Управленческий учет 11 минут Артем Медведев

Отчет о движении денежных средств (ДДС): как за 1 час увидеть все деньги бизнеса

Прибыль в отчетах — это не живые деньги на счете. Компания может зарабатывать каждый месяц и не найти денег на зарплату.

Представьте распространенную ситуацию: бухгалтер отчитывается о рекордной выручке, в отчете о прибылях красуется цифра с шестью нулями, но приходит время платить поставщикам или выдавать зарплату — а на р/с пусто.

Вы начинаете судорожно вынимать деньги из личных сбережений, переводить средства между счетами или брать срочный овердрафт. Поздравляем, вы столкнулись с кассовым разрывом.

Почему так происходит? Потому что прибыль в отчетах — это не живые деньги на счете. Чтобы контролировать реальный поток средств и не гадать, хватит ли завтра на аренду, каждому собственнику нужен один базовый инструмент — ДДС (Отчет о движении денежных средств).

В этой статье разберем, как устроена форма ДДС, как собрать первый отчет за 1 час из обычной банковской выписки и нужно ли переходить из Excel в специализированные сервисы. Покажу на примере из практики, как компания с прибылью 2,5 млн за квартал дошла до остатка 90 тысяч на счете — и почему ДДС увидел бы это за два месяца.

В конце статьи — ссылка на таблицу, в которой мы ведем ДДС у себя и у клиентов.

Что такое ДДС и чем этот отчет отличается от других

ДДС (Отчет о движении денежных средств) — это финансовый документ, который фиксирует абсолютно все приходы и списания денег компании за определенный период (день, неделю, месяц).

Он отвечает на 3 главных вопроса собственника:

1. Откуда пришли деньги?
2. Куда они ушли?
3. И сколько денег осталось прямо сейчас на всех счетах и в кассах?

Главная путаница: ДДС vs ОПиУ (P&L)

Главная ошибка начинающих предпринимателей — путать ДДС с Отчетом о прибылях и убытках (ОПиУ / P&L).

• P&L показывает эффективность бизнеса. Он фиксирует обязательства по методу начисления: вы отгрузили товар — прибыль посчитана, даже если клиент заплатит только через 60 дней.
• ДДС показывает ликвидность и факт. Ему все равно, когда подписан акт. Деньги упали на расчетный счет — вносим приход. Списали за аренду — вносим расход.

Здесь работает простое правило: P&L показывает, зарабатывает ли бизнес в принципе. ДДС показывает, сможет ли бизнес выжить и расплатиться по счетам сегодня.

Для полной картины отчета три:

Про второй отчет у нас есть отдельный подробный гайд: что такое ОПиУ, три уровня прибыли и примеры форм для разных бизнесов. Малому бизнесу советуем начинать с этой пары — ДДС и ОПиУ: первый следит за деньгами, второй за прибылью. Один не заменяет другой.

Прямой и косвенный метод: что выбрать малому бизнесу?

Существует два подхода к составлению отчета ДДС.

1. Прямой метод

Вы просто берете все фактические операции (приходы и списания) и раскладываете их по статьям доходов и расходов.

Плюсы: предельно понятен, прост в сборке, идеален для оперативного ежедневного и ежемесячного учета.

Минусы: не объясняет, почему прибыль в P&L не совпадает с остатком денег на счете.

2. Косвенный метод

Формируется «от обратного»: берется чистая прибыль из отчета P&L и корректируется на статьи, которые не вызывают реального движения денег (например, амортизация), а также на изменения в дебиторке, кредиторке и запасах.

Плюсы: четко показывает связь между прибылью и денежным потоком.

Минусы: сложная методология, требует идеального ведения бухгалтерского и управленческого учета.

Рекомендация HelpExcel: для малого и среднего бизнеса в 95% случаев подходит прямой метод. Он нагляден, легко внедряется в Excel и позволяет быстро навести порядок в финансах.

Структура ДДС: 3 ключевых вида деятельности

Чтобы отчет не превратился в хаотичный список из сотен строк, все денежные потоки делят на три главных блока: операционную, инвестиционную и финансовую деятельность. Если смешать их в одну кучу, вы никогда не поймете реальное положение дел.

1. Операционная (основная) деятельность

Сюда относим все, что связано с ежедневной работой бизнеса.

Приход: оплата от покупателей, выручка с маркетплейсов.

Расход: закупка товара/сырья, зарплата штата, аренда, маркетинг, налоги.

Рекомендация HelpExcel: операционный денежный поток обязан быть положительным. Если основная деятельность уходит в минус, бизнес работает в убыток.

2. Инвестиционная деятельность

Все, что связано с развитием и долгосрочными вложениями:

• покупка оборудования, станков, автотранспорта;
• ремонт офиса или открытие новой точки;
• вложения в ценные бумаги или выдача займов.

Важно: в растущем бизнесе этот поток часто отрицательный — и это нормально, так как компания инвестирует в свое будущее.

3. Финансовая деятельность

Взаиморасчеты с собственниками и кредиторами:

• получение и погашение кредитов, займов, овердрафтов;
• вклады собственника в уставный капитал;
• выплата дивидендов.

Важно: кредит — это не операционный доход бизнеса, а временное привлечение денег по финансовой деятельности. Замена операционного минуса кредитным плюсом дает лишь иллюзию благополучия.

Вот как выглядит месяц, разложенный по трем видам деятельности:

Обратите внимание на итог: операционный поток положительный, а денег на счете стало меньше. Без разбивки по видам деятельности вы бы увидели только «минус за месяц» и начали бы резать расходы — хотя проблема в графике платежей по кредиту.

Как собрать первый ДДС из банковской выписки за 1 час: пошаговый план

Для старта не нужно сразу покупать дорогой софт. Начните с простого алгоритма в Excel или Google Таблицах.

Шаг 1. Скачайте выписки из всех банков

Выгрузите текстовый файл или таблицу .xlsx / .csv из личных кабинетов всех ваших банков за последний месяц. Не забудьте указать остатки на начало и конец периода.

Шаг 2. Разделите выгрузку на колонки

Оставьте 5 главных параметров:

1. Дата операции
2. Сумма (приход со знаком «+», расход со знаком «−»)
3. Контрагент (кто платит / кому платим)
4. Назначение платежа
5. Расчетный счет / касса

Шаг 3. Разметьте категории (разнесите по статьям)

Создайте справочник статей (например: «Выручка», «Закупка товара», «Аренда», «ФОТ», «Маркетинг»). Присвойте каждой транзакции из выписки соответствующую статью.

Шаг 4. Сведите итоги через суммирование

Сгруппируйте данные по статьям и трем видам деятельности (операционная, инвестиционная, финансовая).

Шаг 5. Проверьте формулу баланса

В конце отчета обязана сходиться главная финансовая формула:

Остаток на конец = Остаток на начало + Приход − Расход

Если итоговая цифра сходится с реальным остатком на ваших р/с и в кассе — ваш первый ДДС собран верно!

Для легкого старта в управленческом учете мы в HelpExcel создали готовый бесплатный шаблон таблицы с отчетом ДДС — вам останется просто внести ваши данные: забрать таблицу учета финансов. Руками заполняется один лист — журнал операций, ДДС и ОПиУ собираются формулами сами.

Кейс: прибыль есть, а зарплату платить нечем

Пример из нашей практики ведения учета. Компания обезличена, цифры изменены — механика настоящая.

Оптовый поставщик упаковки для кафе и пекарен. По ОПиУ все прилично: стабильная прибыль 600–800 тысяч в месяц, сентябрь–ноябрь в сумме дали 2,5 млн. Собственник в августе посмотрел на остаток 5,8 млн и вывел 1,5 млн дивидендов.

Дальше три события подряд, каждое по отдельности — нормальное:

• сентябрь: сезонная закупка товара на 5,8 млн по предоплате — сети начнут выбирать объемы в октябре–ноябре;
• октябрь: отгрузки рекордные, но сети платят с отсрочкой 45 дней — выручка по ОПиУ есть, живых денег с нее еще нет. Плюс подошел график погашения кредита: по миллиону в месяц;
• ноябрь: дебиторка доросла до 9,8 млн. Деньги придут в декабре–январе. А зарплата — 5 декабря.

Вот эти пять месяцев в ДДС:

На конец ноября на счете 90 тысяч. Через неделю — зарплата 1,3 млн. Компания прибыльна каждый месяц, и она же неплатежеспособна.

Что здесь важно: ни одно из решений не было ошибкой само по себе. Сезонная закупка — правильно. Отсрочка сетям — условие работы с ними. Дивиденды — право собственника. Проблема в том, что решения принимались по остатку на счете, а не по прогнозу потока. ДДС с платежным календарем показал бы разрыв еще в сентябре: закупку можно было разбить на два транша, дивиденды отложить на квартал, а с банком договориться о переносе графика — заранее и спокойно, а не в панике за неделю до зарплаты.

Почему прибыль есть, а денег нет?

Это самый частый запрос, с которым предприниматели приходят к нам в HelpExcel. Куда исчезают деньги, если бухгалтер рисует красивый плюс в отчетах?

Наши эксперты рассказали про «черные дыры», где чаще всего теряются ваши деньги:

1. Заморозка в запасах. Вы закупили товар на склад на 3 месяца вперед. Прибыль еще не сформирована (товар не продан), но живые деньги из бизнеса уже ушли.
2. Рост дебиторской задолженности. Вы отгрузили клиентам товар на 5 млн рублей, признали прибыль, но клиенты платят с задержкой в 30–60 дней. На бумаге вы богаты, на счете — 0.
3. Выплата тела кредита. Проценты по кредиту фиксируются в расходах, а вот сам возврат тела кредита списывается с р/с, но не уменьшает прибыль.
4. Свободный вывод дивидендов. Собственник берет деньги из кассы «на личные нужды» без оглядки на реальный график платежей компании.

В кейсе выше сработали все четыре сразу. ДДС помогает моментально подсветить эти дыры и предотвратить банкротство на фоне казалось бы успешных продаж.

7 частых ошибок при заполнении ДДС

1. Смешивание личных денег и денег бизнеса. Оплаты с личной карты собственника без оформления дивидендов или займа ломают весь управленческий учет.
2. Слишком детальная или слишком общая детализация. 150 микро-статей создадут хаос при заполнении, а всего 3 статьи (например: приход, расход и другое) не дадут аналитики для принятия решений.
3. Учет перемещений как доходов/расходов. Перевод денег со счета А на счет Б — это перемещение, а не расход бизнеса.
4. Отсутствие разграничения по видам деятельности. Оплата оборудования попадает в операционные расходы и искажает реальную себестоимость месяца.
5. Игнорирование мелких наличных расходов. Мелкие покупки канцелярии или оплаты курьерам разрывают итоговый баланс.
6. Заполнение отчета раз в полгода. ДДС — инструмент оперативного контроля. Для малого бизнеса оптимально вести его раз в неделю или ежедневно.
7. Отсутствие платежного календаря. ДДС показывает, что уже произошло. Чтобы предотвратить кассовые разрывы в будущем, на базе ДДС обязательно строится платежный календарь.

Когда пора уходить из простого Excel в специализированный сервис?

Таблицы Excel и Google Sheets — лучший инструмент на старте. Они гибкие, бесплатные и позволяют быстро протестировать методологию. Однако со временем обычная таблица начинает съедать время вашей команды.

Признаки того, что вы переросли простые таблицы в Excel:

• У вас больше 3–5 расчетных счетов, эквайринг, кассы и маркетплейсы, а ручной перенос выписок занимает более 3–4 часов в неделю.
• Человеческий фактор: сотрудники периодически затирают формулы, теряют транзакции или путают статьи.
• Нужно разграничить права доступа: менеджер должен видеть только свои статьи расходов, но не всю финансовую картину компании.
• Бизнес быстро растет: появляется несколько юридических лиц, проектов или филиалов, и сводить их в единый консолидированный ДДС вручную становится мучением.

В этот момент стоит посмотреть в сторону специализированных учетных сервисов, автоматизированных BI-систем с прямой интеграцией банков по API или индивидуально выстроенной системы таблиц на базе Google Sheets.

Частые вопросы

Что такое ДДС простыми словами? Это журнал всех денег компании: сколько пришло, сколько ушло, сколько осталось на счетах и в кассах. Собирается из банковских выписок и данных по кассе.

Чем ДДС отличается от ОПиУ? ДДС считает живые деньги, ОПиУ — прибыль по начислению. Компания может быть прибыльной и сидеть без денег, и наоборот. Подробный разбор — в гайде по ОПиУ.

Чем ДДС отличается от БДДС и БДР? ДДС — факт движения денег. БДДС — бюджет движения денежных средств, то есть план этих же потоков на будущее. БДР — бюджет доходов и расходов, плановый аналог ОПиУ. Сначала налаживают факт (ДДС), потом подключают планирование.

Как часто вести ДДС? Заносить операции — ежедневно или раз в неделю, это 10–15 минут. Анализировать — раз в неделю и по итогам месяца. Отчет, который заполняется раз в квартал, кассовый разрыв предотвратить не успеет.

Что делать, если кассовые разрывы уже случаются? Собрать ДДС за последние 2–3 месяца, найти по нему причину (запасы, дебиторка, кредиты, дивиденды — см. черные дыры выше) и построить платежный календарь на 4–6 недель вперед. Разрыв, который виден за месяц, закрывается спокойно: переносом платежей, факторингом, траншами закупок.

С чего начать прямо сейчас?

Управленческий учет не строится за один день, но первый шаг можно сделать уже сегодня.

1. Скачайте готовый проверенный шаблон. Не изобретайте велосипед — воспользуйтесь продуманной формой Google Таблиц от экспертов HelpExcel. В ней уже настроены правильные статьи, формулы и автоматический ввод остатков: шаблон учета финансов.
2. Нужна помощь в наведении порядка? Если у вас нет времени разбираться в тонкостях, закажите бесплатную диагностику учета с нашим финансовым директором. Мы разберем вашу ситуацию, найдем причины кассовых разрывов и поможем построить прозрачную систему управления финансами.

Автор

Артем Медведев

Бизнес-аналитик, основатель HelpExcel.pro

Собирает управленческую отчетность и автоматизирует расчеты, которые до этого сводили руками: прибыль и себестоимость, показатели бизнеса, сверки с контрагентами.