Платежный календарь, финпланирование, бюджетирование, финстратегия — звучат как бухгалтерские термины из институтского курса, которые не особо-то и нужны бизнесу.
Малые бизнесы часто это игнорируют, и до определенной поры это сходит с рук. С постановкой учета в наше время большинство зрелых компаний уже освоились, но контур планирования остается недосягаемым. И зря!
Можно еще понять, когда за платежи в компании отвечает один человек, например, сам гендир. Куча дел разных, еще и платежи, какие там платежные календари вообще, о чем речь. Но когда у вас несколько подразделений, в каждом есть топы, которые отвечают за реализацию инициатив, уже важным становится организовать процесс должным образом.
И тут сразу можно отметить несколько ступеней зрелости процесса:
- Есть механизм согласования платежей. Обычно просто формируют реестр на день, сопоставляют с остатком на счете, примерно прикидывают поступления и остаток недельных трат и уводят в оплату определенные платежи.
- Есть реестр согласования и из него формируется платежный календарь месячный или недельный. Тут часто еще есть пара платежных дней в неделю, когда производятся оплаты. Это уже хороший уровень. Охватываем хотя бы небольшой горизонт.
- Топы формируют годовой бюджет, проходит защита, определяется целевой план по прибыли. Далее каждый месяц собираются заявки на расход средств, сравниваются с бюджетом, отклонения выводятся на согласование. Формируется платежный календарь на месяц. В платежные дни проходят оплаты. Продвинутый уровень, до него добираются только процентов 5 компаний.
- По итогам стратсессии формируется финансовая стратегия, утверждается бюджет. Далее уже все как в п. 3. Это топ уровень.
Вернемся к основной повестке — показать живой пример работы финансовой службы по части бюджетов.
Компания из сферы организации детского досуга и образования. Выручка несколько сотен миллионов в год. Десятки постоянных сотрудников и сотни подрядчиков. Бизнес с выраженной сезонностью — основной поток генерируется четыре месяца в году.
Мы закрываем финансовый блок. Иерархия: главбух компании, бух на первичке и helpexcel.pro как штатная функция на аутсорсе. На нас — блок с бюджетированием, финансами, управленческой отчетностью. Вся первичка ведется в 1С. Бюджеты, планы, управленка — в таблицах и дашбордах.
Стратегическая сессия
В компании ежегодно проходит стратсессия. Подводятся итоги года, формируются стратегические цели и инициативы на новый период. По итогу формируется и защищается бюджет, определяются цели по прибыли, инвестициям.
Ежемесячная сверка с бюджетом
До 20 числа каждого месяца с отделов собираются заявки на расход предстоящего месяца. Зарплаты, оплаты подрядчикам, лицензии и т.д. Все сводится в единый пул, сверяется постатейно с бюджетом. Нет ли превышения в рамках текущего месяца, накопительно по году. Все, что сверх, выводится в отдельный контур согласования. Формируется платежный календарь на месяц.
Финансовое планирование
Выделено два платежных дня в неделю. Вне этих дней проходят единичные срочные платежи по согласованию с опердиром. К каждому из этих дней формируется реестр из подгруженных счетов. Они сопоставляются с заявками, если заявки не было — отдельное согласование. Согласованные платежи подписываются.
Вне платежных дней деньги отправляются на депозиты. Компания несколько миллионов в год зарабатывает на депозитах.
Опережающие метрики эффективности компании
Еженедельно оценивается темп продаж и сбора оплат относительно плана продаж и бюджета. Оценивается ситуация на площадках в процессе оказания услуги: купили, приехали, доп услуги. Маркетинговые показатели в сравнении с бенчмарком и прошлыми периодами.
Управленческая отчетность
Ежемесячно формируется управленческая отчетность: ДДС (план/факт), ОПУ (бюджет/факт), отчеты по проектам. Ежеквартально и по итогу года, включая управленческий баланс.
Результат
- Финансы компании скоординированы. Отделы участвуют в целеполагании по чистой прибыли, осмысленно тратят средства.
- Компания выполняет целевые показатели. Кассовые разрывы видны заранее и нивелируются.
- Компания оценивает прокси-метрики и меняет тактику действий в моменте, чтобы не отступать от целей.
- Нет двойного ввода, бухгалтерский и управленческий учет ведутся в едином контуре первичных данных.
- Гендиру не нужно принимать участие в согласовании каждого платежа.
- Топы компании всегда имеют полную и достоверную информацию из управленческих отчетов, опираются на цифры.
Аутсорс против найма штатных специалистов
Подключимся к вашей команде и сделаем так же
Мы работаем более 9 лет, имеем насмотренность в десятках сфер и сотнях бизнесов. Профессионально включимся в процесс, привнесем технологии и обеспечим качественный сервис.