Нужна доработка таблицы?
Нужна доработка таблицы?
Получить шаблон
Мы вышлем вам на почту письмо со ссылкой
Кому подойдет шаблон
Компаниям, в которых сотрудники регулярно подают счета на оплату и необходимо организовать прозрачную систему одобрения расходов.
Что делает инструмент
Позволяет сотрудникам подавать заявки через Google Форму с прикреплением счетов и выбором статьи расходов.
Все заявки автоматически попадают в таблицу, где проходят этапы согласования руководителем и оплаты бухгалтером.
Одобренные заявки отображаются в платежном календаре, позволяя планировать финансовые потоки на ближайшие дни и недели.
Преимущества инструмента:
Прозрачность — видно, какие заявки уже поданы, одобрены и оплачены.
Контроль — ни одна заявка не теряется, все зафиксировано в одном месте.
Гибкость — форма легко настраивается под нужный уровень детализации и структуру заявок.
Планирование — платежный календарь помогает заранее видеть финансовую нагрузку.
Скорость — заявка подается в пару кликов, и сразу попадает в систему.
Унификация — единый формат заявок упрощает работу руководителей и бухгалтера.
Что представляет собой инструмент?
Заполнение формы
Сотрудник подает заявку через Google Форму, указывая сумму, статью расходов, сроки и другие детали.
Согласование
Руководитель проверяет заявки в таблице и принимает решение: одобрить, отклонить или отправить на доработку.
Фиксирование оплаты
Бухгалтер изучает, какие заявки были одобрены, проводит оплату согласно срокам и утвержденным суммам, и фиксирует факт проведения платежа.
Планирование
Одобренные заявки автоматически включаются в платежный календарь и учитываются как планируемые расходы. В календаре предусмотрена возможность вручную добавлять прогнозируемые доходы и другие внеплановые расходы — для более точного финансового планирования.
1
2
3
4
Хотите обсудить свой проект?
Если вы задумываетесь об оптимизации процессов в компании и внедрении IT-систем, оставьте заявку на консультацию и мы свяжемся с вами для обсуждения деталей.
Остались вопросы?
Чтобы узнать, как мы разработаем комплексный продукт финансово-управленческого учета именно для вас, оставьте свою заявку и укажите удобное время для встречи:
Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.
Согласование счетов на оплату — это порядок, при котором сотрудник не оплачивает счёт напрямую, а сначала подаёт заявку на оплату: указывает сумму, статью расходов, срок и реквизиты счёта (к заявке можно приложить сам документ). Заявка попадает в общую таблицу и проходит два этапа: сначала её одобряет руководитель, затем к оплате принимает бухгалтер. Одобренные заявки попадают в платёжный календарь — так видно, сколько и когда предстоит заплатить, и легче заранее заметить кассовый разрыв. У каждой заявки есть статус, поэтому ничего не теряется, а процесс остаётся прозрачным и контролируемым. Организовать это можно на связке Google Формы и Google Таблицы; готовый шаблон помогает собрать подачу заявок, этапы согласования и платёжный календарь в одном документе.
Частые вопросы
Что такое согласование счетов на оплату?
Это процесс, в котором расход проходит проверку до платежа: сотрудник подаёт заявку (сумма, статья расходов, срок, счёт), её одобряет руководитель, а затем бухгалтер проводит оплату. Так компания контролирует, за что и когда уходят деньги, а не оплачивает счета вслепую.
Какие этапы проходит заявка на оплату?
Обычно два: согласование руководителем (одобрить, отклонить или вернуть на доработку, проверив сумму и статью расходов) и оплата бухгалтером. У каждой заявки есть статус, поэтому видно, на каком этапе она находится и кто отвечает за следующий шаг — ни одна заявка не теряется.
Как заявки связаны с платёжным календарём?
Одобренные заявки попадают в платёжный календарь — сводку предстоящих платежей по датам и суммам. Это помогает планировать денежные потоки и заранее видеть возможный кассовый разрыв (когда на счёте денег меньше, чем предстоит заплатить).
Как организовать согласование счетов в Google Таблицах?
Сделайте Google Форму для подачи заявок с полями: сумма, статья расходов, срок оплаты, реквизиты счёта и файл документа — ответы автоматически собираются в связанную Google Таблицу. В таблице добавьте столбцы статуса для согласования руководителем и отметки об оплате бухгалтером, а одобренные заявки выводите на отдельный лист — платёжный календарь. Так подача, согласование и планирование платежей оказываются в одном документе.