Управленческий учет в малом бизнесе: что такое управленческий учет и как его внедрить

Статья содержит материалы для самостоятельной настройки и ссылки на конкретные инструменты, которые вы можете применить в своем бизнесе. По материалам данной статьи также вы можете проверить корректность и полноту управленческих отчетов в своем бизнесе.

Малый бизнес всегда действует в условиях ограниченных ресурсов и крайне важно всецело анализировать внешнюю и внутреннюю среду, чтобы своевременно реагировать на сбои и изменения. Также на уровне цифр можно увидеть неэффективные процессы, когда, например, результативность разных людей в рамках одной функции отличается, хотя в общем результат удовлетворительный. Ровно также и с проектами компании: часть генерируют основной доход, а другая часть убыточная или не приносит ожидаемых результатов. Без управленческих отчетов управленческие решения равносильны действиям вслепую.

Каждое предприятие, независимо от его масштаба, должно вести управленческий учет. Крупные организации используют сложные системы для учета и анализа данных, а малому бизнесу достаточно простой и эффективной программы, которая позволяет вести учет операций, получать необходимые данные и легко управлять процессами, такими как дебиторская и кредиторская задолженность. Управление задолженностью позволяет избежать кассовых разрывов, а систематический контроль дебиторской и кредиторской задолженности дает возможность понять текущие финансовые риски и предпринять меры для их минимизации.

Для предпринимателей управленческий учет — это не просто данные о доходах и расходах, но и возможность принимать обоснованные управленческие решения. Она дает четкое представление о направлениям деятельности и позволяет выявить проблемные области, будь то заказы от покупателей, задолженность перед контрагентами, остатки на складах или бухгалтерские документы. Например, собственнику бизнеса и директору важно знать не только финансовый баланс, но и понимать реальное состояние дел по каждому направлению, будь то торговля или предоставление услуг.

Малый бизнес часто сталкивается с ограниченными ресурсами и небольшим штатом сотрудников. Поэтому системы должны быть интуитивно понятными и достаточно гибкими, чтобы собственник бизнеса или директор компании мог легко адаптировать их под особенности компании. Это важно, чтобы не только бухгалтер, но и другие специалисты могли получать нужные данные без необходимости привлекать сторонних экспертов. Более того, эффективная система управленческого учета позволяет организовать процесс так, чтобы бухгалтерия могла оперативно получать данные о задолженности, контролировать остатки и отправлять необходимые отчеты в налоговые органы.

Первый управленческий учет можно составлять на основе бухгалтерского учета. При этом важно помнить, что отчетность — это не просто набор цифр, но инструмент для принятия решений. Чтобы эффективно управлять малым бизнесом, предпринимателям нужно понимать ключевые метрики и использовать их для формирования политики предприятия. Например, регулярный анализ данных позволяет увидеть, какие заказы и направления дают наибольшую прибыль, а какие требуют оптимизации.

Управленческий учет также полезен для специалистов других отделов. Например, отдел продаж может отслеживать динамику заказов, закупок и работы с контрагентами, чтобы лучше планировать и избегать срывов. Руководитель, в свою очередь, может получить детальную информацию о выполнении планов и операционных результатах, благодаря чему сможет своевременно внести корректировки в стратегию.

Правильно организованный управленческий учет позволяет легко контролировать кредиторскую задолженность, видеть остатки на счетах и получать нужные данные в удобном формате — на компьютере или по телефону. Благодаря этому руководители малого бизнеса могут в любой момент отправить данные для консультации с экспертами или бухгалтером и узнать текущую ситуацию. Такой подход позволяет быстрее реагировать на изменения и избежать крупных ошибок.

У данной статьи нет цели в монетизации. Вы можете получить все инструменты сразу, далее прочитать статью и правильно адаптировать их в своем бизнесе, чтобы извлечь максимальную пользу.

Мы собрали несколько главных инструмента для финансово-управленческого учета в один набор. Все инструменты абсолютно бесплатны и не содержат ограничений. Вы можете получить их вместе с инструкциями по настройке одним сообщением в Whats App.

Что входит в набор инструментов:

• Комплексный финансовый учет. Таблица с самыми важными управленческими отчетами, которые формируются автоматически. Лучше, чем любые сервисы финучета, и можно кастомизировать под бизнес.
• Платежный календарь. В удобной форме организованы реестры планирования входящих и исходящих платежей. Планируйте денежные потоки с горизонтом в неделю или месяц с целью предотвращения кассовых разрывов.
• Табель учета рабочего времени. Мы подготовили инструмент для планирования отпусков и рабочих смен, а также для учета фактических выходов, на основе которых автоматически рассчитывается заработная плата.
• Бюджет доходов и расходов на год. Формируйте финансовые цели на основе стратегии и действуйте в рамках отведенных лимитов, чтобы обеспечить предсказуемый объем прибыли компании.
• Таблица расчета юнит-экономики. Простой инструмент для оценки результативности маркетинга и продаж. Анализируйте эффективность отдельных сотрудников, прибыльность продуктов и целесообразность вложений, основываясь на сравнительных отчетах и графиках, построенных на текущих и исторических данных.

Далее разберем каждый инструмент по отдельности, покажем их ключевые свойства, а также покажем как все инструменты в связке могут улучшить ключевые метрики вашего бизнеса.

Это наш самый популярный бесплатный инструмент, который мы совершенствуем несколько лет и продолжаем заниматься его развитием. У него сотни активных пользователей.
Все дело в его простоте. Нужно только один раз внести справочники, указав счета, проекты, статьи движения денег и прибыли, далее все происходит автоматически - вы в любой момент времени видите актуальные данные о финансовом состоянии вашего бизнеса в таких отчетах как:

• Отчет о движении денег

Внедрение данного отчета позволит отслеживать изменения денежных средств компании за определенный период. Документ отражает поступления и выбытия денежных средств.

Основная ценность ДДС заключается в том, что он позволяет оценить ликвидность компании, планировать денежные потоки, избегать кассовых разрывов и принимать обоснованные финансовые решения.

Документ о прибылях и убытках показывает финансовые результаты деятельности компании за определенный период, включая доходы, расходы и чистую прибыль. Его ключевая ценность заключается в том, что он демонстрирует эффективность работы компании, позволяя управленцам анализировать структуру доходов и расходов, рентабельность и операционные результаты. Таблица помогает принимать решения по оптимизации затрат, а также оценить, насколько прибыльна деятельность компании, выявить проблемные участки и направить ресурсы на улучшение рентабельности.

• Отчеты о финансовых потоках в разрезе проектов

Анализ финансовой эффективности проектов позволяет выявить ресурсоемкие и прибыльные проекты, чтобы оперативно менять тактику их ведения. Данный анализ позволяет принимать точечные меры для улучшения общего портфеля проектов с точки зрения их финансовой эффективности. Документ может дополняться метриками, свойственными специфики разных бизнесов.

Цель данного инструмента — контроль предстоящих поступлений и платежей, а также предотвращение кассовых разрывов. Шаблон позволяет заранее определить периоды, когда может возникнуть дефицит средств и, своевременно отреагировав, принять меры по перераспределению ресурсов.

Систематизация всех предстоящих платежей компании реализуется посредством отдельных реестров предстоящих поступлений и расходов:

Просроченные и неоплаченные операции подсвечиваются красным и желтым цветом соответственно. Такой механизм обеспечивает своевременное выполнение обязательств компании перед поставщиками и позволяет контролировать поступления со стороны клиентов.

Ручной ввод дополнительно минимизируется за счет единоразовой записи постоянно повторяющихся платежей в отдельном реестре.

На основе записей из трех реестров платежей автоматически строится платежный календарь. Суммы, отображаемые на данном листе, можно выводить за любой интересующий год и месяц. Работа с календарем позволяет увидеть момент кассового разрыва и внести коррективы в график оплат. Календарь облегчает планирование бюджета, способствует грамотному распределению денег и позволяет понимать, сколько свободных средств останется к концу месяца.

Данный инструмент предназначен для централизованного фиксирования рабочих смен сотрудников и расчета заработных плат на основе фактических выходов на работу.

В справочнике ведется информация по сотрудникам с указанием даты приема и увольнения, выставлением суммы оклада часов рабочей смены и указанием коэффициентов обычной переработки и переработки в ночную смену или выходной с возможностью сохранения данных для дальнейшего обращения к историческим данным.

Для сдельных работ, отдельно фиксируются стоимости на определенный месяц и год с сохранением информации по ним.

Все выполненные сдельные работы фиксируются в отдельном реестре. Сумма к оплате рассчитывается автоматически по данным, которые были записаны вами в справочнике работ.

В табеле на месяц планируются отпуска и выходы сотрудников в смены. Здесь же можно отметить фактические выходы и больничные. Количество отработанных часов, и суммы заработных плат рассчитываются автоматически. В табель, по необходимости, можно вносить суммы штрафов и премий, и они будут учтены в расчетах. Данные за месяц можно сохранить, что в дальнейшем позволяет обращаться к графикам из прошлых месяцев.

Для анализа работ конкретных сотрудников в таблице предусмотрен отдельных отчет. В отчете можно выбрать временной период и конкретного сотрудника, после чего будут выведены все работы выполненные им за выставленный временной период, а также посчитана сумма выплат.

Инструмент бюджетирования помогает устанавливать цели понимать достигает ли их компания. Визуально инструмент выглядит аналогично отчету о прибылях и убытках в таблице учета финансов рассмотренной выше.

В таблицу вносится планируемая выручка и прямые и косвенные расходы. В шаблоне автоматически будет рассчитано общее количество расходов и прибыли и, соответственно, приблизительная прибыль. Таким образом, такое планирование помогает планировать бюджет и принимать бизнес решения в соответствии с поставленными целями.

Инструмент расчета юнит-экономики помогает оценить прибыльность каждого клиента и продукта, анализируя затраты на привлечение и доходность.

В данном шаблоне отведены листы для структурированного ведения записей процессов продвижения и продаж. В реестре маркетинга ежедневно вручную вносятся данные по показателям продвижений. На основе введенных данных автоматически рассчитывается аналитика по конверсиям в клик и в заявку, а также затратам на заявку:

Детализация по совершенным продажам, также на ежедневной основе, записывается в отдельный реестр:

Отдельный лист шаблона отведен под отчетность менеджером. Сюда менеджеры вносят данные о проделанной ими работе: количеству совершенных за день звонков, назначенных и проведенных встречах. Дополнительная аналитика по продажам и размеру среднего чего считается автоматически в рамках каждой строки реестра.

На основе данных из реестров строятся два ключевых для проведения анализа эффективности и прибыльности единиц бизнеса — это отчет по маркетингу и по продажам.

Отчет по маркетингу предоставляет целостную аналитику эффективности рекламных кампаний, включая показатели бюджета, кликов, лидов, сделок, выручки и окупаемости рекламы (ROI) за выбранный временной период. Графики и блоки с данными позволяют анализировать изменения по сравнению с предыдущими периодами, оценивать стоимость ключевых маркетинговых метрик (CPC, CV, CPL, CAC) и видеть тенденции. В разделе “Тренд” можно наблюдать динамику выбранных показателей (например, сделки, звонки и др.) по используемым источникам. Блоки “Топ продаж” и “Распределение по источникам” помогают сравнивать источники по вкладу в доход.

Второй отчет — отчет по продажам – предоставляет детализированную аналитику по продажам, позволяя отслеживать результаты каждого менеджера и эффективность различных продуктов. В блоке “Суммарные показатели” отображается сводка по основным метрикам, с возможностью фильтрации данных по менеджерам для оценки их индивидуальной результативности. Раздел “Тренд” иллюстрирует динамику ключевых показателей за выбранный период, а круговая диаграмма “Распределение по менеджерам” визуализирует вклад каждого менеджера по звонкам, встречам, сделкам и выручке. Блок “Выручка по продуктам” отражает прибыльность каждого продукта, выделяя наиболее успешные товары, а “Отчет по клиентам” внизу листа позволяет детально просматривать данные по каждому клиенту за выбранный период.

Это базовый набор инструментов для небольшого бизнеса. В зависимости от объема и сферы их вид может отличаться, а также дополняться другими разделами. Например, авансовыми отчетами, учетом производства, склада. Также, с целью оптимизации работы можно объединять инструменты между собой или подключить интеграции с 1С или crm-системой для агрегации и вывода данных в управленческих отчетах.

Базовый набор отчетов характеризует деятельность компании в целом. Для анализа отдельных участков формируются отдельные отчеты. Например, чтобы проанализировать клиентский портфель часто формируют АВС-анализ, а для оценки маржинальности выводят отчет о прибыли отдельных товарных позиций.

Пишите нам в случае вопросов. Поможем разобраться в тонкостях адаптации инструментах под ваш бизнес.