Что такое ERP-система - какими они бывают и как улучшают эффективность бизнеса?

ERP-системы (Enterprise Resource Planning) объединяют технологии управления проектами, анализа данных и производственных процессов, что делает их главным инструментом для современных компаний. В этой статье мы рассмотрим, как ERP-системы помогают компаниям обеспечивать эффективность, планировать ресурсы и отслеживать рост.

ERP-системы предлагают широкий спектр услуг, включая управление логистикой, планирование сроков и маркетинг. Они позволяют предприятиям получать актуальные данные и оперативно реагировать на изменения. Использование ERP-систем помогает в управлении рабочими процессами, предоставляя полезную информацию и источники данных для анализа.

Работа ERP-системы строится на интеграции и централизованном хранении данных. Вся информация о товарах, материалах, операциях и результатах работы хранится в единой базе данных, доступной всем сотрудникам компании. С помощью ERP-системы можно объединить все бизнес-процессы и контролировать их в реальном времени.

ERP-система значительно оптимизирует работу компании. Она позволяет автоматизировать множество задач, упрощает процессы, снижает трудозатраты и улучшает качество работы. Например, система может автоматически создавать инструкции по заполнению документов или настраивать формат файлов для обмена данными с другими системами.

ERP-система также способна анализировать данные и предоставлять отчеты с разной степенью детализации. Это позволяет руководству компании иметь полное представление о текущей ситуации и принимать обоснованные решения на основе фактической информации.

Кроме того, ERP-система обеспечивает разграничение полномочий сотрудников, каждый из которых видит только ту информацию и выполняет только те задачи, на которые он авторизован. Это повышает безопасность данных и предотвращает несанкционированный доступ к информации.

Российское ERP-программное обеспечение также функционирует на основе базовых принципов и основных функций ERP-системы, учитывая при этом специфику российского бизнеса и нормативные требования. Например, система может автоматически уточнять номенклатуру продуктов при оформлении документов или контролировать соответствие операций результатам контроля качества.

Аббревиатура ERP (Enterprise Resource Planning) переводится как "планирование ресурсов предприятия". В теории, такая программа становится своеобразной стратегией для предприятия, охватывающей управление различными направлениями:

• Финансами: ведение налогового и бухгалтерского учета, планирование бюджета;
• Трудовыми ресурсами;
• Активами;
• Взаимодействиями с партнерами и ведением подробной истории операций с клиентами.

На практике, ERP-система представляет собой набор программного обеспечения, предназначенного для автоматизации одной или нескольких сторон деятельности организации. Эта система оптимизирует не только перечисленные направления, но и многие другие процессы. Все результаты сохраняются в общей базе данных, где они могут храниться несколько лет.

По сути, программа ERP (ЕРП) представляет собой комплекс мероприятий, включающий:

• Создание модели управления всеми потоками;
• Установку и поддержание оборудования для хранения данных;
• Подключение соответствующего программного обеспечения;
• Обеспечение полноценного функционирования IT-отдела;
• Обучение пользователей всем необходимым навыкам.

Эти программы невозможно сравнивать напрямую, так как они имеют разные функции. CRM-системы автоматизируют и контролируют процесс продаж, ведя клиента от заявки до завершения сделки и дополнительных продаж (управляют взаимодействием с клиентами). ERP-системы управляют ресурсами и процессами предприятия, начиная с момента достижения договоренности с покупателем. На этом этапе выполняется заказ, осуществляется отгрузка товара и анализируются финансовые результаты. Часто встречаются случаи, когда CRM-системы интегрируются в ERP, и наоборот.

ERP-системы предназначены для автоматизации управления финансами, активами, человеческими ресурсами, а также взаимодействия с партнерами и ведения истории клиентских отношений. В целом, это программное обеспечение представляет собой стратегию управления всей организацией. В состав ERP входят следующие компоненты:

• Платформа. Это ядро системы, которое обеспечивает взаимодействие всех элементов программы, предоставляя каждому пользователю доступ к функционалу и справочной информации.
• Средства управления информацией. Включают сервер данных и программное обеспечение для обработки и передачи информации.
• Отдельные модули. Это приложения, которые работают автономно, но интегрированы с платформой, что позволяет избежать сбоев в работе всей системы. Эта модульная структура отличает ERP от других программ автоматизации. Модули могут быть внутренними (для сотрудников), внешними (для клиентов и партнеров) и коннекторами (связывающими ERP с другими программами, используемыми в организации).

Таким образом, ERP-система представляет собой комплекс ресурсов, включающий средства управления информационными потоками, оборудование для хранения и обработки данных, программное обеспечение, техподдержку, ИТ-отдел и пользователей.

Совсем недавно компании были довольны, если могли управлять финансами и операционными вопросами в рамках одной программы. Сегодняшние решения представляют собой комплексные системы, способные автоматизировать все бизнес-процессы, оставаясь при этом частью единого программного обеспечения.

Все больше организаций осознают необходимость эффективного распределения ресурсов между всеми подразделениями. Важно объединить разрозненные задачи в одной высокопроизводительной системе, которая предоставит руководству необходимую информацию для принятия обоснованных и эффективных решений.
Согласно наиболее полной классификации, ERP-системы можно разделить на четыре группы:

По назначению: отраслевые и общие.

• Публичные: Все или большинство пользователей имеют доступ к общей функциональности, но данные конкретной компании доступны только ее сотрудникам.
• Приватные: Софт полностью изолирован и может адаптироваться под текущие задачи компании.
• Гибридные: Комбинируют элементы публичных и приватных систем.

По виду организации: частные, гибридные, публичные; также делятся на облачные и локальные, настольные (для ПК) и браузерные.

• Облачные: Все данные хранятся на внешних серверах, доступных из любой точки с интернетом.
• Внутренние: Вся информация хранится на локальных серверах и не копируется на внешние ресурсы.

По архитектуре: единые и модульные. Модульные системы становятся все более популярными, так как позволяют создавать идеальную систему из нескольких компонентов.

По типу лицензии: проприетарные и с открытым исходным кодом. Последние менее распространены в нашей стране, так как требуют наличия специалиста для их настройки и поддержки.

Также имеются отличия по интерфейсу пользователя:

• Стационарные или десктопные: ПО устанавливается на ПК и работает автономно, не требуя интернет-соединения, взаимодействуя только с внутренними программами.
• Браузерные или онлайн: Доступ к системе осуществляется через интернет, через личный кабинет сотрудника.

Современная ERP-система обычно состоит из трех уровней:

• База данных: место хранения всей информации.
• Приложения: инструменты для обработки и использования данных.
• Графический интерфейс: обеспечивающий удобство работы пользователя, часто реализованный через веб-программы.

Большинство модулей ERP-систем сосредоточено на управлении персоналом, финансами и операциями компании. Одним из примеров функционального ПО является "1С: ERP – Управление предприятием 2".

Эта система может:

• Вести регламентированный учет;
• Управлять закупками, складами и запасами;
• Контролировать финансовые вопросы и проводить бюджетирование;
• Фиксировать взаимодействия с клиентами;
• Мониторить ключевые показатели деятельности компании.

Это лишь часть функций, которые может выполнять такое приложение. На самом деле, возможностей гораздо больше, и важно выбрать систему, которая максимально удовлетворит потребности вашего бизнеса.

Рассмотрим основные преимущества интеграции ERP-систем. Прежде всего, следует отметить исключительную прозрачность всех бизнес-процессов, что позволяет руководству в любой момент проверить состояние предприятия и принять решения на основе актуальной информации. К основным преимуществам также относятся:

1. Снижение затрат на IT-решения: ERP-система заменяет множество отдельных программ. Кроме того, можно разработать систему, учитывающую конкретные потребности предприятия.
2. Защита информации от утечек: Общие стандарты хранения и доступа к данным, а также различные уровни доступа для пользователей повышают ИТ-безопасность.
3. Автоматизация отчетности: Система быстро и точно создает отчеты, исключая человеческие ошибки и медлительность.
4. Оптимизация планирования: ERP-система анализирует информацию, сравнивает множество параметров и быстро выявляет закономерности, которые могут быть неочевидны для человека.
5. Улучшение качества клиентского сервиса: История взаимодействий с клиентами позволяет быстро находить детали предыдущих заказов и персонализировать общение.
6. Повышение продуктивности: Автоматизация процессов устраняет рутинные задачи и ускоряет коммуникации. Единые стандарты и интерфейс позволяют пользователям быстрее и эффективнее выполнять свою работу.
7. Управление документооборотом: Автоматизация процессов документооборота и оплат.
8. Мониторинг и отчетность: Инструменты для мониторинга рабочих процессов и генерации отчетов.
9. Облако и мобильность: Доступ к системе из облака, что позволяет работать в любом месте и в любое время.
10. Аналитика и прогнозирование: Инструменты для аналитики и прогнозирования помогают компаниям планировать будущее и адаптироваться к изменениям. ERP-системы обеспечивают инструментами для анализа данных, что помогает определять оптимальные стратегии и принимать обоснованные решения.

Еще одним значительным преимуществом является возможность масштабирования системы. Если поставщик предусмотрел это при разработке ПО, то при внедрении новых процессов, запуске новых продуктов или увеличении объемов бизнеса в существующую ERP-систему можно добавлять дополнительные модули.

Как и любой программный продукт, ERP-системы имеют свои недостатки и ограничения. Одни из них урезают функционал, другие ухудшают условия использования. Основным минусом является высокая стоимость. Значительные финансовые вложения требуются для приобретения ПО и оборудования, настройки системы, обучения сотрудников и обеспечения постоянного обслуживания. К другим минусам относятся:

1. Длительный процесс внедрения: Автоматизация процессов в крупных компаниях может занять несколько лет.
2. Необходимость профессиональной установки и сопровождения: Обычно установкой и сопровождением ERP-систем занимаются специалисты, знающие все тонкости интеграции и обслуживания.
3. Неизбежность доработки: Каждую систему нужно настроить для выполнения конкретных бизнес-процессов, прежде чем она начнет работать на полную мощность.
4. Длительная работа по объединению и стандартизации данных: Процесс создания единого информационного пространства может занять много времени.

Эти слабые места характерны для любого сложного программного обеспечения. Однако после успешного завершения работ по внедрению и настройке ERP-системы расходы обычно окупаются за счет повышения эффективности деятельности компании, снижения затрат и увеличения прибыли.

Внедрение комплексных и дорогостоящих ERP-систем имеет смысл в крупных корпорациях, которые работают с огромными объемами информации и нуждаются в её систематизации. В случае с компаниями, выпускающими небольшой ассортимент продукции или занимающимися малым производством, такое программное обеспечение может замедлить бизнес-процессы и привести к ненужным финансовым потерям. Однако, исключением могут быть небольшие предприятия, сталкивающиеся с высокой конкуренцией. В таких случаях автоматизация процессов с помощью ERP-систем может дать им значительные преимущества.

Для оценки целесообразности внедрения ERP-системы необходимо рассчитать, принесет ли она дополнительный доход компании или хотя бы сократит её расходы.

Использование ERP-систем должно предоставлять значительные преимущества и уникальные функциональные возможности. Рассмотрим их подробнее.

Единая база данных: контроль и управление с точностью и оперативностью
Правильно установленная и используемая ERP-система помогает создать единое информационное пространство, где все специалисты могут одновременно работать с данными. Информация становится доступной мгновенно, устраняя простои и минимизируя ошибки из-за человеческого фактора. Если ошибки всё же возникают, их устранение становится более простым и эффективным. Поэтому ERP-системы рекомендуются предприятиям, где критичны срочность и точность передачи данных.

Гибкость в работе компании с учётом изменений рынка
Для организаций, стремящихся к развитию и актуальности, необходимо наладить быстрый обмен информацией между подразделениями. Это особенно важно, если в компании больше одного отдела и численность сотрудников превышает 10 человек.

ERP-решения в сложных бизнес-процессах
Одной из популярных причин внедрения ERP-систем является необходимость оптимизации и обновления неэффективных процессов. Когда бизнес-процессы становятся громоздкими, ERP-система позволяет заменить множество разрозненных программ на единую платформу, решающую все задачи. Это обеспечивает лучшее интегрирование и управление всеми аспектами бизнеса в одной системе.

Существует три способа получить программное обеспечение для планирования ресурсов:

1. Разработка собственного продукта. Создавая ПО самостоятельно, существует риск столкнуться с неработоспособностью и множеством ошибок, которые могут привести к серьезным проблемам в процессе эксплуатации.
2. Покупка готовой платформы. При правильном выборе и последующей доработке можно получить типовое ПО, отлично подходящее для ваших задач. Однако, потребуется регулярная поддержка разработчика для обеспечения стабильной работы.
3. Заказ разработки у профессионалов. Это более дорогостоящий вариант, но он обеспечивает создание продукта, полностью соответствующего потребностям вашего бизнеса.

Внедрять ERP-системы могут как крупные корпорации, так и малые предприятия. Команда профессионалов помогает реализовать проект, обеспечивая поддержку на всех этапах внедрения. Основные шаги включают:

• Подготовка и Планирование: Создание подробного плана и графиков внедрения.
• Анализ и Сбор Данных: Сбор информации для настройки системы.
• Тестирование и Обучение: Проведение тестов и обучение сотрудников работе с новой системой.
• Мониторинг и Обратная Связь: Постоянный мониторинг системы и получение отзывов для улучшения.

1С:ERP
Отечественный продукт с множеством модулей и отраслевых решений. Он обладает обширной функциональностью для управления, включая промышленное производство. Пользователи отмечают такие преимущества, как высокая скорость обработки заявок, автоматическое начисление заработной платы и удалённая постановка задач.

Microsoft Dynamics
Отличается простой кастомизацией, что позволяет легко настроить систему под нужды компании. Легко интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как Word и Excel, что облегчает выгрузку отчётов. Система акцентирует внимание на управлении финансами, производстве и цепочке поставок. Подходит для среднего и крупного бизнеса с несколькими филиалами в разных регионах и странах. Также позволяет собирать данные о продажах из PoS-систем и направлять их в головной офис.

SAP ERP
Согласно данным компании SAP, через их ресурсы проходит 87% всей мировой торговли. SAP ERP — гибкая и удобная для пользователя программа, подходящая для различных сфер благодаря отраслевым модулям. Эти модули охватывают продажи, CRM, закупки, управление запасами, финансы, производство и многое другое.

Галактика ERP
Разработана специально для российского рынка, учитывая специфику договорных отношений в России и странах СНГ, а также изменения в законодательстве. Систему можно встроить в существующую IT-инфраструктуру благодаря интеграционной (сервисной) шине, обеспечивающей обмен данными с продуктами других производителей

ERP-системы становятся важнейшим инструментом для управления современными предприятиями. Они объединяют множество функций и инструментов, помогая компаниям достигать своих целей и обеспечивать рост. Независимо от размера и отрасли, ERP-системы предлагают значительные преимущества, повышая эффективность и оптимизируя все аспекты бизнеса.