бизнес-аналитик, основатель HelpExcel.pro

Собирает управленческую отчетность и автоматизирует расчеты, которые до этого сводили руками: прибыль и себестоимость, показатели бизнеса, сверки с контрагентами.