Бизнесу не всегда нужны красивые графики и заманчивые картинки в платных сервисах для учета финансов. Все может быть намного изящней, проще в создании и обслуживании. И мы готовы это доказать!
ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL
Бесплатный мини-сервис для учета финансов микробизнеса
Бизнесу не всегда нужны красивые графики и заманчивые картинки в платных сервисах для учета финансов. Все может быть намного изящней, проще в создании и обслуживании. И мы готовы это доказать!
ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL
Бесплатный мини-сервис для учета финансов микробизнеса
Основные функции таблицы

Мы собрали полноценную систему для финансового учета в обычных Гугл таблицах. Для удобства работы мы создали Телеграм-бота, который позволяет вводить информацию в таблицу с мобильных устройств.

То есть вы можете создать копию таблицы, настроить ее под себя, дать доступ пользователям к телеграм-боту и таблице и полноценно организовать слаженную работу с деньгами.

Организация слаженной работы нескольких пользовалей. Вы можете вводить данные через телеграм-бот или напрямую в таблицу.

1

Аналитика и основные показатели рассчитываются автоматически на основе учетных данных. Вы видите в режиме онлайн отчет от движении денег, остатки на счетах, финансы проектов/направлений, суммарные выплаты сотрудникам/контрагентам в каждом периоде, отчет о прибылях и убытках.

2
Настройка таблицы
Ниже описаны ключевые моменты настройки справочников.
Пошаговый процесс подготовки таблицы к работе мы показали на видео:
Бизнес-аналитика
Пошаговая настройка справочника таблицы

Для начала работы нужна таблица. Если у вас ее еще нет, то ее можно получить, заполнив форму ниже.

Шаг 1

Получить таблицу
Мы вышлем вам на почту письмо с ссылкой.

Создаем копию исходника на свой Гугл Диск. Открываем таблицу по имеющейся у вас ссылке, в меню файл -> создать копию

Шаг 2

Заполняем справочники.

Шаг 3

Лист "Проекты"

На данном листе вы ведете учет ваших проектов или направлений деятельности. Эта информация нужна, чтобы в дальнейшем относить к ним операции и видеть сводные финансы по каждому проекту/направлению. Чтобы проекты были доступны при записи учетных операций, они должны иметь статус "в работе".

Лист "Справочник"
Наименование поля
Описание
Статьи ДДС
Введите список всех категорий поступлений и трат вашей компании. Старайтесь чрезмерно не детализировать и не обобщать. Если вы оплачиваете доставку раз в год, то нет смысла выделять ее в отдельную статью. И наоборот, нет смысла все сводить в одну категорию. Создавайте список статей с расчетом на год пользования таблицей, чтобы изменять их список как можно реже и при этом видеть важные показатели.
Обязательно создайте технические статьи для перемещения средств между счетами.
Тип операции
В данном шаблоне любая статья ДДС может быть или доходной или расходной. Проставьте для каждой статьи соответствующий ей тип. Это нужно для подсчета остатков на счетах.
Статьи P&L
Отчет о прибылях и убытках (P&L) в таблице строится кассовым методом. У каждой операции есть дата начисления, которая определяет период отображения операции в отчете. Статьи PL группируют статьи ДДС. К одной статье PL можно отнести несколько статей ДДС и тем самым выделить составляющие, на основе которых считается прибыль.
Тип оплаты
В этом столбце укажите полный список ваших счетов, включая резервные. Они будут нужны для расчета остатков средств.
Контрагент/сотрудник
Введите список ваших сотрудников и контрагентов, с которыми вы постоянно совершаете взаиморасчеты. На листе одноименного отчета будут выводиться сводные выплаты каждому из указанных лиц.
Наименование поля
Описание
Статьи ДДС
Введите список всех категорий поступлений и трат вашей компании. Старайтесь чрезмерно не детализировать и не обобщать. Если вы оплачиваете доставку раз в год, то нет смысла выделять ее в отдельную статью. И наоборот, нет смысла все сводить в одну категорию. Создавайте список статей с расчетом на год пользования таблицей, чтобы изменять их список как можно реже и при этом видеть важные показатели.
Обязательно создайте технические статьи для перемещения средств между счетами.
Тип операции
В данном шаблоне любая статья ДДС может быть или доходной или расходной. Проставьте для каждой статьи соответствующий ей тип. Это нужно для подсчета остатков на счетах.
Статьи P&L
Отчет о прибылях и убытках (P&L) в таблице строится кассовым методом. У каждой операции есть дата начисления, которая определяет период отображения операции в отчете. Статьи PL группируют статьи ДДС. К одной статье PL можно отнести несколько статей ДДС и тем самым выделить составляющие, на основе которых считается прибыль.
Тип оплаты
В этом столбце укажите полный список ваших счетов, включая резервные. Они будут нужны для расчета остатков средств.
Контрагент/сотрудник
Введите список ваших сотрудников и контрагентов, с которыми вы постоянно совершаете взаиморасчеты. На листе одноименного отчета будут выводиться сводные выплаты каждому из указанных лиц.

После внесения данных в справочник нужно нажать кнопку "Сохранить" в верхней части листа.
После нажатия на кнопку сохранения откроется диалоговое окно авторизации. На видео, которое приведено выше, описан процесс прохождения авторизации.

Подключение Телеграм-бота
Процесс подключения телеграм-бота к таблице описан в видео инструкции:

На листе "Пользователи бота" вводим имена пользователей, номера телефонов, зарегистрированных в Телеграме, и ставим галочку в столбце доступа.

Шаг 1

Далее нажимаем кнопку "Сохранить" в верхней части таблицы.
Пользователи, которых вы указали на данном листе, переходят в мессенджер телеграм, в поиске находят бота @help_excel_finances_bot
В телеграм-боте нужно подтвердить согласие с пользовательским соглашением.

Шаг 2

Вводят номер телефона в указанном формате:

После этого действия бот подключен к вашей таблице, и можно вводить операции.

Как работает сервис

Связка таблиц и телеграм-бота создана нами для демонстрации возможностей простоты создания аналогичных сервисов. Мы не планируем делать описанные функции платными. Таблица создана на основе большого числа обратной связи пользователей наших шаблонов, и ее функций должно быть достаточно для многих малых компаний.

Если вам нужна персональная настройка, напишите нам.

Видеообзор работы сервиса:
Лист "Учет финансов"

Информация на данный лист записывается через телеграм-бота или вводится напрямую в отведенные столбцы. После ввода или изменения данных нужно нажимать кнопку "Сохранить".

Для удаления операций нужно отметить их галочками в одноименном столбце и нажать кнопку "Удалить".

Чтобы появились операции, введенные через телеграм-бота, нужно нажать кнопку "Обновить".

Информация на данном листе выводится на выбранный в верхней части период времени. Этот подход позволяет хранить большое число исторических данных. Таблицу не нужно будет менять, когда она начнет тормозить из-за большого числа строк.

Каждое поле является аналитикой для построения нижеприведенных отчетов.

Лист "Проекты"

На листе "Проект" вы увидите сводные поступления и расходы по каждому проекту/направлению.

Лист "Cash Flow"

Данный лист представляет собой форму отчета о движении денег. Он отображает сводную информацию трат и поступлений по категориям на каждый месяц года и строится по дате операции.

Лист "Cash Flow по проектам"

Отчет формируется по дате операции и отображает суммы сводных поступлений и трат по каждому проекту на каждый месяц выбранного года.

Лист "Сотрудники и Контрагенты"

На данном листе формируется сводный отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам за каждый период времени. Отчет формируется по дате операции.

Лист "P&L"

Данный лист предназначен для вывода отчета о составляющих прибыли. Отчет формируется кассовым методом по дате начисления. Статьи PL группируют статьи ДДС. Выручка отображается, если в поле "Акты подписаны" на листе учета финансов стоит галочка.

Все настроено.
Для данной таблицы будут регулярно публиковаться обновления. Мы планируем расширять аналитику и делать настраиваемый учет.
Если у вас есть идеи или реальная бизнес-потребность, пишите нам в телеграм-чат. Мы постоянно работаем над новыми продуктами, и нам важно слышать ваше мнение.
Хотите самостоятельно разбираться в Гугл таблицах?
Быстро. Грамотно. Полезно.
Пройдите новый усовершенствованный курс по Гугл таблицам от наших разработчиков
Вопросы, связанные с настройкой шаблона, можно сформулировать в нашем телеграм-чате.
Вам будет интересно: