Артем Медведев
Табель, финансы и отчеты в Telegram: как охранная компания перестала сводить учет вручную
Охранное предприятие: около сотни сотрудников, круглосуточные посты на двух десятках объектов. Названия объектов и фамилии на скриншотах изменены, цифры искажены — механика настоящая.
Табели и финансы перевели из разрозненных файлов в две связанные Google Таблицы, сверху подключили Telegram-бота. Зарплата считается из табеля сама, директор получает сводку по деньгам каждое утро, закрытие месяца занимает вечер вместо двух-трех дней.
С чем пришли
Табели вели старшие объектов, каждый по-своему: у кого тетрадь, у кого эксель. В конце месяца бухгалтер два-три дня собирала это в одну таблицу и считала зарплату. Расхождения всплывали уже при выдаче денег: кто-то брал аванс в середине месяца, кому-то платили с расчета при увольнении, и свести это по сотне человек было отдельной работой.
С финансами похожая история. Платежи и поступления записывались в эксель, но отчет о прибыли и движение денег никто регулярно не собирал. Директор узнавал остатки на счетах по звонку бухгалтеру, а про долг заказчика вспоминали, когда тот не платил уже второй месяц. Сколько зарабатывает каждый объект — не знал никто.
Что сделали
Мы не стали внедрять отдельную программу. Учет остался в Google Таблицах, но теперь это две связанные таблицы с готовой структурой — табель и финансы, — а сверху работает Telegram-бот «Первый зам».
1. Табель
По каждому объекту свой лист на месяц. Старший объекта ставит отметки прямо с телефона: часы смены, больничный, отпуск. Часы и заработок по каждому сотруднику считаются сами, с учетом ставок, штрафов и премий.
2. Взаиморасчеты с сотрудниками
Из табеля собирается отчет по каждому человеку: сколько начислено, сколько выплачено с учетом авансов и расчетов, сколько компания должна на конец месяца. Раньше это выяснялось при выдаче зарплаты, теперь видно в любой день.
3. Финансы
Вся первичка вносится в один журнал операций: дата, статья, счет, объект, сумма. Дальше руками никто ничего не переносит — отчеты собираются из журнала сами.
4. Отчет по объектам
Табель и финансы связаны, поэтому по каждому объекту видна полная картина: выручка, ФОТ по табелю, прямые и косвенные расходы, прибыль. Стало видно, какие посты кормят компанию, а какие работают в ноль.
5. Бот
Директору не нужно открывать таблицы. Бот присылает сводку в Telegram: остатки на счетах, поступления и расходы месяца, прибыль, дебиторку с просрочкой. Любой вопрос по цифрам можно задать обычным текстом, ответ приходит за несколько секунд.
Остатки на счетах: 1 515 751 ₽
· Расчетный счет — 1 407 341 ₽
· Касса — 108 410 ₽
Поступления: 3 383 156 ₽
Расходы: 3 162 390 ₽
Прибыль месяца: 1 036 089 ₽
Дебиторка: 1 728 911 ₽, в графике.
Просроченных долгов нет.
Что изменилось
Сводка каждое утро. Раньше те же цифры собирали по звонкам к вечеру, и не каждый день.
Зарплата считается из табеля автоматически, авансы и расчеты учтены. Споров при выдаче стало заметно меньше: у всех перед глазами один и тот же табель и один остаток.
Просрочка видна в день, когда она случилась, а не через месяц. Напоминание о сроке оплаты приходит заранее.
По каждому объекту видна прибыль. По двум постам пересмотрели ставки заказчику после первого же месячного отчета.
Закрытие месяца — вечер вместо двух-трех дней: отчеты уже собраны, бухгалтеру остается их проверить.
Как внедряли
На запуск ушло около трех недель: перенесли справочники и остатки, обучили старших объектов ставить отметки, две недели вели учет параллельно со старым экселем, чтобы убедиться, что все сходится. После этого старые файлы закрыли.
Похожая связка сейчас запускается для аутстаффинговой компании: там те же табели и объекты, только ставки двух видов — заказчика и исполнителя, и бот дополнительно считает маржу по каждому объекту.
Возьмем учет на себя
Настроим управленческий учет, табели, отчеты в Telegram — под вашу компанию и ваши объекты.
Бухгалтерия + управленческий учет + автоматизация — от 15 000 ₽ в месяц. Рутину делает ИИ, вы видите цифры в реальном времени.
Узнать подробнее
Артем Медведев
Бизнес-аналитик, основатель HelpExcel.pro. Собирает управленческую отчетность и автоматизирует расчеты, которые до этого сводили руками.